质量记录的改进建议.docVIP

质量记录的改进建议 　　1.记录的设计和编制 　　(1)记录设计应具有充分性和必要性：记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系的运行状态和结果。为此，组织既要从总体上评价记录的充分性，力求使原始记录完整，同时又要对每～记录的必要性进行逐一评审和取舍，要注意并非记录越多越好，正确的做法是只选择那些必要的原始数据作为记录。 　　(2)记录设计应具有真实性和准确性：真实准确地记载质量信息才能为有效地运行组织的质量管理体系并为实现持续改进提供可靠的依据，因此，在确定记录的格式和内容的同时。应考虑使用者填写方便并保证能够在现有条件下准确地获取所需的质量信息。填写记录应实事求是、严肃认真。 　　(3)记录设计应规范化和标准化：应尽量采用国际、国家或行业标准，参考先进组织的成功经验以使记录更加规范化和标准化，在建立质量管理体系过程中，应当对现行的记录进行清理，废除多余的记录，修改不适用的记录，沿用有价值的并增补必需的，应使用适当的表格或图表格式加以规定，按要求统一编号，使各项活动的记录更加系统和协调，实现记录的标准化管理。对于同一种活动的记录格式应当是固定的，不能随意变更。造成混乱，即使需要修改，也应规定一个统一的时间开始使用新表格。 　　2.记录的填写要求和注意事项 　　(1)记录用笔要求：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，不应用红笔、铅笔，这些笔能够确保记录永不褪色．用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。 　　(2)记录的原始性：记录要保持现场运作，如实记录。原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。做到及时和真实，不允许添加点滴水分．使记录真实可靠。记录保持其原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在过程进行完后加以修饰和装点。 　　(3)记录的清晰准确：记录是作为阐明质量管理体系所取得结果或提供体系所完成活动的证据的文件而策划设置的，既是证据，首先要属实，要将过程做到位并将运作事实记得正确和清晰，语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，使别人也能都看清楚。 　　(4)笔误的处理：在填写记录出现笔误后，不要在笔误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖，正确处理笔误的方法是在笔误的文字或数据上，用原使用的笔墨画一横线，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值。 　　(5)空白栏目的填写：有些记录在运作的情况下所有的栏目无内容可填。怎么处置呢?空白栏目不能不填，其填写的方法是在空白的适中位置画一横线。表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。 　　(6)签署要求：记录中会包含各种类型的签署，有作业后的签署．有认可、审定、批准等签署，这些签署都是原则，权限和相互关系的体现，是记录运作中不可少的组成部分，任何签署部应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情况存在。 　　3.记录的管理和控制 　　(1)记录的标识：应具有唯一性标识．为了便于归档和检索，记录应具有分类号和流水号。标识的内容应包括：记录表格所属的质量管理文件的编号、版本号、表号、页号。没有标识或不符合标识要求的记录表格是无效的表格。 　　(2)记录的贮存和保管：记录应当按照档案要求立卷贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管部门负责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和存取，保管环境应适宜可靠，应做到防潮、防火、防蛀．防止损坏、变质和丢失。关于保存期限问题，如果外部没有要求的，组织可针姆不同产品的特点和法规要求做出相应规定，如果合同对记录提出要求，则按照顾客的要求确定保存期限。一般情况下，记录的保存期限为两年．主要的记录应保存三年，重要的记录应长期保存。 　　(3)记录的检索：一项质量活动往往涉及到多项记录的内容和表格，为了避免漏项，应当对记录进行编目，编目具有引导和路径作用，可以便于记录的查阅和使用，通过查阅对该项质量活动的记录能有一个整体的了解。对于一个项目，合同或是产品实现后可以考虑建立一个总编目，按产品实现的进度进行排列。对于记录内容较多，质量活动联系复杂的记录也可设置分项编目。记录在归档前经主管部门验收合格后方可进行，如果归档资料不全。负责归档验收的部门有权拒收。记录中包含了大量有用的体系运行证据和原始信息，要发挥其作用必须便于查找。记录的查阅纳人计算机管理是比较好的做法，编制电子索引，可以