SP-01文件资料管理程序.doc

页码 版本 页码 版本 页码 版本 制订：________________________ 审批：________________________ P1 A0 P4 A0 P2 A0 P5 A0 P3 A0 文件修订记录 次数 页码 版本 修订内容 1.0 目的 为了规范本公司的社会责任管理体系文件拟定、发行、分发、修改、废止等作业，特制订本程序。 3.0 职责 3.1 总经理 3.1.1 负责文件发布实施及修改的批准。 3.2 管理者代表 3.2.1 负责文件的建立及修改的审核。 3.3 各部门 3.3.1负责本部门与社会责任有关的文件的控制。 3.4 行政部 3.4.1是本程序的归口管理部门，按照本程序进行文件的发放、存档、分发、销毁及受控。 4.0定义 无 5.0 工作程序 5.1 文件的权限： 5.1.1《社会责任管理手册》由管理者代表编写，总经理审核批准发布，程序文件及作业指导等三级文件由相关部门制订，总经理审核或管理者代表批准发布。如无特别规定，文件的发行日期，即为该文件的实施日期。 5.1.2本公司社会责任体系文件的审批方式为：相关权责人员制定文件后，提交权责人员进行审核、批准并作出正式签暑，作为正本文件交文控员受控。 5.2 文件的发放 5.2.1正本受控文件由文控员保存，凡本公司内部发行的社会责任管理手册，，.3 文件的状态标识： 5.3.1文控员须将公司社会责任管理手册、程序文件、三级文件（外来文件除外）登记于《文件总表》中，注明受控文件的最新状态，并检查使用场所文件是否为最新版本。 5.3.2 《社会责任管理手册》、《程序文件》、作业指导类文件等受控文件，正本文件不加盖“受控文件”印章，副本文件需加盖“受控文件”印章，作废文件须加盖“作废文件”印章，外发文件须盖“非受控文件”印章。 5.3.3 所有外来文件一律盖上“外来文件”印章，并登记到《外来文件清单》，按其原来编号进行管制，并按本公司受控文件发放。 5.4 文件的修订： 5.4.1 在下述情况下需由相关部门对文件进行的评审，确认文件修订的需求： A.社会责任管理体系策划的结果； B.体系内部审核的结果及管理评审输出； C.采取纠正预防措施； D.与客户沟通或客户反馈信息要求； E.资料分析的结果； F.法律法规的变更； G.其它。 5.4.2文件修改时，.4.3文件修订或废止旧版回收时，文控员必须注明副本文件回收情况，任何部门不得保留旧版文件，但文控员需对历次版本变更的正本予以保存，加盖作废印章区分于有效文件保存，作废正本文件保存期限至少为三年以上。 5.5 文件的销毁作业：.5.1各部门回收的旧版副本文件，，，，.6 文件使用：.6.1现场使用的文件，， 5.6.2非现场使用文件， 5.6.3使用部门如发现文件缺页、破损、字迹模糊，应填写《文件申请单》交管理者代表审批，要求文控员补发，签收即可，文件使用部门不得以影印方式自行处理。 5.6.4任何人不得在正式文件上加标记或书写任何文字、字母、符号。 5.6.5文件的借阅规定：，， 得将文件私自影印。 5.7 外来文件的管制：.7.1外来文件包括顾客标准、国家标准、国际标准、法律法规（由行政部跟进）等，呈管理者代表批准后交文控员受控发行，负责外来文件的部门须保持与文件来源处的联络，.7.2外来文件的其它管理项目的管理方式同本公司发行文件。 5.8 社会责任管理体系文件可以使用电子媒体的形式保存，当本公司社会责任管理体系文件需要存于电子媒体时：需由专人输入电脑，并由文件批准人设置读写密码管制，防止文件被非权责人员改动，文件有需被修改时，需备份至软磁盘中存档，以防文件损毁。电子媒体的形式文件需有防病毒措施。 5.9文件版本的管理： .9.1文件版本的编号由一大写字母及阿拉伯数字组成，A2，，AO表示，A，B，C……，1，2，3，4，5，6，……9 5.9.2文件换版时，，，，，A9修订换版时，版本号为BO。 5.10文件编号的管理：.10.1社会责任管理手册： HK/SM-□□ 流水号 社会责任管理手册代号 公司代号 5.10.2程序文件： HK/SP-□□ 流水号