职位说明书实用编制技巧.doc

职位说明书 ? 职位说明书（也称职务说明书，岗位说明书）是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式，使之成为指导性的管理文件。一般职位说明书是由一线经理来制定的，人力资源经理起到辅助的作用，主要是提供制定职位说明书的框架格式，并提供参考性建设建议。职位说明书是猎头公司开展业务过程中必不可少的工具之一。通常职位说明书为一式三份，一份为用人部门负责人保管，一份为员工自己保管，一份由人力资源部备份保管。职位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度和考核评价内容给予的定义性说明。 分类 职位说明书主要包括两个部分： 一是职位描述，主要对职位的工作内容进行概括，包括职位设置的目的、基本职责、组织图、业绩标准、工作权限等内容； 二是职位的任职资格要求，主要对任职人员的标准和规范进行概括，包括该职位的行为标准，胜任职位所需的知识、技能、能力、个性特征以及对人员的培训需求等内容。 职位说明书的这两个部分并非简单的罗列，而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统。 构成 职位说明书根据用途不同有各种不同的标准，通常使用的是内部管理用途的职位说明书，根据招聘市场的特点，提出了招聘用职位说明书的提法。内部管理用途的职位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的： 一、 职位名称。例如，拿人力资源部门的经理来说，以下简称HRM。职位名称应该写为经理。 二、 部门名称。HRM的部门名称应该写为人力资源部。 三、 任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方，以示有效性。 四、 直接主管。HRM的直接主管应该写为分管副总经理。要提供直接主管签字的地方，以示有效性。 五、 任职时间。任职时间也就是生效时间，一般也就是与劳动合同的时间一致。 六、 任职条件。包括学历要求，工作经验要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式，熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。 七、 下属人数。指的是部门内所管辖的人数。 八、 沟通关系。一般分为外部与内部两个层面。如HRM的内部沟通有分管副总经理，部门经理与员工。外部沟通有上级主管部门，所在城市人事劳动部门，各主要媒体或招聘网站，各主要培训机构，应聘人员或同行，相关行业协会。 九、 职位设置的目的。如HRM的职位目的为：根据公司战略发展需求，设计运用人力资源管理模式和相关激励政策，激发员工潜力，开发人才，实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。 十、 行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。 十一、 工作内容和职责。这是职位说明书重之又重的地方，所耗费的笔墨也最多。包括了职责范围与负责程度，衡量标准等。如HRM的职责包括这几方面：组织体系与制度；培训；人事考核与绩效评估；招聘；薪酬激励政策；职位管理，部门管理与建设等等。 十二、 能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西，应该算是职位的修正要求吧。 十三、 职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位，相关转换的职位，升迁至此的职位。理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。 作用 1．为招聘、录用员工提供依据 2．对员工进行目标管理 3．是绩效考核的基本依据 4．为企业制定薪酬政策提供依据 5．员工教育与培训的依据 6．为员工晋升与开发提供依据 同时，人力资源从业人员在编写职位说明书至少有以下五项好处：　　第一，它有助于实现组织优化。在编写职位说明书之前，有一个职位分析的过程，即对部门职责进行列举和归类，对工作流程、各职位间的职责分配进行分析和规划，从而最大限度地发挥组织效力。在此过程中，重点思考的是：人员配置是否冗余？职责是否相互重叠？部门职能是否细化到每个岗位上？是否忙闲不均？职责接口是否得当？工作流程是否顺畅而且简易？这就像我们实施ISO9000质量认证一样，拿到证书不是目的，目的是通过认证过程促使企业建立起完善的质量保证体系，把内部的运作流程理顺。　　第二，它使员工各司其责，上下目标一致。一份好的职位说明书可以使员工了解组织的目标、自己在组织中的作用、相应的责任和职权。特别是对于新员工，如果在他上岗之际就能拿到一份详尽的职位说明书，不仅能给他留下公司管理规范的印象，而且有助于他尽快了解工作的全貌，顺利进入角色，同时便于主管和下属共同拟定试用期的考核目标与考核方式。有了员工和主管共同签字的职位说明书，意味着双方对工作内容达成了共同的理解，意味着一种对工作目标和规范的承诺。　　第三，职位说明书是各部门制订绩效管理标准的依据之一。好的职位说明书，既要按照重要性的先后顺序，列明每项职责的主要内容，又要说明该职责是全责，还是部分责任，抑或是辅助支持性的工作；同时，也要列明相应的考核方法。考核指标可以是反映质量的，也可以是反映