第一章、商务沟通第一节：接待技能要求： 1、区分接待对象，确认接待.pptVIP

商务沟通第一节：接待技能要求：1、区分接待对象，确认接待规格2、拟订接待计划，提供接待经费，列支建议一、接待规格的确定（一）确定接待规格的方法案例分析甲乙二企业都是天地公司的合作单位，一次甲企业的副总经理到天地公司商谈业务，天地公司的陈经理为了表示友好和重视，出面接待，全程陪同。不久乙企业也派了一位副经理来天地公司，陈经理工作太忙，就让赵副经理出面接待，乙企业已知道是陈总经理接待的甲企业，非常不高兴，认为天地公司对他们不尊重，没有诚意，本来想商谈的项目就先不谈了。1、接待规格秘书必须根据来访者的身份确定接待规格，有三中接待规格（1）高规格接待 重要陪同人员比主要来宾的职位高的接待，高规格接待表示对接待一方的重视和友好（2）对等接待 主要批陪同人员与主要来宾的职位相当的接待，这是最常用的接待规格。（3）低规格接待 主要批陪同人员与主要来宾的职位低的接待。案例：①天地公司人力资源部接待了一位求职者陈先生，陈先生是某专利技术的持有者，正是天地公司急需的人才，人力资源部负责人马上把陈先生的情况上报给负责人事的张副总经理，张副总经理放下手头的工作，去见陈先生，表示公司求贤若渴的态度，这样的接待属于高规格接待，我们平时也称破格接待②甲食品厂赵厂长原定于2月20号接待乙食品厂厂长及其助手，可是2月18日接到上级单位通知，要赵厂长于20日去开一重要会议，不得缺席。赵厂长只好请另一副厂长出面接待了，作为秘书，此时应该做两件事：一是向副厂长介绍此次活动的有关情况；二是通知对方我方的变化，并致有歉意。 概括： 高规格接待能表现出重视、友好、但会占用主陪人的很多时间，低规格接待有时是因单位的级别造成的，有时是另有原因。用得不好。会影响与对方的关系，对等接待是最常用的接待方式 2、接待规格的确定秘书首先要了解客人的身份，同时也要考虑以下因素①对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待②一些突然的变化会影响到既定的接待规格，遇到这种情况，一定要及时向客人解释清楚，向客人道歉。③对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准 （2）注意事项 接待规格的最终决定权在上司那，当接待规格定下来以后，秘书应当把我方主要陪同人员的姓名、身份以及日程安排告知对方，征求对方的意见，并得到对方的认可。 二、制定接待工作计划（一）拟订接待计划的方法接待计划的主要内容有三项：确定接待规格、拟订日程安排、提供经费列支出。涉及的主要内容有（1）主要陪同人员、（2）主要工作人员、（3）住宿地点、标准、房间数量、（4）宴请时间、地点、标准、人数、（5）会见、会谈时间、地点、参与人员接待费用列支： 工作经费：租借会议室、打印资料等费用 住宿费 餐饮费 劳务费：讲课、演讲、加班等费用 交通费 参观、游览、娱乐费用 纪念品费 宣传、公关费 其他费用 说明：有时，客人的住宿费，交通费、参观娱乐费等由客人一方支付，就要把所需费用数目与日常安排表一起提前寄给对方，同时，如果是两个单位联合接待时，从开始筹划就要明确经费来源问题。 （二）注意事项1、如果本单位有接待方面的规章制度，秘书应严格遵照执行，不得擅自更改接待标准2、要注意了解来宾的饮食和生活习惯，特别是一些国家和民族的饮食忌讳。3、在接待过程中，要特别注意做好保密工作。重要的文件、资料要保管好，不能让客人参观的地方，决不安排参观，注意内外有别，严守机密。 练习题：1、某企业长期向某贸易公司提供产品，前些年此类产品销路很好，其厂长每次来都是由贸易公司总经理出面接待，而现在此类产品供需已趋于平衡。其厂长此次再来，是否仍按原规格接待。2、某机电总公司拟召集各分公司负责人到总公司开会，会期3天。请拟定一接待计划 * * *