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文秘（兼档案管理）岗位说明书 岗位名称 文秘兼档案管理员 岗位编号 所在部门 综合办公室 薪酬类型 直接上级 综合办主任 协管上级 直接下级 无 所辖人数 无 本职工作概述： 负责公文处理、档案管理、信息宣传报道；行政服务；负责信函、刊物收发等工作。遵守环境保护及安全法律法规，完成主任临时交办的工作。 工作描述： 职 责 一 职责内容：外部公文流转，内部公文处理 占所有工作的比重：30％ 工作内容 1、负责外部公文的收发、流转。 2、负责内部公文起草、校对、印发工作及OA系统公文的流转工作。 3、起草县（市）局（分公司）的重要文件、决议、报告、纪要、工作总结及领导讲话，将初稿送呈领导审阅，并按照审阅意见修改文件；定稿文件打字、校对、印发； 工作联系 关联单位 1、县（市）局各部门 2、公司相关部门 发生频率 1、经常 2、经常 职 责 二 职责内容：档案管理 占所有工作的比重：20％ 工作内容 1、负责收集、整理、立卷、归档、保存、移交、销毁等县局内部档案管理； 2、负责档案、资料调借登记、交接，用后及时清退、入档归位管理； 3、对档案室的防火防水、控温、控湿进行管理 4、做好机要保密工作； 工作联系 关联单位 1、各股室 发生频率 1、经常 职 责 三 职责内容：日常信息和宣传报道工作 占所有工作的比重：20％ 工作内容 1、收集、整理并编发日常信息，并向政府部门及州公司报送； 2、收集整理本系统大事记； 3、负责单位信息的宣传报道工作。 工作联系 关联单位 1、各股室 2、公司相关部门 发生频率 1、经常 2、经常 职 责 四 职责内容：行政服务 占所有工作的比重：15％ 工作内容 1、会议通知、资料准备，会议服务工作 2、详细准确做好会议记录，整理印发会议纪要。 3、参与做好公务接待工作； 工作联系 关联单位 1、县（市）局各相关部门 发生频率 1、有时 职 责 五 职责内容：信函、刊物收发 占所有工作的比重：10％ 工作内容 1、及时发送各部门、股室的报刊、杂志、信函； 2、各股室、部门对外寄出的信件及特快专递； 3、核报相关费用。 工作联系 关联单位 1、县（市）局相关部门 2、邮政部门 发生频率 1、经常 2、经常 其 它 职 责 职责内容：安全防范工作职责 职责表述：做好本职岗位涉及的安全工作 占所有工作的比重：5％ 工作内容 1、参与危险源、环境因素辨识和风险评价和控制，参与涉及到本岗位管理方案的实施，做好废弃物分类，保持工作场所环境卫生，下班做到检查并关闭门、窗、电源电器等 2、做好值日或值班期间部门安全检查和应急处置，参加安全学习、培训、会议和活动，参与各类应急演练，在保障自身安全的情况下参与抢险救灾。 3、做好本岗位管理业务涉及的安全工作。 4、积极举报发现的安全隐患、事故、事件，遇紧急情况，立即报告并采取有效措施。 工作规范： 职责权限 1、职责程度 独立负责 协助支持 2、业务权限 完全按指标执行 3、财务（部门资金调用）方面 无 4、对下属的考核与奖惩（资金分配） 无 5、对下属的任免 无 6、对下属的工作安排 无 所遵规章 国家有关法律法规以及州局的有关管理规定 所受监督 综合办公室主任 任职资格： 教育水平 大专及以上学历 专业 中文、新闻专业 技能与职称 职业技能资格四级及以上，或专业技术职称员级及以上； 经验 具备一定的组织能力，良好的文字功底和语言沟通能力 所需培训 办公室文秘培训，公文写作培训 性别要求 无要求 语言要求 良好的汉语表达能力 其它 使用工具设备 计算机、电话、传真机、打印机、复印机、网络等一般办公设备 工作环境 办公室 出差情况 偶尔 所需记录文档 备注 3