宝鸡市市级机关企事业单位档案管理系统V1.3.docVIP

宝鸡市市级机关企事业单位档案管理系统V1.3 使用方法及数据录入格式 以microsoft excel 2003、2007为例说明，其他版本excel，启动系统过程类似。 一、使用microsoft excel 2003打开软件方法： 第1步：须将microsoft excel 软件“宏”安全设置为“中”，设置方法见第5步； 第2步：打开microsoft excel软件，通过excel “文件”—“打开”,将“宝鸡市市级机关档案管理系统”找到并打开，此时将出现图1； （图1） 第3步：选择“启用宏”，将出现图2，通过三角下拉菜单选择用户名，并输入密码，用户“系统操作员”默认密码为“123456”； （图2） 第4步：选择“进入”按钮，则显示图3，选择“确定”后则进入软件。 （图3） 第5步：先打开microsoft excel 2003，请选择“工具”—“宏”—“安全性”，设置为“中”。 二、使用microsoft excel 2007 打开软件方法： 第1步：须将microsoft excel 软件“宏设置”安全设置为“启用所有宏”，设置方法见第4步； 第2步：点击左上角图标“”—“打开”，找到“宝鸡市市级机关档案管理系统”文件并打开，此时将出现图4；通过三角下拉菜单选择用户名，并输入密码，用户“系统操作员”默认密码为“123456”； （图4） 第3步：选择“进入”按钮，则显示图5，选择“确定”后则进入软件。 （图5） 第4步：打开microsoft excel 2007，请选择 “开发工具”选项卡的“代码”组中，单击“宏安全性”。（如果未显示“开发工具”选项卡，请单击“Office 按钮” ，单击“Excel 选项”，然后在“常用”类别中的“使用 Excel 时采用的首选项”下单击“在功能区显示‘开发工具’选项卡”。）在“宏设置”类别中的“宏设置”下，设置为“启用所有宏”。) 三、数据录入格式 1、按件整理归档文件目录2015年标准 仅示例部分单元格录入数据格式： 档号：001-2016-永久-办公室-0001（全宗号-年度-保管期限-机构问题-件号），没有“机构问题”不用输入。 全宗号：001； 归档年度：2016； 件号：0001； 序号：1； 机构问题：办公室。单位没有分“机构问题”不用输入； 保管期限：永久、30年、10年； 文件形成日期：2016-01-01； 文件页数：12； 密级：秘密； 关键词：涉及本单位的人员奖励、职务任免等事项，录入人员姓名； 原文：与档号一致； 2、按件整理归档文件目录 仅示例部分单元格录入数据格式： 档号：001-2016-永久-办公室-0001（全宗号-年度-保管期限-机构问题-件号），没有“机构问题”不用输入，“0001”代表的是室编件号； 全宗号：001； 归档年度：2016； 馆编件号：0001 室编件号：0001； 机构问题：办公室。单位没有分“机构问题”不用输入； 保管期限：永久、30年、10年； 文件形成日期：2016-01-01； 文件页数：12； 密级：秘密； 关键词：涉及本单位的人员奖励、职务任免等事项，录入人员姓名； 原文：与档号一致； 3、按卷整理案卷目录 仅示例部分单元格录入数据格式： 案卷档号：001-1-0001； 全宗号:001; 案卷目录号：1、2；（1对应永久，2对应长期） 案卷号：0001 归档号：1 保管期限：永久； 起始时间：1999-01-01； 终止时间：1999-12-31； 总页数：120； 总件数：15； 原文：与档号保持一致； 4、按卷整理卷内文件目录 仅示例部分单元格录入数据格式： 卷内文件级档号：001-1-0001-0001； 全宗号:001; 案卷目录号：1、2；（1对应永久，2对应长期，3对应短期） 案卷号：0001 页（张）号：0001 顺序号：1 保管期限：永久、长期、短期； 文件形成时间：1999-01-01； 页（张）数：12； 原文：与档号保持一致； 5