电子邮件礼仪培训课程2015-08-19课件.pptVIP

---电子邮件礼仪培训;让优秀成为你的职业习惯;镁宇勤还栈卧陆夹擅逗打褒弃寂制驹订肯林奸夯批望骑摧踞份节祸痕货灰电子邮件礼仪培训课程2015-08-19课件电子邮件礼仪培训课程2015-08-19课件;　　　　 　　　　前述邮件是某外企的秘书与经理之间关于钥匙问题的争议，两人之间的邮件，却抄送中国各分子公司，china all(beijing), china all(chengdu), china all(guangzhou), china all(shanghai)及其他负责人。该邮件被好事者贴到网络上，结果在整个中国引起重大轰动，让该公司颜面扫地，这个秘书与经理也被扫地出门。 　　 　　　　我司目前也存在邮件的胡乱发送和抄送的问题，严重占用同事资源，泄露公司商业秘密。因此我们举行此次培训。 　　;一;一、邮件标题;二、正确使用发送、抄送与密送;二、正确使用发送、抄送与密送;加盟合同审批流程 为规范公司内部管理流程，提高工作效率，并形成良好的对外形象；目的是吸纳更多更优质的加盟客户，提高品牌市场竞争力；现对加盟店铺的合同签订制定如左审批流程： ;新店开业流程 需要审批的，在未经审批之前，不得发送给各部门，各部门未见到审批文件不得开始作业。 实际负责人在处理流程时，按左边的新店开业流程结构表的箭头指向发送邮件，并抄送下一流程负责人，各负责人每处理完一事项后及时回复大区经理。 对其他人不发送，不抄送密送。;实际负责人在处理流程时，按流程发送邮件，其他人不发送，不抄送密送。;到货验收规定及异常情况处理流程 实际负责人在处理流程时，按 流程发送邮件，其他人不发送， 不抄送密送。;工服发放流程 实际负责人在处理流程时，按流程发送邮件，其他人不发送， 不抄送密送。;员工内购流程 实际负责人在处理流程时，按流程发送邮件，其他人不发送， 不抄送密送。;促销活动申请流程 实际负责人在处理流程时，按 流程发送邮件，其他人不发送， 不抄送密送。;加盟合同到期处理流程;直营店撤店操作流程 实际负责人在处理流程时，按 流程发送邮件，其他人不发送， 不抄送密送。;其他具体事宜流程 1、同部门沟通，当事人能处理好的，直接对接发送邮件；需要直属上级知道或协助的，抄送直属上级。 ２、跨部门沟通，当事人能处理好的，直接对接发送邮件；需要协助的，发送邮件给对方并抄送本部门直属上级和对方部门直属上级。 前述事宜只抄送直属上级，一般不可越级抄送。 其他人不发送，不抄送密送。;三、称呼语与问候;（1）、邮件的开头要称呼收件人。 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 （2）、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先 生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 （3）、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高 于自己的人也不宜称呼英文名。 （4）、关于格式，称呼是第一行顶格写。;1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、 a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用 拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态 度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符。;五、 附 件;六、 结尾签名;六、 回复的技巧;2. 进行针对性回复 　当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 ;4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 　　如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。　 　 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。;5、要区分“回复”Reply和“回复全部”Reply All 　 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“回复全部” replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情； 　 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 　 点击“回复全部”前，请三思而后行！;6. 主动控制邮件的来往