书面沟通的基本模式.ppt

书面沟通的基本形式 备忘录 电子邮件 信函 建议书 报告 摘要 商务谈判备忘录 催款函 求职信 XX经理： 您好！ 我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位。我很高兴地在招聘网站得知你们的招聘广告，并一直期望能有机会加盟贵公司。 两年前我毕业于首都经济贸易大学国际贸易专业，在校期间学到了许多专业知识，如国际贸易，国际贸易实务，国际商务谈判，国际贸易法，外经贸英语等课程。毕业后，就职于一家外贸公司，从事市场助理工作，主要是协助经理制定工作计划、一些外联工作、以及文件、档案的管理工作。本人具备一定的管理和策划能力，熟悉各种办公软件的操作，英语熟练，略懂日语。我深信可以胜任贵公司经理助理之职。 个人简历及相关材料一并附上，希望您能感到我是该职位的有力竞争者，并希望能尽快收到面试通知，我的联系电话：139********　 感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求！ 此致敬礼！ 您真诚的朋友： XXXX年X月X月  辞职信 公司人事部： 　　我因为要去美国留学，故需辞去现在的工作，请上级领导批准。 　　公司的企业文化感化了我，我对公司是深有感情的。我留学归来之 后，仍愿意回公司就职。 　　感谢公司领导和同事在工作中对我的关心和支持，并祝公司兴隆。　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　市场部 张三丰　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　X年X月X日 回复投诉函 邀请函 报告的基本结构： 标题 概要 目录 主体部分(正文) 结论和建议 报告的特点如下： ◇ 报告是较正式的沟通方式。 ◇ 报告能够传递复杂的信息。 ◇ 报告对文件作永久的记录。 ◇ 报告有助于商务决策的选择。 ◇ 报告中可以使用图表等视觉辅助方法，使信息更清楚、更生动、更有趣。 但是，报告需要事前的周密计划和准备，需花费时间和精力。 有效书面沟通的标准 清晰(Clear) 完整(Complete) 准确(Correct) 简洁(Concise) 树立良好信誉 建立友善关系 商业信函中的使用 Written Communication书面沟通 Presentation of Business Documents 商业通讯文件的样式 商业通讯文件的范围 Business Letters 商业书信 Memorandum 备忘录 Fax Messages 传真 E-mail 电子邮件 商业书信组成部分 1. Letterhead 信头 2. Reference 参考 3. Date 日期 4. Inside name address 收件人姓名及地址 5. Salutation 称谓 6. Heading 标题 商业书信组成部分 7. Body of letter 信文 8. Complimentary close 结尾问候 9. Name of sender 寄件人姓名 10. Sender’s designation 寄件人头衔 11. Enclosures 附件 12. Copy 副本 Letterhead 信头 信纸质量象征着公司的质量 信头通常包含： 1. 商标 2. 公司名称 3. 地址 4. 联络号码 5. 办公室登记处和号码 Reference 参考 过去以”Our ref” 或 “Your ref”表示 以姓名的首字排列： 写信人/打字者/档案编号或部门代号 范例： GBD/ST GBD/st/Per1 GBD/ST/134 Date 日期 英式写法为日-月-年 范例：12 July 2005 美式写法为月-日-年 范例：July 12, 2005 中式写法为年-月-日 范例：X年七月十二日 Inside Name Address收件人姓名和地址 将以下数据分行并按顺序写出： 收件人全名及称谓 头衔 公司名称 地址 范例： Mr James Leighton General Manager Leighton Engineering Co Ltd 12 Bracken Hill Manchester M60 8AS United Kingdom Salutation 称谓 已知收件人姓名时： Dear Mr Leighton Dear Douglas 收件地址为一个机构时： Dear Sirs 不知收件人的姓名时： Dear Sir or Madam Heading 标题 说明信件的主旨 通常全为大写字母 范例： Dear Mrs Jackson INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 OCTOBER 2005 Body of Letter 信文 段落之间须空一行 (double space) 行与行之间则不空行 (