办公室职责与流程.docx

办公室职责与流程一、负责公司相关规章制度的制定、通知、执行等。1、公司规章制度的制定分以下5步：①．由办公室主干人员拟定，并由综合办公室开会讨论，制定初稿。②．召集相关部门人员以开会、面谈等方式进行修订，定为二稿。③．呈交二稿给副总经理，根据副总经理的意见和建议进行修订，定为三稿。④．呈交三稿给总经理，经总经理审核修订完毕后，定为终稿。⑤．将终稿加盖公司印章，表红头文件，以书面通知，电邮的方式通知公司员工。2、规章制度的执行：公司相关规定制定完成后由行政办公室人员负责监督、执行，如员工出现违规等现象，由行政办公室与综合办公室根据规定进行警告、处罚，并做好记录归档。二、负责总经理的文秘工作。文秘的主要职责：1. 接听、转接电话；接待来访人员。　　2. 负责总经理办公室的信息、机要和保密工作，做好总经理办公室档案收集、整理工作。　　3. 负责总经理办公室的清洁卫生。　　4. 做好会议纪要。　　5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。　　6. 负责传真件的收发工作。　　7.管理总经理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。　　8. 接受其他临时工作。三、负责各个办公地点的租赁、装修、绿化工作。1、办公室租赁租赁新的办公地点由办公室中层以上人员走访，询价并汇报总经理，由总经理确认后，签订租赁合同。2、办公室装修办公室成立装修小组总负责装修事宜，流程一般分3个阶段：①、前期定方案与装修公司，一般由综合办公室中层人员联系几家装修公司，制定装修方案，汇报总经理，与总经理一起修订确认装修方案后由行政办公室中层人员与装修公司签订合同，实施装修。②、“装”——实施装修以后，装修小组人员分工，协同完成装修工作，分别是总调度员：负责协调装修公司、业主、物业等，及时汇报进度给总经理，及时申请相关费用，负责监督装修公司人员：按照图纸、效果图等监督装修公司的装修工作，并安排网线、电话线等施工购置补充办公设施人员：定制办公桌椅，饮水机等基础设施。后勤补充人员：对装修工作整体的后勤支持，协助前三方保证施工的进度和质量。③、“修”——装修完成后，由装修小组与装修公司一起进行初步验收，将装修不合格的地方限期整改，直到装修小组满意后，再由总经理验收，并根据总经理意见修改，完成后第三次验收，验收合格后方与装修公司结算。四、负责办公用品的购置、安放、领用、维修等工作。1、办公用品的购置一般办公用品分为:五、协助人事部对各个部门、分公司的员工的考察，并提出意见。六、负责员工用餐、住宿。七、负责公司客户的接待、安排。八、负责公司相关福利的购买、发放等工作，并统一归档。九、负责员工工装、工程服的购买、领用。十、按照印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。十一、与财务等相关部门配合对公司合同的审查复核。