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上海建旗建筑工程设计有限公司 沪建旗设（2013）03 关于质量管理体系文件的存档办法 为了更好的的完成公司ISO9001质量管理体系认证工作，使设计过程管理更加高效、顺畅、规范，近日对公司业务支撑系统进行了更新升级，在“发送消息”页面，除接收人员和组织两个选项外，新增加了“项目文档”、“参考文献”、“公函范本”、“其他文档”这四个路径的选项，可以将消息中的附件同时发送到选定的文件夹。配合相关的质量管理体系措施，今后所有的设计过程及资料，均应做成电子文件存入相应文档，办法如下： 存档文件夹的设置与划分 除方案设计、初步（总体）设计、施工图设计存档仍然按原有相关规定在“项目管理→文档管理→项目文档”中保存外，在“行政管理→行政文档→其他文档”中，所有进入初步（总体）设计的项目均在此处建立项目文件夹。由行政助理人员根据经营室发出的“设计任务单”建立项目文件夹，如“S13-02上海葡萄王企业有限公司生产辅助用房（冷库）”，并在此项目文件夹下面建立4个子文件夹： 1.质量管理体系记录表格文件; 2.与甲方、施工方往来资料文件； 3.政府部门及审图公司审查资料； 4.各专业间互提资料文件。 （注：2012年完成的项目文件夹已经建好，子文件夹只有3个，“4.各专业间互提资料”未建立，可以将后期服务资料存入3个子文件夹。） 各子文件夹的存档办法 1.质量管理体系记录表格文件： 该文件夹用于PD01、PD10、WD01、WD03等质量记录表格Word版本或扫描件的保存，表格的保存方式分为下列几种情况： 属于一次性填写完成的Word表格文件，打印后各相关责任人签字确认后，其纸质文件存档，电子文件由填写人在消息中心发送给相关人员和组织，并选择该文件夹路径，附件会自动存入该文件夹。这类表格有： PD01表5《方案设计任务单》--孙志伟； PD01表6《初设、总体、施工图设计任务单》—李兵； PD01表7《设计计划单》—项目负责人； PD01表9-01~09《设计输入单》（一）~（九）--各专业设计人； PD01表11《设计文件校对、审核记录》--设计人回复，注明专业； PD02表2《外包项目计划及验证单》—项目负责人； WD02表1《顾客财产管理表》—财产使用人。 由项目相关人员一次性手工填写的表格，在相关责任人签字确认后，其纸质文件先交给行政助理人员打印或扫描成电子文件存入该文件夹，完成后交还填表人保存。这类表格有： PD01表1《项目要求确定和评审记录单》—项目承揽人； PD01表3《工程设计协调会议纪要》—项目负责人； PD01表10-01~06《设计评审单》（一）~（六）--项目负责人； PD01表10《设计评审单》（续表）--项目负责人； PD01表13《设计成果例外放行审批单》—项目负责人； PD10表1《不合格信息反馈单》—设计人员； PD10表2《不合格改正通知单》—专业总师； WD01表2《顾客问卷调查表》—甲方人员（项目负责人发出）； WD03表1《打印、晒图通知单》--设计人员； WD03表2《送审图公司图纸及资料清单》—电脑房人员； WD03表3《审图通过设计图纸完工报表》—电脑房人员； WD03表4《方案、初步、总体设计文本交付单》—电脑房人员； WD03表5《产品（蓝图）清单》—电脑房人员。 由项目设计人员流转填写的Word表格文件，由项目负责人填写表头内容后存入该文件夹，各专业设计人员需添加记录时，先下载该文件，添加内容后再上传保存（在该文件页面选择“修改”，可将新文件替换原文件）。该表格流转完成后（竣工），再由项目负责人下载打印成纸质文件归档。这类表格有： PD01表2《顾客提供资料清单、验证记录表》--资料接收人； PD01表4《工程项目进展情况表》—项目负责人； PD01表8《互提资料记录单》—设计人员； PD01表14《后期服务记录单》—后期服务人员； PD01表15《后期服务有关重要函件记录表》--资料接收人； WD01表1《顾客满意度信息反馈表》—信息接收人员； WD03表7《设计变更单登记表》—电脑房人员； WD03表8《技术核定单登记表》—行政助理人员（经营室安排）。 2.与甲方、施工方往来资料文件： 甲方提供的各种资料，如：用地规划许可证、界址坐标、用地红线图、发改委立项批文、报建表、方案批复、供电供水部门的证明、技术核定单、图纸交底会议记录，以及其他有必要保存的工程验收材料。项目负责人或其他设计人员收到上述资料后，应立即交给行政助理人员，扫描或拍照后存入该文件夹，文件名应与该资料名称相符，完成后将原件或复印件交给项目负责人存档。 甲方提供的电子版资料，如：电子版地形图、设计任务书、工作函件、电子邮件、工艺要求及说明等，可由接收人