13信息的收集及处理.pptVIP

信息的收集及整理 一、信息收集的基本方法 1、观察法 2、阅读法 3、询问法 4、问卷法 5、网络法 6、交换法 7、购置法 案例一： 万华贸易公司要开拓产品市场，要求小惠收集商务信息。小惠深入市场，了解市场情况和产品需求，与消费者直接交谈，并阅读大量报刊、杂志，发放问卷收集消费者对产品性能的反馈信息，通过网络检索收集更为广泛的信息，还与业务频繁的企业交换有关信息。丰富而全面的信息，为公司的业务开拓提供了有力的依据，小惠的工作受到了公司领导的肯定。 从这个案例中，请你说说小惠是采用了什么方法收集信息？ 二、秘书收集信息的渠道 1、深入市场、实地调查 2、大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等） 3、图书馆 4、数据库 5、供应商和客户 6、各种贸易交流会 7、信息机构 8、业务相关部门（海关、银行、工商、税务、商检、保险、统计等部门） 案例二： 在一次商品订货会上，某微电机厂原先预计可拿到2800万元的订货合同，岂料等了好几天才拿到500万的订货，只够全厂“吃”一个多月。这时，他们偶然发现，同行业某厂的微电机为了争夺市场，正在大幅降价。这条信息使他们明白了市场的动向，于是当机立断，将4种微电机由35元降到30元或25元，其他产品也相应降价，这才挽回大笔生意，使工厂绝处逢生。这件事使该厂明白，只有掌握了市场信息，才能掌握企业发展的主动权。 为了加强信息工作，该厂领导制定了从五条渠道获取信息： 一是从文件、报纸、杂志中广泛收集市场动态及用户需求等信息； 二是采取“派出去、请进来”的方法，走访用户征求意见，抓好信息反馈； 三是充分利用参加全国性计划会、订货会、展销会的机会，与各方广泛接触； 四是与各省、市汽车配件公司建立资料关系； 五是派出人员对市场进行专题调查。五条渠道引来了各方信息，搞活了企业的产销市场。 由于掌握了市场信息，据此作出正确决策，该厂收到的订货合同猛增，次年完成利润1096万元，相当于本厂的固定资产尽值，等于赚回了一个厂。 分析： 1.该厂通过什么渠道收集市场信息？ 2.还可以通过什么方法和渠道收集信息？ 案例三： 晓春担任秘书后，工作非常认真，凡是工作活动中接触到的信息都收集起来，存放在抽屉里。日积月累，信息材料已经装满了好几个抽屉。一天，上司要求晓春提供一份客户反馈信息，晓春赶紧在几个抽屉中查找，可是翻来翻去一下子找不齐。看到这情境，上司对晓春说：收集到的信息，要及时进行整理。不然，这些信息就成了一堆杂物，很难发挥作用。 晓春从此很重视信息的整理，上司需要什么信息，晓春都能及时提供，她成了上司的得力助手。晓春是用什么方法整理信息的呢？ 三、信息整理的基本方法 信息整理包括三个环节： 分类、筛选、校核 （1）字母分类法 通常是按作者姓名、单位名称、信息标题的字母进行分类组合。 （2）地区分类法 按信息产生形成所涉及的地区或行政区域的特征，将信息分为各个类别，然后按国家、省份、城市、区、县名称的字母顺序排列。 1、信息分类的方法 （4）数字分类法 将信息以数字排列，每一通信者或每一专题给定一个数字，用索引卡标出数字所代表的类别。 （5）时间分类法 将信息形成时间先后顺序分类，以年月日的自然顺序排列。 主要根据信息内容的主题和标题分类。 （3）主题分类法 2、信息筛选的方法 根据秘书统考培训教材，信息筛选的方法有： 三看一取舍： 看来源 看标题 看正文 决定取舍 根据高教出版社出版由刘红军主编的《信息管理基础》，将信息筛选和判别的基本方法概括为六种方法： 感官判断法：靠自己的学识，凭直觉判断信息的真伪 分析比较法：将不同渠道得到的信息进行比较判定真伪 集体讨论法：采用集体讨论的方法来确定取舍 专家裁决法：对一时无法决定取舍的信息交由专家裁决 数字核算法：对有疑虑的信息重新予以核算 现场核实法：深入现场核实真伪 筛选应注意的问题： （1）剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息; （2）挑选对工作有指导意义、与实际活动密切相关的信息; （3）挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息； （4）结合中心工作或解决特定问题的需要挑选信息； （5）挑选能预见未来发展变化趋势、为决策提供依据的信息； （6）坚持信息数量和质量的统一。 3、信息校核的方法 （1）溯源法 （2）比较法 （3）核对法 （4）逻辑法 （5）调查法 （6）数理统计法 各种校核的方法可以互相补充，结合使用。 实