岗位说明书：行政.docVIP

岗 位 说 明 书 行政主管 岗位编号 所在部门 行政办公室 岗位定员 1人 行政办公室主任 工资等级 6级 直接下级 行政文员 薪酬类型 结构工资制 所辖人员 1人 岗位分析日期 工作综述 拟制酒店行政工作计划，负责酒店文书撰写及行政档案管理；负责信息沟通和行政督办，充当各部门与酒店管理交流的桥梁，发挥参谋和督办作用；协助行政办公室主任，处理酒店各类行政事务性工作，促进政令畅通。 职 责 一 职责表述：在管委会和办公室主任指导下，负责编制酒店发展年度总体规划书和经营方针、起草酒店各类管理办法。 工作时间百分比：15％ 任务 收集与酒店工作规划和管理办法制定相关的材料和数据 撰写工作规划或管理办法，交行政办公室主任审定 按照管委会成员分工，相应上报酒店分管领导审批 下发各部门实施，同时按规定上报有关上级单位备案 阶段性收集落实情况，根据酒店的实际情况变化和领导要求，负责工作计划的修订工作 职 责 二 职责表述: 负责各类酒店总结汇报及经验材料、酒店文件、决定、通知、总经理发言稿、讲话稿等文书拟定。起草酒店月/季/年工作计划和总结、周工作指令，经总经理审定后，下发各管委会成员和各部门。 工作时间百分比：30% 工作 任务 按照工作分段时间要求，或接受酒店领导直接临时指令 收集与撰写材料有益的资料或数据，进行归纳汇总，理清基本思路 按时间要求进行编写 按程序送交行政办公室主任，或主管副总经理、总经理审定，根据要求作文稿修改 指令类文件经领导签字后下发至相关部门执行 各种发言类材料提前交至相关发言者本人 职 责 三 职责表述: 在行政办公室主任指导下，负责酒店行政例会及办公室各项会议的文件资料起草、内容收集、议程拟定、会议通知和会议记录，及会议决议文件的起草、交付审定、下发、督办和反馈。 工作时间百分比： 15% 工作 任务 根据酒店会议制度或领导临时要求，拟定会议计划 收集会议资料，进行有关会议文件的编写 拟定会议议程，经酒店领导审定同意后，下发会议通知 负责会议场地的准备督办、检查 协助会议现场组织，作相应会议记录 根据会议决议或相关精神，编发相关会议纪要或备忘录，待领导签字后下发相关部门执行 职 责 四 职责表述: 负责与各部门、部分外部单位的信息沟通。包括民主对话会、总值巡视问题、月度经济分析后的落实问题、周工作指令完成情况等，督促有关部门办理或落实，收集反馈情况，进行综合分析；对部门反映的问题及时汇报，提出建议，并循环督办。管理总经理信箱，负责总经理谈心联络安排，任酒店网站综合信息员。与各报刊、杂志联络，负责酒店对处信息沟通。统计各种经营数据信息，报送相关外部管理单位。 工作时间百分比：12% 工作 任务 通过会议、记录资料等渠道，收集各部门和酒店管理信息 对综合信息进行整理，编制相关报告或通报，按规定送酒店领导，征询处理意见，提出相关建议 根据领导指示，编发相关指令，下发相关部门执行 收集落实反馈情况，进行综合分析，将结果提交行政办公室主任或酒店领导 必要时，对当事人或某专项工作负责人进行信息反馈 根据酒店领导要求，接待有关新闻媒介单位，负责酒店对外信息沟通 按规定时间填写各类统计报表，报送相关旅游管理部门 职 责 五 职责表述: 负责酒店行政文件（包括ISO9001/14001体系文件）的收阅、登记、传送、报批、督办、办完存档、借阅、报废的管理和检查。 工作时间百分比： 15% 工作 任务 按档案管理要求，对酒店内部文件进行编号、分门别类管理 收阅外来文件，填写公文处理单，交酒店领导签批 按领导要求，交其他领导或相关部门传阅、办理，负责跟催 办完的文件，存档备查 作年度文件档案整理 职 责 六 职责表述: 管理酒店 工作 任务 制作酒店行政印信使用登记专用簿，对各类行政印信使用严格登记、审批 使用人登记并报酒店领导批准签字后，按规定用印 填发法人委托书、酒店介绍信、出差证明 交使用人按规定报酒店领导审批后，核定办理 执行专人、专柜管理 职 责 七 职责表述: 配合行政办公室主任和文员，进行酒店行政事务性处理。 工作时间百分比：5％ 工作 任务 拟定酒店总值经理值班表，每日通知总值经理值班，并进行