九、会议组织技能训练.docVIP

会议组织技能训练 目的 确认哪些因素使会议有效或无效二、确认有效组织会议的行为类型和观念三、掌握如何使会议更有效的技能  会议工作调查表 在这部分，要求你回忆你及组织的其他人如何组织会议，并把结果记录在下面两个项目下：一、 你是如何组织会议的。 二、其他人是如何组织会议的。 什么原因致使会议无效 一、 没有搞清会议的真正目的二、使简单的问题复杂化三、持续时间太长四、 发言者过于健谈五、 拖延决定和行动] 使会议成为有效的因素 一、 预先清楚会议的目的二、与会者做好会议准备三、问题、议程和时间不因情景而变四、 限制集思广议的范围是必要的五、 根据要讨论的问题限制出席的人数六、 手头要掌握全部有关信息七、 掌握会议的精髓八、 决策的制定和行动方案的制定要恰如其分 有效的会议需要 一、 群体的沟通二、提高讨论的质量三、为讨论提供一个结构性清单四、 建立团队意识 组织会议的工作 ?在许多组织中，会议受挫是件很普通的事。通常，人们花费许多时间空谈，而不是讨论应如何做。 在会议中，你的角色是变化的。有时你是作为会议的组织者、召集人或会议主席；也有时你作为一个别人主持会议的参加者。然而，不管是哪种情况，你对会议的有效性都负有责任，而不应浪费自己和别人的时间。 管理者经常这样指责会议： 1． 没有真正的目标。 2． 使简单的问题复杂化。 3． 持续的时间过长。 4． 发言者过于健谈。 5． 拖延决定和行动。 这些指责并非没有道理。如果我们能考虑以下几个方面，会议是能取得成功的。 1． 预先弄清会议的目的。 2． 与会者事先作好会议准备。 3． 议题、议程和时间不因情景而变。 4． 有必要对集思广议给予一定的限制。 5． 根据要讨论的问题对与会人员做一定的限制。 6． 与会者手上要掌握全部有关信息。 7． 把握会议的精髓。 8． 决策和行动方案的制定要恰如其分。 要使会议变得有效，应注意： 1． 群体的沟通。 2． 提高讨论的质量。 3． 为讨论提供一个结构性的清单。 4． 建立团队意识。 会议工作评价表 ?这部分训练的目的在于给你一个评价的机会，即依据你所参加有效会议的经验，考虑哪些因素致使会议有效，而又有哪些因素致使会议无效。同时，你还要根据你作为一个会议的组织者、主持者或会议主席时，对会议所起的作用，或是仅仅作为一个参加者时对会议所做的贡献。 在这张表的第一部分，你需要评价两个会议，一个是你认为有效的，一个是无效的。你要考虑两类问题，一类是什么因素影响了这两个会议有效或无效，第二类是在这两次会议中，你和其他的人对会议的有效或无效扮演了什么样的角色。 在这张表的第二部分，你要与小组的其他成员分享你在会议工作中的经验和感受。 第一部分 独立地考虑并完成表中的每个项目，并写下你的分析结果。你所写的应当是真实可信的，而且也是在第二部分讨论中希望与你同伴所分享的。 1． 回忆你最近所参加的会议，选择一个你认为是有效的会议。在评价表中第一栏，简要描述该会议的目的。 2． 在评价表的第二栏中，你要列出你觉得致使会议成功的因素。 3． 在评价表的第三栏中，你简要描述为使该会议成功，你和你的同事做了哪些贡献。 4． 在评价表的第四栏中，描述该会议的结果。这一结果可能是一项决策、解决争议或开始一个行动等。5． 现在你回忆一个特别不成功的会议。在评价表第一栏中简要描述你或其他人所确认的会议目的。 6． 在评价表的第二栏中，列举出你认为致使会议无效的因素。 7． 在评价表的第三栏中，说说你和你的同事在这一不成功的会议中所做的贡献。 8． 在评价的最后一栏里，记述会议的结果（如果有的话）。 有效会议评价表 ?会议的目的：? 致使会议成功的因素：? 你和你的同事在使会议成功中所做的贡献：? 会议的主要结果：? 其他想说明的问题： 无效会议评价表 ?会议的目的：? 致使会议成功的因素： 你和你的同事在使会议成功中所做的贡献：? 会议的主要结果： 其他想说明的问题： 　 第二部分 根据下面的要求进行小组讨论，与你的同伴分享你认为有确实根据的信息。 翻阅评价表第二栏，看看所列出的影响因素，对于有效会议和无效会议哪些因素是相同的。把它们写下来，并根据你的经验补充你认为应包括而在评价表中没有列出的因素。 二、翻阅评价表第三栏，列出在有效会议和无效会议中有贡献的行为和态度类型。并根据你的经验补充你认为致使会议有效或无效的行为和态度。 三、考虑第四栏（会议的结果），哪些结果象预期的那样获得成功，或者用其他的方法更好些？ 如何组织会议工作 ?下面这些要点会帮助你主持的会议更为有效。 一、 会前准备 1． 确定会议是否必要。能否通过其他方式使会