怎样按事由排列归档文件.doc

怎样按事由排列归档文件？ ?按事由排列归档文件主要有2种：即同一事由内归档文件的排列和不同事由间归档文件的排列。 ? 1、同一事由内归档文件的排列。可以按文件形成时间的先后顺序排列。例如，某单位领导拟出国考察，先要形成报上级批准的文件及有关个人的材料；然后依据上级的出国批件出行；回国后还要形成向上级汇报的书面考察报告等材料。以上过程中形成的所有文件只有一个“事由”，排列时，可以按文件形成时间的先后排列。 ? 2、不同事由之间归档文件的排列。（1）按照不同的小问题分别集中排列。如，某立档单位按年度——问题——保管期限分类，其中“人事工作类”之下的“长期”类目中，包含了“考核录用”、“调整工资”、“职称职务”、“离休退休”、“工作调动”等若干个小问题，每个小问题都至少是由一个以上具体的事由组成的。其中，“离休退休”这一小问题中涉及具体人员的文件有5件，每一件文件的内容都针对不同的离退休对象，因此，一件文件就是一个“事由”，5件文件就有5个“事由”，可以将事由相同的5个文件集中起来按时间顺序排列。其他的如“考核录用”、“职称职务”等小问题亦按此分别集中排列，且上述几个小问题尽可能或前或后地排列在一起。这种按“相同的集中，相近的靠拢”的排列方法，适合于手工管理归档文件且实行年终集中整档的立档单位。 （2）按不同事由形成时间的先后顺序排列。这种方法只要求将不同事由的文件，按其形成时间即办结时间的先后顺序排列，而不必考虑其他因素。如某立档单位按年度——机构——保管期限分类，其中“办公室”类下的“永久”类目中包含有以下文件：有本单位要求增加行政编制的报告（1件）及编委的批复（1件）、有年度工作总结（1件）、有启用本单位两个直属下级单位印章的通知（2件）、有年度工作计划（1件）、有本单位领导办公会议记录（1件）、有成立机构、撤销机构的请示与上级的批复（各3件，共6件）、有本单位干部职工花名册（l件），等等。以上文件可以分为10个“事由”，即增编报告与批复为一个事由，总结为一个事由，启用印章为二个事由，计划为一个事由，会议记录为一个事由，机构成立与撤销为三个事由，名册为一个事由。排列时，事由办结时间早的排在前，反之排在后。这种排列方法比较适合计算机条件下实行文件“随办随归”的立档单位。采用这种方法时，同一事由的归档文件应当在事由办完文件收集齐全完整后整理，以保证排列、编号后同一事由的文件能排在一起。因此，在“随办随归”整理归档文件时，整理人员要做到“先全的先整”，即先整理同一事由已经办结的文件；对尚未办结的同一事由的若干已收集到手的文件，不要“先来的先整”，而是持同一事由的全部文件到齐后再整理，使同一事由的文件在实体的排列和编号上保持紧密性和连续性。 无论是同一事由内归档文件的排列，还是不同事由问归档文件的排列，都应当把握好事由的灵活性。事由的灵活性与文件的随办随归、档案管理现代化程度、归档文件整理环节以及同一事由文件在办理过程中的时间长短、形成文件数量的多少等密切相关。如前所述，一个事由可分成若干个小事由，若干小事由又可以合并为一个大事由。在归档文件整理实践中，把握事由的大与小，与本单位是否实行随办随归的整理制度、归档文件整理的工作环节、计算机管理档案的程度有关，实际工作中要注意两点，一是如果立档单位实行随办随归的整理制度、归档文件由部门整理、实现了计算机管理档案，则可把事由分小一些，因为事由小便于随办随归，有利于业务部门整理，在检索时可依赖于计算机提高查全率；二是要将同一事由跨越时间过长的归档文件分为若干个小事由，将形成文件数量太多的同一事由归档文件分为若干个小事由。而对同一事由形成时间不长、数量不多的归档文件排列到一起。