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第章 档案管理物业档案是在工程建设及管理、服务过程中形成得应当归档保存的物业档案是在工程建设及管理、服务过程中形成得应当归档保存的有关图纸、图表、文字、照片、影像、录音等文件材料的总称。它是物业的重要资产；是历史原始、真实记录；是物业管理服务水平的重要依据。建立完善的物业档案，是物业管理单位实现规范化和现代化管理的手段，是提高综合管理能力的基础。一、管理流程图制定规章制度确立档案内容档案的收集、接收与移交保管、利用、检查整理、分类、编目与著录按统一格式装订、输入电脑、入柜二、档案的收集、接收、整理和移交档案的收集、接收、整理和移交是档案管理工作的基础。物业管理档案员应从项目接管开始便收集应归档的各类文件资料并进行验收、整理、组织移交等工作，确保档案材料完整、真实、规范和及时归档。档案的收集、接收工作应严格按照归档内容的规定进行，对于缺项少件要有明确的记录，并提出追缴和补制的要求。对所收集、接收的档案要严格核实材料的真实性，原始性；对于档案中规定为复印件的材料，接受时应严格与原始材料核对，核实后的材料应有明确的注明。根据档案材料来源渠道众多的情况，按各职能部门的职责分工负责收集、接收：（一）工程部负责收集、接收竣工验收资料、房屋的单体竣工图等项目建筑物的原始资料；（二）各部门协调服务中心负责收集用户资料、装修管理资料、投诉及回访记录等；（三）服务中心负责收集文书档案资料及园区志史活动档案；（四）其他档案资料和维修、巡视、运行及服务活动记录分别由各职能部门负责收集。上述部门收集来的档案资料应及时送交档案室（根据不同情况制定各种资料送交的时间，但每周应确定一天为各部门与档案室移交档案的时间）。对于收集、接收上来的档案，档案室应进行验定、签收并进行整理、分类、编目及著录。其用纸（或载体）、用墨、记录书写的字体和符号均应符合国家及深圳市档案行政管理部门制定的规定和标准。三、档案的管理（一）档案的分类、编目及著录 档案室在收到分公司各管理职能部门收集、移交来的档案后，应按国家、地方档案行政管理部门和公司规定进行整理，并统一分类、编目、著录。（二）档案的整理装订 档案的整理装订应按国家和深圳市档案管理部门统一规范的装具和方式进行。（三）档案的电脑化管理（四）管理条件：1、对于库房公司按十年、分公司按五年计算的余量库存空间和档案储藏箱柜，库内温度不超过20℃，湿度不超过50%，密闭防光、防鼠防虫，严禁烟火，配备气体或干粉灭火设备，2、办公条件，适量的与库房隔离的管理办公室和查阅室，符合规定的整理装订设备、工具和装具。3、人员要求，大专文化程度、经过档案专业培训。（五）管理制度1、文书档案是公司在社会活动中形成的，能反映公司一定时期、一定方面重要情况的历史记录。2、公司文书档案的主管部门为品质部。3、公司文书档案的范围为：1)上级机关的有关方针、政策性的文件材料。2)其他机关与公司工作密切相关的文件材料。3)公司经理办公会议及重要会议的记录。4)公司关于整体工作的或关于某项工作重要的规划、计划、安排、指示、决定、总结、汇报等文件资料。5)公司关于机构变更、印章使用、管理人员任免、员工奖惩的有关文件资料。6)公司领导在重要会议上的讲话文稿或记录稿。7)新闻媒体刊载、播发的反映公司情况的报导材料。8)其他有查考利用价值的各类资料。 　4、档案管理的要求1)收集报刊应注意收集整理，尽量不要剪裁，并要备有复印件供使用。2)对收集到的档案资料，要逐件确定其保存价值，保存期限及是否需要补充相关资料。3)充分占用档案资料并经过鉴定的基础上，要进一步对其进行整理，即进行基本的分类、组合、排列和编目。4)公司文书档案分类采取年度一组织保管期限分类法。5)卷内文件先按作者划分，再按文件的形成时间顺序排列。四、物业管理档案的内容物业管理档案的内容包括九大部分：基础管理、房屋管理及维修养护、共用设施设备管理、共用设施管理、保安及车辆管理、环境卫生管理、绿化管理、社区文化建设、管理效益。（一）基础管理包括立项报告、建审批表报、规划设计要点、土地使用权出让合同、已办理接管验收手续、整体移交验收表、移交图纸、资料汇总清单、移交公共设施、设备汇总清单、公司简介、组织机构、管理处架构图等。1、按规划要求建设，房屋及配套设施投入使用1.1立项报告1.2报建审批表1.3规划设计要点1.4土地使用权出让合同1.5土地使用权转让批复1.6红线图1.7建设规划许可证1.8建设工程施工许可证1.9投资许可证1.10建设工程规划验收合格证1.11噪音验收合格证1.12电梯验收结果通知书1.13民防工程验收证书1.14消防设计审核意见书1.15消防验收意见书1.16建设工程竣工验收备案证明书2．已办理接管验收手续2．1物业整体移交验收表2．2物业移交图纸、资料汇总清单2．3物业移交公共设施