怎样做办公室主任和秘书.docVIP

怎样做办公室主任和秘书 一、办公室主任的职能 办公室主任直接隶属于单位一把手，是领导的参谋和助手，其指导思想应是：为直接领导服务，为有关的各级领导服务，为客户服务，其工作的基本原则是：准确、迅速、保密。 办公室主任的主要职能是： 办文：起草各种文件，做好文秘处理； 办事：办理会务、处理事务，安排领导的公务活动，搞好接待、信访、催办、查办，安排后勤生活和领导交给的其他工作； 当好参谋助手。配合领导决策开展调研、信息分析，提供有价值的建议，经常搜集汇总各方面情况，搞好信息反馈，为领导筛选文件、资料，提供参考使用，为领导办文、办事、办会提供预案。 二、办公室主任及其所属工作人员工作中的九个注意 1、注意明确部门的职责、权限和人员的分工及岗位职责； 2、注意科学地安排各项工作秩序； 3、注意遵守保密纪律，守口如瓶； 4、注意加强各个环节工作之间的联系； 5、注意时效，保证各项工作按时有效的完成； 6、注意办文、办事，又出谋划策； 7、注意收发、传递信息，又给予处理信息； 8、注意既不断总结办事经验，又实行科学管理； 9、注意服从领导安排指挥，又积极主动服务。 三、秘书（内勤）职责 作为办公室秘书要做到“二个吃透”（上头意见和下头实际）、“四个勤快”（脑勤、手勤、笔勤、腿勤）、“五个善于”（思考研究、分析、综合、公关接待、协调各方、应急处置）。具体工作有十项： 文稿的草拟、缮写、打印、送达； 来客的登记、接待、引见； 信访的受理和答复； 会务的安排与会议记录； 企业大事的记载及资料、电文、文件、函件、档案的受理与提供； 人事聘用、任免、调动、奖惩手续的办理； 汇总考核、考勤、考绩情况； 保证企业档案的完整与安全； 负责企业印鉴的管理和正确使用； 根据领导意愿和指令，协助处理日常事务和交办工作。 四、拟文要求及办文、收文程序 1、拟文要求：符合法律法规、方针政策、情况完整、观点明确、条理清楚、层次分明、文字精练、引用准确、时间具体、用词准确、规范、书写清楚。 2、办文程序： 拟稿——审核——会签——复核——签发——编号——打印——装订——用印 收文程序： 签收——拆封——登记——拟办——分发——传阅——承办——催办——办复 五、办会要点 1、会议要素：名称、日期、时间、地点、主持人、规模（参加范围）、参加人、组织议程、活动安排、经费名称、开支办法、目的和指导思想、议题和议程、方式方法、文件、商 、最终结果。 2、会务工作的任务 （1）会前准备： 组织班子、处理会务、安排议题、提出议程、起草文件、打印装订、制作会议证件、组织活动、布置会场、安排座次发出会议通知准备食宿、安全保卫、车辆安排、接送代表等。 （2）会中活动： 签到分组、会议记录、文件发放、简报编发、组织讨论、安全保卫、生活医疗服务、新闻报导、文娱活动。 （3）会后服务： 会议纪要、文件清退、立卷归档、返程车、机、船票，会议总结，会议决议执行情况，会议信息反馈、研究。 六、印鉴管理制度 1、单位行政印章由办公室秘书管理，法人印章由出纳管理，财务印章由会计管理，部门负责人、主管名章由本人自行管理或内勤管理，专用章由部门负责人或内勤管理； 2、严格用印制度，凡单位呈报上级和平行单位的重要行文及单位对所属职能部门发布的指令、通知、批复等文件，经单位法人或主管领导在底稿上审批签字后，方可加盖单位印章； 3、属于工作计划、统计报表、财务预决算等上报或归档材料，可按常规加盖法人及主管名章。加盖名章，需有用印人签字，以备查考； 4、单位各部门对外联系业务，出具介绍信和职工探亲等由办公室用印出具证明； 5、凡是用印，原则上要有存根备查，特殊情况无存根用印，经主管领导批准，由办公室秘书用印，并做好登记手续，由批准人及秘书在登记本上签字； 6、单位所属各部门印章的制作、启用、作废，统一由办公室扎口承办，各部门无权私自改动； 7、下列情况，不予盖章： （1）审批手续不全，按规定应有领导签字而没有签字的； （2）公示文件不符合要求，不合规范，字迹不清，表达含糊，标点错误者； （3）有可能涉及法纪，影响本单位荣誉者； （4）非单位工作、业务事宜； （5）与本单位工作、业务无关的其他单位证明； （6）空白介绍信、空白信件、文件空白页。 七、文件档案管理规定 1、管理责任：文件档案管理由办公室秘书负责。部门文件材料由部门管理、需归档者，填报归档登记表，交办公室管理。凡文件的原件，由办公室秘书统一保管，避免灭失，部门业务需要只留复印件； 2、公文归档、立卷的要求：分类登记、按序排列，及时清理，定期归档，按 立卷，年终装订，制作索引，便于索查，保证档案的完整和安全。 3、归档的内容与范围： （1）政府及有关部门对本单位的指示、批文与批转的文件材料； （2）单位制定的重要文件、指示、决定、规章制度； （3）会议的