訂單確認程序.docVIP

1 目的 建立对每份订单进行评审、确认和协调活动，并形成文字记录，以确保公司 有能力满足订单中的要求。 2 适用范围 本程序适用于对所有产品需货订单的评审及确认。 定义 该程序所指订单为客户下达的产品需货订单。 4 职责 4.1 服务部(经理或计划调度人员)负责组织订单的评审、确认和执行过程中的协 调和跟踪工作，并对形成的质量记录进行归档管理。 4.2 各相关部门（生产部、技术部、采购部等）参与订单评审，对有关技术要求、 质量保证要求、交货期、数量、包装及交付等条款进行评审，对评审意见负 责。 4.3 香港总部／办事处／销售部负责将分管业务范围内的订单交付予服务部，以 便进行订单评审及确认。 4.4 厂长（或其委托授权人）负责对有异议的订单评审进行协调。 5 运作程序 5.1 所有订单由香港总部／办事处／销售部转发给服务部 5.1.1 经评审确认后，服务部用电话或传真（书面）知会香港总部／办事处／销 售部，得到认可后，该订单开始执行。 5.1.2 经评审不予确认的订单，服务部用传真（书面）通知香港总部／办事处／ 销售部，各相关部门收获传真或书面后，经跟进须将结果书面回复服务部。 5.2 订单评审 5.2.1 订单评审的时间 服务部组织订单评审的时间应在接到订单后的一个工作日内进行。 5.2.2 订单评审的内容 ⑴ 涉及的质量保证要求； ⑵ 技术质量要求，标准配方和标准作业单的情况； ⑶ 交货期限、交货数量，原材料的贮备情况； ⑷ 对包装的要求； ⑸ 交付办法； ⑹ 订单执行前客户应履行条款； ⑺ 客户的其他特殊要求等。 5.2.3 有现货的订单其评审及处置 服务部评审者经核查产品库存数足够供应订单需求时，并在订单其它条款都 可以通过评审后，评审者以电话或传真（书面）通知香港总部／办事处／销 售部，确认该订单，并将评审结果记录于订单中。 5.2.4 无现货（或有特殊要求）的订单其评审及处置 服务部评审者经核查产品库存数不能满足订单或订单对产品有特殊要求时， 服务部评审者根据订单的要求 5．2．4．1经服务部评审者确定可以满足订单要求的，可不用与其他部门会同评 审，评审者以电话或传真（书面）通知香港总部／办事处／销售部，确认该 订单，并将评审结果记录于订单中。 5．2．4．2经服务部评审者确定不能满足订单要求的，评审者填写“订单评审表”， 予各相关部门进行评审；根据各相关部门的评审意见和解决措施，服务部评 审者作出评审结论，然后报请厂长（或其委托授权人）审核批准，并将该评 审表附于订单后面 评审通过的以电话或传真通知香港总部／办事处／销售部作为订单确认，该 订单由评审通过日起正式执行。 评审不通过的把各相关人员已签署的“订单评审表”，以传真形式或复印件通 知香港总部／办事处／销售部；香港总部／办事处／销售部根据评审结论与 客户协调，然后将协调结果以传真或书面通知服务部；服务部则视情况决定 是否作订单的再次评审。 5.3 订单的修订／取消 5.3.1 已经评审通过的订单，在具体执行过程中如果客户要求修改时，由香港总 部／办事处／销售部以传真或书面通知服务部，服务部则应进行订单再次评 审（运作程序按4.2条款执行），并将再次评审结果以电话或传真（书面）通 知香港总部／办事处／销售部，由相关部门确认经修订的订单生效。 5.3.2 已经评审通过的订单，在具体执行过程中如客户要求取消，香港总部／办 事处／销售部须向服务部查核该订单已执行情况，然后以传真或书面通知服 务部，服务部列明执行情况后报厂长（或其委托授权人）审核批准，并将批 核结果以传真或书面通知香港总部／办事处／销售部。 5.3.3 由于本公司的经营、原料供应、生产安排、运输交付等原因而要对已确认 的订单作出修订时，服务部根据各有关部门的书面资料对订单做再次评审， 然后把再次评审结果以传真（书面）通知香港总部／办事处／销售部，由香 港总部／办事处／销售部与客户办理修订协议，并将该协议以传真（书面） 通知服务部作为通过订单修订。 5.4 订单的实施 5.4.1 服务部计划调度员根据已确认订单的产品需货量，合理编制“需货计划表” 交生产部编制“生产计划”。 5.4.2 服务部计划调度员按订单的要求安排相关的执行工作，并将出货情况详细 记录存档；每天须根据生产部提供的“生产进程表”，对执行中的订单进行进 度跟踪。 5.4.3 经过确认的订单，由于客户原因拖延或未能按时执行，服务部定期统计后 填写“订单执行异常表”交香港总部／办事处／销售部，由相关部门跟进后 将处理结果书面回复服务部；如香港总部／办事处／销售部要求取消的订单， 按4.3.2条款执行，其余的将回复的处理结果附于