2011001客户往来账核对管理规定(2011[1].3.23).docVIP

圣为控股 沪圣集企字〔2011〕03001号 签发人： 应收款项核对管理规定 目的：为保证各区域公司与客户往来账务记录的完整、准确，加强应收账款的管理，使公司的信用政策得到很好的执行，特制定本规定。 定义：本规定中所指“应收款项”是指因正常发货所产生“应收账款”及“应收商业承兑票据”；鉴于可能发生已发货未开票事项，若SAP系统该项内容较大（大于等于1万元），则应将已发货未开票部分单独反映。 范围： 适用范围：本规定适用圣为集团各区域公司财务部及业务部门。 发布范围：圣为集团各中心、各部门；各区域公司。 定期与客户往来账务的核对 往来账务的核对时间： 对于月末余额大于或等于30万元的客户，每月均需寄发对账函；即使原先连续多月余额未达30万元，一旦当月余额达到30万元，则在当月亦应寄发对账函； 对于月末余额在10万元与30万元之间的客户，每隔2个月寄发对账函； 对于月末余额小于10万元（不含）的客户，每隔3个月寄发对账函。 客户选取原则： 重要性水平：各公司每月末只对余额超过1万以上（含1万）的发出对账函；对于余额低于1万元以下（不含）的客户，如果发货及收款均正常，则可每6个月寄一次对账函； 对于在发对账函之前，期末余额已经全额收回的，不必再寄发对账函，期后收款可作为对账确认依据； 对于已经发过对账函后且已收到客户书面确认函的，连续3个月无发货及收款的客户，可不予重发询证函，财务部应将此类客户提交总部财务中心，由总部财务中心转发至业务部门、信控部门及法务部门。 往来账务核对的作业流程： 于每月末，由各公司财务部根据上述寄发对账函选取原则填写“往来对账确认函”后加盖公司财务专用章，于每月5日（遇双休日或节假日顺延）之前将对账函发给客户； 若于月末SAP系统反映已发货未开票部分金额较大（1万元以上），则对账函上应同时反映该部分金额，并要求业务人员确认后寄发对账函（传真）（相应时间可以推后2日，其他日期相应顺延）； 对账方式： 对于所有对账函，财务部应先通过传真与客户财务部或指定的对账联系人对账，请客户尽快传真至各公司财务部，发完后并电话确认，同时做好书面记录工作； 对于金额小于5万元（不含）的对账函，财务部可以客户回复的加盖公司公章或财务专用章的对账函传真件作为依据； 对于金额超过5万元（含）的对账函，财务部除取得传真件外，应同时要求客户将加盖客户公章或财务专用章的对账函原件邮寄或让业务人员带回公司财务部； 对于某些客户不愿接受传真对账方式的，如财务部在劝说客户接受传真无效情况下，可通过将对账函原件邮寄或让业务人员携带方式与客户对账（每月5之前），业务人员与财务人员与应共同跟踪完成对账工作。 财务部发出往来对账确认函后，应及时电话与客户财务部或指定的对账联系人对账，并根据与客户对账情况客户进行分类： 客户能够很好配合对账，并且双方余额核对一致或者虽然有差异可以找出差异原因的； 客户财务部人员或对账联系人对我方不予理睬、客户财务部人员难以找到或沟通的； 客户账面余额与我方余额有较大差异且难以解释清楚的。 对以上第2）和第3）种情况，财务部必须在每月12日之前将结果反馈至各相关业务人员，由业务人员协调解决。 业务人员在每月12日收到财务部的对账结果后， 对于余额在10万元以下应收款项，业务人员应负责将往来款项核对清楚并将加盖客户公章或财务专用章的对账函反馈给财务部； 对于余额在10万以上应收款项，业务人员应配合财务部完成以后的对账工作，业务部门应在每月22日之前将最终对账结果交给财务部，各公司财务部应于22日之前将最终对账结果汇总整理并上报至总部财务中心。 责任与处罚 财务部门的责任 如财务部未能及时寄发对账函，未能及时与客户电话沟通对账事宜造成对账工作未能及时完成的，由总部财务中心对其考核。 业务部门的责任 由于业务人员对财务部门转交的对账函拒绝签收或不及时签收的（每月7日之前），由分公司财务经理如实将结果填写在“往来账务核对明细表”中并上报财务总心，由财务中心转交总部销售中心，由总部销售中心解决； 业务人员对财务部要求配合对账的客户对账函不予理睬或仅仅敷衍执行以致对账工作无法或未能按期（每月22日）完成的，由分公司财务部将对账结果上报至总部财务中心，由总部财务中心转交总部销售中心，由总部销售中心解决； 业务人员对于金额5万元以上没有取得对账函原件的，由财务部上报至财务中心，并由财务中心转交给销售中心，由总部销售中心解决。 总部财务中心每月将对账结果汇总给人事部，由人事部根据回函份数，对相关业务人员处于每份200元罚款，财务部负责具体执行。 本制度由集团财务中心制定，解释权归集团财务中心。 本制度自2011年 4 月 1 日起施行。 主题词: 应收帐款核对管理规定 主 送: 全体员工