会议管理制度指引操作流程SOP.doc

文件制/修订履历纪要记录 文件属性 □一阶 □二阶 ■三阶 制定部门： 分发部门： 总经办 受控状态： 文件履历纪录 制/修订 日期 追溯号 内容摘要 修订页码 版本 制定 审核 核准 *** - 发 行 -- B.0 *** 文 件 会 审 部门 签核 部门 签核 1.0 目的： 为加强集团总经办会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本细则。 2.0 范围/定义（或说明）： 2.1范围：先适用于中泰股份总经办全体成员。 3.0权责： 3.1总经办组织管理部：负责负责制订、修改、完善本流程，组织本部门对本流程适时检讨。 3.2试行版本先在总经办内部使用。 4.0主要内容描述 4.1 总经办例会 4.1.1 例会由总经办全体人员参加，主要为例行讨论部门议题，直接向吴总汇报。 4.1.2 例会的时间：时间固定在每周一晚上19点开始，如有变动另行通知。 4.1.3 周例会的地点：原则上在离办公地点最近的办公室，具体由总经办助理负责。 4.1.4 会议记录及追踪：由组织管理部负责记录，并于会后小组讨论形成会议纪要。 4.1.5 存档追踪：由总经办助理打印后交组织管理部负责人审核后，吴总签字存档。 4.2 总经办每天晨会 4.2.1 晨会由总经办全体人员在操场参加，先集体进行早操训练，然后分小组讨论。 4.2.2 晨会的时间：时间固定在每天早上07:50分开始，如下雨则取消。 4.2.3 晨会小组讨论以公司及部门或当日重要事件为主，控制在10分钟内。 4.3 总经理专会确立会议议题提出收集 安排会议议程对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列人 员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：会议名称； 2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议程；6、会议主持人；7、 出席人员（名单）；8、会议财务（支出收入）预算；9、现有筹备情况及进展；10、筹 划备时间进度。该报告批准后方执行。发出会议通知时间、地点、出席人、议题、议程、编组承办人通过口头或书面形式口头仅适用于例会召开的确认出席会议 的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并相应安排。 根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。会务准备会议场所布置座次布局会议设备准备与 调试出席者主宾座次铭牌签到簿桌椅、投影仪麦克风播放系统录音工 具饮料水果或点心白做会议记录和摄像、录音负责会议纪要的起草几个部门 召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要会议纪要、决议必须全面记录会议的内容必须准确记录与会人的意见，不能 以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点会议纪要必须做到全而精， 要详略得当，重点突出阅改、签批有关部门、人员并归档所有参阅读签字后存档。会议提高会议的要领要严格遵守会议的开始时间要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者在会议进行中要注意如下事项：发言内容是否偏离了议题?发言内容是否出于个人的利害?是否全体人员都专心聆听发言?发言的内容是否朝着结论推进?应当引导在预定时间内做出结论会议禁忌事项不可取用不正确的资料不可打断他人的发言不要中途离席会议管理技巧控制出席人数，与会无关者不参加每次会议须明确主题对重大或有分歧 的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议会议发言应言 简意赅，相对控制每位发言时间对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个 议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间小结，及时决定。 页码：1/6 版本：A.0 注：受控文件，未经特许，不得擅自复印或洩漏任何内容 生效日期：2016-12-01