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医院研究生档案管理探究 　　摘 要：本文结合上海市某三级甲等专科医院研究生档案管理的经验和实践，通过剖析医院研究生档案管理中存在的部分问题，进一步从制度建设、前端控制、人才素质提升等方面提出了具体管理对策，对医院研究生档案管理做深入探究 关键词：医院研究生档案；档案管理；前端控制 1 加强医院研究生档案管理的意义 1.1 加强医院研究生档案管理，为提高医院的教学质量和水平打下扎实基础。医院研究生档案记录了研究生从进入医院实习到毕业离院全过程的实习活动情况，是医院研究生教育活动的直接反映，对其进行管理，是监督和提升医院研究生教育质量和水平的重要环节。研究生档案管理的水平也代表着医院在临床教学管理、教学过程和教学质量监控的流程质量[1]。做好研究生档案管理，能进一步提高医院的教学质量和水平 1.2 加强医院研究生档案管理，进一步为增强医院的科研水平助力。医学研究生在医院实习期间从事的研究活动是医院科研活动的重要组成部分，在这些活动中所形成的实验记录、研究材料等是医院科研档案的一部分。对这些档案加强管理，有利于为医院保留完整的科研活动记录，为以后的科研活动积累知识资源，从而提升医院的科研水平 1.3 加强医院研究生档案管理，有利于提升医院师资队伍整体素质。医院临床教师素质的高低是保证驻点教学医院临床教学质量的师资队伍质量的关键。做好研究生档案管理工作，不仅可以提高导师的学术水平和教学质量，也有利于提高医院整体师资队伍的水平。另外，严格的研究生档案管理，能原始、准确、客观地记载研究生在医院实习期间的表现[2]，导师对于研究生研究材料的审核与认可，不仅仅是研究生自身的考核，也是为导师的考核晋升提供了重要的参考依据 2 医院研究生档案管理现状分析 上海市某三级甲等专科医院档案室于1998年通过“国家二级”档案验收，在医院的发展和建设中发挥着重要的作用。然而，在研究生档案管理方面仍有不完善之处，具体表现为以下几点： 2.1 医院研究生档案管理较分散，档案资源整体统一性不高。医院研究生档案管理具有分散性和复杂性等特点，业内缺乏严格界定研究生档案收集范围的统一标准，各家医院在研究生档案收集方面具有较大自主性，在研究生档案未受重视前，部分工作人员也存在懈怠的现象，未能及时督促研究生及时上交档案，存在研究生离院后仍然未收集完整等现象，造成研究生档案的收集效率不高，信息资源缺乏整合性，不利于有序管理 2.2 医院研究生档案利用率不高，尚未采取信息化管理方式。医院研究生档案管理工作存在“重管轻用”的现象，对研究生档案的管理注重整理与归档工作，对如何利用和开发这些档案资源还未深入研究。另外，近年来，各大医院在信息化建设中投入众多人力、物力，成为了医院管理工作的重要载体，但是目前市场上尚未出现针对研究生档案资源管理的相关专用软件的开发与应用，导致当前研究生档案信息的检索仍然停留在手工检索阶段，影响了查询效率，一定程度上阻碍了对档案资源的深层开发和利用 2.3 档案管理人员专业知识有限，缺少专业化的统一培训。医院相关科室均配备一名档案员从事研究生档案的收集、整理等工作，但是除了医院档案管理员为专职外，科室档案员均为兼职档案员，缺乏专业的档案知识。由于近年来医院业务量的剧增，兼职档案员的培训受忽视，培训力度不大，这些都不利于医院档案管理人员队伍的建设 3 加强医院研究生档案管理工作的优化措施 3.1 建立健全规范化的研究生档案管理制度。医院在实际工作中遵循研究生档案的形成规律和特点，对研究生档案的收集、归档、保管、利用服务等内容进行综合考虑，在医院现有的制度基础上，进一步注重健全研究生档案管理制度的科学规范。通过健全制度对医院研究生档案的收集、归档范围、保存期限、保管条件、利用服务等方面作出进一步的明确，出台具体的实施细则，统合全院资源对研究生档案工作和研究生档案进行总体规划，规范研究生档案工作程序，确保医院研究生档案工作有章可循。另外，为了更好管理研究生档案，医院还建立了一套监督与检查机制，如定期组织院内、院外专家对医院的研究生档案进行抽查；对资料管理部门提前进行预立卷的指导与抽查；加强对研究生的课题档案进行中期审查等等 3.2 在研究生档案管理工作中引入“前端控制”的模式。“前端控制”原理是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对档案文件从生成到归档的整个过程进行统一规划要求，对文件和档案进行预先鉴定、过程监控等干预措施，对业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效的监督，从而实现对档案文件的超前控制和全程管理。某三级甲等专科医院运用“前端控制”模式，在研究生档案管理工作中做了以下几个方面的改进：其一，在研究生入院实习时，对新生进行档案知识讲座，宣传档案的重要性和归档的意义，培养和增强档案意