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常用公文写作方法 (八) 正文的拟写
1.符合党的路线方针政策,国家的法律、法规及其他有关规定。
2.情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
3.根据所用文种的写作特点谋篇布局,遣词造句。
4.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后注明发文字号。如:根据((山西省会计函授学校关于2005年深化经济体制改革的意见》(函发[2005]9号),山西省会计函授学校制定了……。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年月日,最好不要用“去年”、“今年”、“明年”。
5.结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
6.应当使用国家法定计量单位。
7.文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
8.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
9.公文中常用易混易错词。
易混词:
上交——上缴,前者范围大,无强制性;后者范围小,有强
制性。
帐——账,前者指布帛帷帐;后者表示与钱财有关,如账户、挂账、呆账、台账。
其它——其他,法律法规和公文中统一用“其他”不用“其它”。
公布——发布——印发,法律、行政法规用“公布”;决定、命令用“发布”,规定、办法、通知用印发。不用“颁布”一词
截止——截至,“截止”是不及物动词,后面不能带宾语,用于时间之后;“截至”用于时间之前,如:截至2005年11月30日。
遵照——按照。“遵照”有遵奉依照之意,带有尊重色彩,后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等;“按照”是中性语,使用范围较广,通用于各种文体。“遵照”和“按照”在感情和使用范围上不一样,应有所区别。如“按照校领导的批示精神,我们就×××问题进行了认真研究”,这里的“按照”应改为“遵照”。
指示——批示。作名词时,“指示”是上级向下级发出的口头或书面意见,“批示”是上级对下级的请示等公文做出的书面指示。“指示”与“批示”不能混用,也不能并用。如“省函校正遵照厅领导的有关批示和指示精神……”将“指示”和“批示”并用,词义重复,应改为“省函校正遵照厅领导的有关指示精神……”。
各级函校部门——地方各级函校部门。“各级函校部门”包括省函校,若不包括省函校,应表述为“地方各级函校部门”。我校制发的公文,有些需向地方各级函校部门提要求,必须注意表述的准确性,否则,就可能出现前后矛盾的现象。如“各级函校部门要根据下发的((通知》要求,围绕省函校印发的《×××实施方案》所规定的主要环节开展工作”,这句话中的“各级函校部门”实际上是指“地方各级函校部门”,应加上“地方”两字。
月一月份。“月份”指某一个月而不是几个月。“月份”使用不当如“2005年1—9月份”,应删去“份”字。
年——年度。“年度”指根据业务性质和需要而有一定起讫日期的l2个月。使用不当如“2002—2004年度”,应删去“度”字。
关于“各级函校”,公文中常常出现“各级函校”的提法,应当区分清楚的是,“各级函校”包括省函校在内,若不包括省函校,应当用“地方各级函校”的提法。
易错词:
“部署”错为“布署”;
“一如既往”错为“一如继往”;
“循序渐进”错为“循序渐近”;
“四两拨千斤”错为“四两拨千金”;
“联席会议”错为“联系会议”;
“损益”错为“损溢”;
“家具”错为“家俱”;
“于我有利”错为“与我有利”;
注意事项:公文(特别是请求批示、批准的上行文)的主旨必须明确,否则将影响公文的效果。某上报省财政厅的请示,正文中“根据……××校研究制订了《××办法》,建议省财政厅批准后尽快下发《××办法》”。这句话的意思表述不是很准确,《××办法》被省财政厅批准后由谁下发?以省财政厅的名义下发,还是由制订的部门下发?必须准确说明由谁发文,否则要就如何发文向省财政厅提供补充说明。可以视情况将其改为“根据……××校研究制订了《××办法》,建议省财政厅批准后由××校尽快下发”。(刘国荣)
常用公文写作方法 (九)公文的语言特点。
公文是为解决工作中的实际问题而写的,其语言特点是:庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。庄重是指语言端庄,格调严肃;准确是指语意确切,符合实际,切忌使用夸张、拟人、双关、暗喻等修辞手段;朴实是指语言平实自然,通俗易懂,切忌堆砌词藻、令人费解;精练是指简明扼要,不冗长空泛,切忌空话、套话;严谨是指文句周密,分寸得当;规范是指符合现代汉语语法规则和公务活动的要求。
注意事项:公文的语言特别是政策表述必须准确。否则就会影响受文者
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