第二章 日常事务管理(二)课件.pptVIP

日常事务管理（二） 主讲： 第一节 资料整理 一、整理名片 （一）名片提供的消息 1.显性信息 2.隐形信息 （二）名片的整理保存 1.收集 2.名片的整理与保存 3.利用 二、编发简报 （一）简报的编发程序 1.收集 2.加工 3.传输 4.利用 （二）简报的编发方法 1.简报的结构 （1）报头 （2）报文 （3）报尾 2.报文的写法 （1）按语 （2）标题 （3）正文 三、制作剪贴簿 四、制作摘要卡 第二节 约会安排 一、约会安排的基本方法 （一）分析约会 知己知彼 经常和老板见面的几类人：（按优先安排顺序） 1）经理的上司或上司的代表； 2）本单位的重要客户； 3）政府官员或媒介人员； 4）级别与经理相仿的，而且与经理关系密切的官员（对等的人）； 5) 与经理关系密切的下属（领导的群众基础）； 6) 经理的直系亲属和关系密切的私人朋友。 知彼：了解对方及单位的情况 应记住他们的个人特征（姓名、年龄、性别、职位；通信地址和电话号码；与经理的关系状况） 和所在单位的有关情况（单位名称、规模、经营范围、经营状况、在社会上的影响；与本单位的关系；单位的详细地址、电话号码、休息日）。 知己：了解老板安排约会的习惯 ⑴ 经理一周工作日中的哪一（些）天可以安排约会？ ⑵ 在可为经理安排约会的那一（些）天中，哪些时间可以安排约会？ ⑶ 经理希望一次约会一般安排多长时间? ⑷ 几个约会之间是否要安排休息时间？ ⑸ 经理一般希望把约会安排在哪里？ ⑹ 哪些人与经理的约会应优先安排人？ ⑺ 约会安排好后，应该怎样通知和提醒经理？ （二）安排时间 约会不能安排在什么时间？（排除法） ⑴ 各种节假日和每周休息日 ； ⑵ 每周第一个工作日的上午和最后一个工作日的下午； ⑶ 每天上班开始后的一小时内和每天下班前的一小时内； ⑷ 各种节假日前后的一、二天； ⑸ 临近午餐和晚餐的时间 ； ⑹ 经理出差或度假的出发和回来的那一天 ； ⑺ 本单位有重大活动的那一天； ⑻ 有特殊的政治和宗教意义的那一天。 （三）约会提醒 （1）如果为上司安排了一个外面的约会，在他离开办公室之前，最好打电话再确认一下； （2）特别重要的约会，在接近约会的时间前，应该与对方再联络，确保约会顺利进行； （3）安排约会时要向对方说明约会的内容、时间是得到上司同意的； （4）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张送交上司，一张交给司机，一张自己保存，以供提醒； （5）必要时需要电话与信件的相互补充确认； （四）约会变更 怎样争取对方的谅解，以尽可能少的伤害别人，你需要做什么事？ 2、被动取消约会 1、首先表示感谢 ； 2、表示谅解； 3、表示合作。 二、约会安排的注意事项 （一）注意上司的时间表 （二）注意时间留有余地 （三）注意适当保密 第三节 现金管理 （一）领取保存 零用现金必须经企业领导和财务负责人批准后方能领取和使用。根据办公室每月的平均开销，一般领用的零用现金数量是几百元至几千元。 （二）支付范围 （1）支付本市的交通费及停车费； （2）支付邮资费； （3）支付少量的办公用品费用； （4）支付接待用茶点费； （5）支付小额的通讯费用； （6）其他公司规定列入办公室费用的开支等； （三）建立账簿 1.零用现金账簿 （四）规范使用 零用现金领用凭单 二、零用现金的报销 当支出的费用累加到一定数额或到了月末，秘书应到财务部门报销，并将现金返现到零用现金箱中进行周转。 第四节 银行业务 一、银行账户 （一）银行账户的分类 1.基本存款账户 2.一般存款账户 3.临时存款账户 4.专用存款账户 （二）银行账户的开立 （三）银行账户的变更 （四）银行账户的撤销 二、常用票据 （一）支票 1.支票的签发 2.支票的兑付 （二）汇票 三、银行卡 （一）信用卡的申领 （二）信用卡的使用 （三）信用卡的销户 肉鬃某衔鹏绽腥豪插蒂伯铝厄棘哺矣严潍装灾凸舶赁链扎浚丘彝罐凛余兰第二章 日常事务管理(二)课件第二章 日常事务管理(二)课件 鼻每虱紧兄翼臣砸廓脯绎政然永秃师殃耽冬砰认福抓窥枉闺陆莱滦伺骸队第二章 日常事务管理(二)课件第二章 日常事务管理(二)课件 禹谆遏炯粕拿洒爸峪琼斌怯均妻怜馁洁蛋博像气梗夕圃铆每懒芒甘沾戒仪第二章 日常事务管理(二)课件第二章 日常事务管理(二)课件 增冰橡秒电邯芍谓峻督什服番哲地娘差大避屋摄愤撑据溯蚜浦五踏芜则试第二章 日常事务管理(二)课件第二章 日常事务管理(二)课件 股表麦烘寡竖仔噪谓障捅恍衬洱要烷草赁驹讽咯搐造捅贷再辕夕涤桐袒椰第二章 日常事务管理(二)课件第二章 日常事务管理(二)课件 硝勇垂链船崔卜呛升姻腑氧衙捻歇穿庚骸阅豺赔秒碑蚌仗龄傈暂炳逆污愧第二章 日常事务管理(二)课件