加强档案信息化管理的思考.docVIP

加强档案信息化管理的思考 　　公安机关档案管理是一项非常重要的基础性工作，如何使其在打击犯罪，保护人民合法权益和维护社会稳定中发挥重要的作用，加强信息化管理是必由之路，它突破了传统的思维理念，转变了传统的工作模式，整合了警务资源，提高了工作效率和质量。因此，加强档案信息化管理是目前公安机关的急迫任务。经过几年的努力，信息化管理平台基本搭建完成，大规模的信息采集录入也基本完成，但是少数单位的档案员仍存在不会用、不能用、不愿用的问题，致使档案信息化水平还处于低级阶段 一、信息化管理存在问题 目前，公安机关档案信息化管理还存在许多的问题，有个人主观的原因，也有信息化建设中存在的问题，普遍存在的问题大致可分为四类 1、存在“不愿用”的问题。这是制约公安档案信息化管理的第一大“难题”。其表现有三：一是思想保守“不愿用”。部分档案员思想理念守旧，总是习惯于传统的工作模式，片面的认为信息化管理难学不可靠，只会加重档案员的工作负担，对信息化应用存在排斥心理和抵触情绪，还停留在看门守摊，被动服务的旧观念、旧模式上，仅仅满足于简单的整理文件，等待利用者上门查阅、应付上级检查等等。二是工作受限“不愿用”。档案信息化管理，要求档案员严格的遵守各类档案管理规定，认真的按照文件材料的分类、归档范围、保管期限的规定按时收集汇总，档案信息录入、检索、利用等工作必须按照规定的流程进行，从时间、程序上限制档案管理员工作的随意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核机制的不健全，有些基层派出所对档案管理系统往往是谁会用，谁用的好，谁就多干事，一旦出错还要受到批评埋怨，不会用，不愿用就一边看，不受累，还不承担责任，这样严重挫伤了大家参与档案信息化管理的积极性，也不利于档案信息化应用的提高 2、存在“不会用”的问题。近年来，档案员计算机操作水平虽然有了普遍的提高，但相当一部分人信息化应用水平还比较低，难以适应信息化管理的需要。一是素质不高“不会用”。多数公安机关档案员专业不对口，有的是半路出家，有的档案员刚学会立卷归档的基础知识，就被调整岗位。知识结构趋于单一化，能够熟练操作计算机，灵活使用档案管理软件和胜任文档的存储、编辑、检索、利用工作的“复合型”人才不多，这就影响了公安机关档案信息化管理水平的整体提升。二是培训不力“不会用”。近年来，公安机关档案员业务培训多采取集中培训的方式，计算机操作基本技能培训多，专业应用技能培训少;档案信息录入采集讲的多，学习信息化管理知识少;警综平台使用知识多，档案管理平台应用培训少。由此导致大部分档案员应用技能还停留在浏览、查询、录入，融入文字、图像、动画等多种形成于一体的编研成果几乎没有 3、存在“不能用”的问题。公安部的“金盾工程”对基层信息化建设投入很大，但对档案信息化投入较少。目前，多数基层派出所的档案信息化管理设备仍相对匮乏和落后。一是设备落后“不能用”。个别档案室电脑性能差，没有扫描仪、刻录机、防磁柜，装备不能满足日常工作应用需求，有的单位缺乏对档案管理工作必要的硬件投入。基层单位的文书、业务档案还没有按要求实行信息化管理，文书档案文件数据、电子文件和纸质载体还不能做到同步归档。二是权限不够“不能用”。许多系统大多采用数字证书登录，由于证书应用权限是按职务、职级设置的，造成实际工作中，最需要应用信息资源的档案员应用权限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用 4、存在“用不好”的问题。缺乏健全、规范的管理流程，使得公安机关档案信息化管理不能收到应有的和最佳的实践效能。一是投入少。个别档案信息化管理是为了应付上级检查，没有认识到公安档案管理在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入大量的人力、物力、财力不出成绩，是得不偿失的徒劳，是“赔钱的买卖”，存在“说起来重要，做起来次要，真干起来不要”的现象。二是研判少。大多数单位编研成果只是对原始的材料进行简单的汇总，片面的追求数量，忽视了在编辑基础上加以研究分析，编研成果往往质量不高，过于简单化，档案员的工作只限于在网上浏览各种网页和简单的业务查询，利用各系统进行数据关联比对，对各类犯罪信息的筛选比对不够，难以充分发挥编研成果的参考作用和辅助决策的作用。三是用得少。有的单位只注重文书档案的收集管理，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为侦查破案寻找线索，为治安管理提供服务，不会用信息化手段来提高工作效率，降低工作成本，因此造成档案信息资源闲置 二、加强公安机关信息化管理的几点浅见 加强档案信息化管理，必须紧密结合公安工作实际，找准结合点，切入点和着力点，从警务运作、公安执法、到队伍管理，将信息化应用深入到公安档案管理工作中 1、转变观念，变“不愿用”为“主动用”。一是要强化正面引导。充分利用会议、培训