Excel与Access应用与区别(分享).pptx

Excel与Access应用与区别 01.Excel与Access的应用 Excel和Access的特点？ Excel：属于关系表，简单易用，好操作 上手容易、格式多样、数据展示是强项，小规模数据就用Excel 。 Access：属于小型数据库，易于存储大量数据。 上手慢、维护难度低、数据存储与整理强项，大规模数据就用Access 。 02.Excel与Access的区别 Excel与Access的区别？ 有些人在Excel中摸爬滚打很长时间后，发现Excel已经不能满足他们大量数据和复杂数据出的需要，升级到Access 是他们必然的选择。但是，在进入Access的大门后，会发现Access以令人困惑的完全不同的方式呈现在他们面前。他们熟悉的Excel数据处理的方法，表设计的思路在Access中完全行不通了，甚至成为学习掌握Access的绊脚石。 Excel和Access两者在功能上相同之处就是数据处理。 两者处理数据的理念不同（难理解），这里暂不介绍。 1.对象不同 Excel只有一种对象：Sheet（工作表）。 Excel一个工作簿中可以有多个工作表，工作表之间基本是相互独立，没有关联性或者有很弱的关联性。 Acesss（2003）有七种对象：表、查询、窗体、报表、宏、模块和数据页。 Access在各种对象之间不是独立的，是存在着关联性。一种对象的多个子对象，例如各个表之间、查询之间、窗体之间、报表之间也存在关联性。这种关联性造就了Access强大处理能力。 2.使用方式不同 Excel是一种自由的，表之间的关联性任意的。 可以把Excel处理数据的方式比作一个小公司的管理。一个小公司的管理模式是不能直接套用到大公司的管理上。所以Excel表必须按照规范模式改造，才能在Access中使用并完成预想的任务。 Access在处理大量数据上是比Excel具有更强的能力。 可以把Access处理数据的方式比作一个大公司的管理。使用Access完成数据处理的任务，在实现起来要比Excel复杂很多。这种复杂性的回报就是更强的能力。Access是一种规范的，各个对象之间存在严格的关联。这个规范性和关联性都是Access强大数据处理功能的基础。因此在设计表过程中，必须遵守这种规范性。 3. Access表和Excel表 从外观上看Access与Excel表似乎相同，实际上两者有很大的。 1.主题： 对于一个主题Access只有一个表，而Excel可以有多个表。例如工资表，在很多财务人员使用Excel是月创建工资表，例如1月工资、2月工资，…。而Access则所有的工资部分月份都放在一个表。 2.多表关系： Access表各个表间存在严格的关联。Excel表各个表间的关系随意。 3. Access表和Excel表 3.数据计算： Excel表中单元格中可以存储数据，也可以存储公式，可以进行计算。Access表只能存储数据，不能存储公式，没有计算功能。Excel这种计算能力，使得Excel具有灵活的强大的计算能力（但计算能力受到数据量大小的限制）。Access计算功能是由查询和程序来完成的。Access的特点正好发挥计算能力的强大作用。 4.数据容量： Excel表处理数据的容量有限，数据量大时速度较慢；Access表可以存储2GB数据。 3. Access表和Excel表 5.索引： Access表有索引，Excel表没有索引。索引使得Access在查找筛选数据时，具有Excel不可比拟的速度。 6.数据类型： Access表设计时首先定义数据类型，Excel表没有这样的要求。 7.数据格式： Excel表中每个单元格都可以定义自己的格式。Access表每一列的数据格式一致。数据格式显示特性由窗体和报表实现。 8.其他差异： 数据筛选、排序等方面在实现起来有很大的差别。 03.Excel使用技巧及经典案例 1. Excel表格的基本操作 技巧1、单元格内强制换行 技巧2、锁定标题行 技巧3、打印标题行 技巧4、查找重复值 技巧5、删除重复值 技巧6、快速输入对号√ 技巧7、万元显示 技巧8、隐藏0值 技巧9、隐藏单元格所有值 技巧10、单元格中输入00001 1. Excel表格的基本操作 技巧11、按月填充日期 技巧12、合并多个单元格内容 技巧13、防止重复录入 技巧14、公式转数值 技巧15、小数变整数 技巧16、快速插入多行 技巧17、两列互换 技巧18、批量设置求和公式 技巧19、同时查看一个excel文件的两个工作表