商务通联礼仪.ppt

3、正文 正文编排内容的原则 4.结尾签名 1.签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过5行。 2.不要只用一个签名档 3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。 5.夹带附件 1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件； 2. 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名； 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时； 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用； 6. 如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送；?7. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件； ?8. 选择便于阅读的字号和字体。  6.邮件回复 1. 及时回复Email 2. 进行针对性回复 3. 回复不得少于10个字 4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 5 .要区分Reply和Reply All 做好阅后的工作  　 如果在公共场所收发信件，信件内容的隐私性就变得至关重要。可以通过“Internet 选项”的“常规”选项卡删除文件（包括所有脱机内容）、清除历史记录以及删除Cookie。另外，还可以到“内容”选项卡的“个人信息”栏进行自动完成设置，清除表单以及密码等。 电子邮件礼仪 主题要明确，并标明紧急程度 不要发送和转发笑话等 慎用群组发送 点击”回复全部“按钮前应该三思而行 内容要简洁 一事一议 要记住电子网络上是没有秘密的 主动终止邮件的来往 全部办妥，无需恢复，仅供参考 语言的选择和汉字编码 中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可 安排时间、通知、会后跟进； 不能用于讨论合约、写建议书、与新客户沟通等 正确的做法应该是，同样用英文写一封回信，解释当天的原委并接受总裁的要求，语气注意要温婉有礼。同时给自己的顶头上司和人力资源部的高管另外去信说明，坦承自己的错误并道歉。 面对大中华区总裁的责备，一个小秘书应该怎样应对呢？ 一份邮件 （北京雅致人生管理顾问有限公司王老师写给郑州惠尔企业管理咨询有限公司张老师的信函） 张先生： 您好！我是北京雅致人生管理顾问有限公司的王艳。很高兴能够认识您，并有幸将我们公司介绍给您。我们公司培训主要以素质技能技巧为主，曾经成功为IBM/HP/SUMSUNG微软、中海油、大唐移动、北京移动、信息产业部信息研究院服务过，欢迎您访问我们公司的网址：WWW.YAZHI-LIFE.COM,对我公司有更多的了解。附件是我们公司擅长的培训课程及讲师简历。请您查收。 如有任何问题或者建议，请您随时与我联系。 希望我们能达成互补，在未来有合作的机会。 感谢您对我们工作的支持。 祝您工作开心快乐！ 雅致人生管理顾问有限公司 项目经理：王艳 实作 王强参加了公司刚刚举办的夏令服装产品展览会，会上王强与很多经销商建立了良好的关系。虽然展览会只有一周的时间，但很多经销商那种对市场的分析判断能力、对消费者消费趋势研究和对未来合作的诚意。都让王强深深感动。作为刚刚从事商贸工作的他，十分希望能结识更多的朋友，为公司做出更大的贡献。他觉得展览会结束了，但与经销商的关系还要维系。想写一份电子邮件，把自己的这种心情表达出来。 请分析王强要表达的主要思想，参照电子邮件的礼仪规范，书写电子邮件。 1、篇幅短小 2、注意安全 3、操作规范 4、内容是否完整或清晰 第四节 乙：“小赵啊，你们总经理在吗？他手机关机了，我联系不到他。” 赵雪听出是总经理太太的声音，于是热情地说：“陈太太，不好意思，陈总正在开小型销售工作会议，估计会议要一个小时后才能开完，请问有什么事情需要转达的吗？” 乙：“好吧，等下陈总开完会麻烦帮我提醒他，他答应今天中午给女儿过生日，叫他别忘了。还有要买‘星愿蛋糕店’的巧克力蛋糕。” 赵雪说：“好的，陈太太放心，陈总一开完会我会马上提醒他的。” 乙：“谢谢，再见。” 赵雪：“再见。” 陈太太刚挂上电话，于雪就赶紧在电话记录本上做记录。做好记录，于雪继续整理会议资料，接着找到“星愿蛋糕店”的订购电话，预备总经理等一下要用。 10：30分，电话铃又响了。 赵雪：“您好，德龙科技公司。请问有什么需要帮忙的吗？” 丙：“您好，我是公司董事长李董，找