电子公文承办人操作手册-道明中学.doc

道明中學公文管理系統 操作手冊 95.08.01 目 錄 壹、電子化公文承辦人三大操作流程 __ 有附件引入 2 貳、結案存查 3 參、創稿作業 __ 有附件引入 4 肆、承辦函復 __ 有附件引入 5 伍、電子公文輸入說明 7 壹、電子化公文承辦人三大操作流程 __ 可附件引入 貳、結案存查 公文陳核後再繼續下列結案流程 →承辦作業→案件狀態→ V 承辦→確定→點選公文→ 經辦事項（或按滑鼠右鍵）→結案→確定→決行層次 1 →確定→離開(或繼續下一筆公文)→取消→ 歸檔作業→歸檔→點選公文→按 ＞(或 ) →歸檔→道明中學→確定→離開→×(右上角)→結束公文系統 xxxxxxxxx ：代表上方一排的功能列，如下圖紅線所示 ＊＊離開座位一定要結束公文系統＊＊ 參、創稿作業: 用 創簽 / 稿 製作函稿 1.→創簽/稿→登錄→(分別將主旨.說明.保存年限.署名「校長：宋○○」….等欄補實)→登錄(此時字號欄會出現處室創稿的紅色流水號，請寫在公文右下角)→受文者(填妥正、副本再按＋)→登錄→列印（並在word另存新檔做備份；並結束word）→離開→×(右上角) →結束公文系統 （）2.→承辦作業→案件狀態→V承辦→確定→點選公文（若要加附件：按右鍵→送繕打→附件）→稿轉函→確認發文機關（道明中學）及署名(校長：宋弘茂) →列印 (此正式函要印出並附在函稿之後給文書組長) (在word中另存新檔做備份;並結束word) 經辦事項→送發文→送道明中學→確定→離開→取消→×(右上角) →結束公文系統 若校長修改函稿時: 查詢創簽 /稿日期後，做修改函稿 1.先進入 → 查詢作業 →創簽/稿日期或創/簽稿文號 →輸入查詢範圍 →點選欲修改公文 →修改(修改校長更改的部分) →確認 →列印（校對） (在word中另存新檔做備份;並結束word)→離開→離開 →離開 →×(右上角) 2. 再操作【若校長無修改函稿時】步驟，即完成。 ＊＊離開座位一定要結束公文系統＊＊ 肆、承辦函復：用覆文製作函稿 1→承辦作業→案件狀態→V承辦→確定→點選公文經辦事項→送繕打→（附件1.若來函有附件：點選附件→移出或刪除或2.要夾帶附件） →覆文 →詳細填入主旨、說明…擬辦方式、署名「校長：宋○○」、決行層次「1」、保存年限、發文機關名稱（道明中學）…等 →登錄 →受文者（填妥正、副本再按 +，再按登錄） →列印 （印出函稿承給首長）（在word中另存新檔做備份;並結束word） 91.7.15高市教六字第0910022292號函函示： 本市自91.7.1起全面實施單軌公文電子交換作業。 各校除附件為書刊、憑證、支票、工程曬圖等無法隨文傳輸或張貼於網站供下載者，得以紙本發文外，其餘公文均應以電子交換，倘未依規範發文，仍送紙本至本局將以退文方式處理。 91.7.26高市教六字第0910023649號函函示： 歸檔公文附件逾二頁以上，承辦人應蓋騎縫章或職名章，未蓋者退回承辦人補蓋。 四、紙張設定：1.正式公文：函、稿（A4紙直式橫印，由左而右） 2.附件、計畫、法規、資料等（A4紙，直式橫印） 五、如何進入公文管理系統： 按 電子公文 2下 → 輸入使用者編號： 自己代碼 →使用者密碼：自己密碼→確定。（確認作業單位及人員名稱是否正確） 六、＊＊繕打◆創稿作業◆承辦函復，各欄位： 1.「主旨」、「說明」欄：請用「全形」輸入，符號表在畫面右側。 2.附 件：（1）創 稿：承辦作業 →案件狀態 →V承辦 →確定 →點選公文按右鍵 →送繕打 →附件 →新增 →點選附件資料 →開啟舊檔 →新增 →離開。 （2）函復稿：附件引入 →新增 →點選附件資料 →開啟舊檔 →新增→離開。 （3）引用來文作為附件的方法： 承辦人在承會辦作業(V案件狀態(點選該文(按「內容」鍵 ↓按「引用來文帶附件」鍵 ↓按「是」(離開 3.受 文 者：（1）「受文機關」欄 加入電子公文傳輸系統 例如「高雄市政府教育局」先輸入「高雄市政府教」再點選。 ◆發文方式：選【電子發文】 未加入電子公文傳輸系統 直接在『正本』、『副本』欄輸入。 ◆發文方式：選【一般發文】 （2）創 稿：填妥正、副本再按 ＋ （3）函復稿：機關類別（普通機關） → 發文本別（正本或副本） →受文機關名稱 【輸入受文者的簡稱（如高雄市政府教），再按▼下拉、點選全名（高雄市政府教育局）。※若找不到受文機關名稱，直接在『正本』、『副本』中輸入】