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如何在企业信息化进程中做好档案现代化管理工作 　　随着信息化手段的发展和提高，CAD、Pro-E、CAPP、PDM、ERP、OA等二维、三维辅助设计手段和管理软件、办公软件在企业得到广泛应用，以各类数据为主的电子档案呈爆炸性增加趋势，基于产品全生命周期管理模型，对企业各类数据和过程的管理正趋于统一应用的一体化管理模式。传统档案管理的经验和方式，已经不能满足现代化企业档案管理的需要。那么，企业的档案部门如何适应这一变化，做好档案现代化管理工作，今天主要就这样一个课题和各位档案界的同仁进行探讨 一、在档案现代化管理体系的建立上，要“实施紧跟战略，力争同步发展” 档案现代化管理需要良好的环境条件。环境条件主要包括：企业效益情况、企业整体信息化发展水平、企业领导和业务人员的档案意识、档案人员现代化手段的管理应用能力和水平等 目前，国内企业档案管理现代化手段普遍落后于技术、工程、管理等部门，多数企业还没有实现OA、CAD辅助设计等产生的电子文档的接收、保管，大量应当归档保存的电子格式的档案信息没有得到很好的保管，造成大量的原始电子档案信息丢失;另一方面，档案部门又要花费大量的时间和精力、财力，进行现有纸质文档的电子化转换。因此，解决已有电子档案信息的归档，是档案现代化管理工作的首要任务 实施紧跟战略，力争同步发展，就是要为档案部门创造良好的现代化管理环境 要提高各类人员的电子档案归档意识。让业务人员明白，归档是企业财富的积累，是为利用档案奠定基础。做好文件资料的归档，功在当代、利在千秋，于国家、于企业、于业务人员本身，百利而无一害，今天是档案的归档者，明天就可能成为档案的利用者，克服归档时越简单越好，归档内容越少越好，利用时档案内容越丰富越好的错误心理 要为档案部门添置必要的档案现代化管理设备。要想接收、保管和有效利用电子档案，就必须具备相应的软硬件设备和条件，巧妇难为无米之炊，如果档案部门连计算机这样简单地存储、阅读手段都没有，如何进行电子档案的管理和利用 企业在进行现代化办公规划时，一定要把档案现代化一同规划发展。我们在公司实施企业信息化过程中，统筹规划档案管理现代化软件、硬件、加工服务费用，选用清华紫光成熟的数字化档案管理系统，委托专业化数字化加工团队，开展数字化档案馆建设;在OA（办公）、PDM（产品数据管理）系统、ERP（企业资源计划）系统实施过程中，档案部门主动参与前期策划和流程制定，把档案法规、制度的要求和流程融入系统规则中，靠系统控制归档的及时性、准确性、完整性，最大限度地降低人为因素的影响，收到事半功倍的效果 要建立完善必要的工作制度，并且通过有效控制手段使制度得以落实。笔者所在的唐山轨道客车有限责任公司（以下简称“唐车公司”），在公司制度中规定设备和基建工程开箱、验收必须通知档案人员参加，对档案资料进行验收，电子档案必须与纸质档案同步归档，业务部门在办理付款、转固时，在转固申请单上专门设置了档案验收意见一栏，必须有档案部门对档案资料齐全完整确认后，财务部门才能受理，有效地解决了归档难的问题 要提高档案人员档案信息化管理专业素质水平。加强档案管理人员的教育培训，与时俱进，不断提高自身素质和现代化管理能力、水平，必要时可以引进工程技术人员从事档案现代化管理工作。唐车公司应用PDM、ERP等现代化管理系统以后，档案部门的职责和工作内容也随之发生变化，设计工艺人员在系统内部完成图纸、工艺文件等设计，更改也必须在系统内部起草通知，对系统图纸更新后正式发布，由档案人员负责打印底图归档和提供生产过程用图，这样就保证系统图纸、馆藏底图、生产现场蓝图的一致性。但同时对档案人员的素质要求也更高了，过去设计人员打印好图纸，按结构部位整理好办理移交，现在不仅档案人员进行图纸整理排序，还要到系统中完成下载打印，必须能够熟练使用CAD软件，必须懂得机械制图知识。目前，公司档案人员中有2名同志列入工程系列，享受工程技术人员工资待遇。实施数字化档案馆建设工程中，为适应工作需要，公司还专门为档案馆招聘了一名计算机科学与技术专业本科生 总之，无论从制度建设、人员培训培养，还是软件应用、硬件设施投入上，都要力求与业务部门协调、配套，融为一体，紧跟企业发展步伐 二.在档案现代化管理方法与技术路线上，“要以主动争主动，充分利用成熟成果，借船出海、借鸡生蛋” 除了通过传统归档程序，及时完整接收以外来电子文件、程序为主的电子档案，我们更应该把电子档案归档的关注点放在企业内部正在形成的各类电子信息上 档案部门在战术上，要以主动争主动，充分利用现代化档案管理的成熟软件成果，借船出海、借鸡生蛋。要借助专业公司、工程技术人员、信息部门技术力量，为档案管理所用，走联合开发、联合受益之路。因为，档案信息是在业务部门工作