信息时代档案管理新发展探讨.docVIP

信息时代档案管理的新发展研究 　　在网络时代信息化的到来使电子政务得到了长足的进步。与此同时，由于信息技术的应用极大地扩展了人们产生文件的能力，在电子政务系统中也不例外。大量的原生数字文件产生于办公自动化系统和政府网上工程的实施过程中，在经过归档和整理之后，成为了能够为转变政府职能、提高政府绩效、公开政府信息、规范政府行为做出积极贡献的数字档案信息资源，在一定程度上决定了政府管理服务的提升以及社会信息的发展效率。然而目前看来，我国对于这些原生数字档案的管理状况并不尽如人意，在管理思路、方式、流程和利用方面存在着一些严重问题，阻碍了档案信息价值的实现与行政管理效率的提高。如今政府机关的档案管理面临着外部环境的迅速发展和变化，为了适应不断新出现的需求和机会，原生数字档案管理模式和结构的转变显得尤为必要 传统档案管理弊端 传统档案管理以纸质管理为主，纸质文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密。信息化时代急需提供电子档案的管理，学校大量电子文档、照片、等电子资料和数字资产，但是缺乏有效的管理方法。在电子政务环境下，对于原生数字档案而言，传统的档案管理业务流程有诸多不便之处，并不能适应时代的发展。但是这并不意味着对于传统管理模式的全盘否定，完全抛弃和颠覆在档案管理方面已经取得理论和经验是不理智的，相反应该兼顾各方，充分吸收现有成果的精华。正如在替换或升级一个系统时，人们往往要考虑是新系统对原系统已有数据的兼容问题，而不是直接放弃原有数据。对于原生数字档案的管理模式同样也是如此。现有模式的精华往往是被实践证明是可行且成功的，已经被人们所认可。通过整合现有模式的精华形成的新模式，更容易应用于实践中，也更易于被人们所接受。因此需要对传统档案业务流程在数字环境下的适用性进行评估，确定需要保留或者舍弃的部分，在此基础上进一步进行原生数字档案无缝管理的业务流程构建 档案管理的重要性 档案在社会中的地位与金融、经济领域的重要性相比较而言或许不可同日而语。档案对社会建设，对经济的影响力是及其缓慢的，是意识领域逐步渗透的过程；各级领导对档案的总体重视程度直接关系到档案管理工作是否可以顺利开展。政务档案数字化系统是以网络为基础平台，利用先进的网络技术平台，当务之急是建立一个安全、便携、开放、高效的数字信息档案管理系统。随着信息化的发展和成熟，政务管理工作的需要，各个部门有必要升级本单位的数字化档案管理系统，借鉴办公自动化系，如统在众多单位联网的实现，实现本单位的档案数字化系统升级：如添加政务档案数字化管理子系统；和系统实现无缝对接，提高办公效率和管理水平；在技术上细化社团档案数字化系统的服务功能。如利用校园网络平台，以学生的个人信息、档案信息、成绩等信息的采集、处理、系统分析为核心，实现高校学生档案信息的网络管理，推动了高校信息化建设的发展。学生档案信息管理系统是针对学校档案管理处的大量业务处理工作而开发的管理软件，主要用于学校学生档案信息管理，总体任务是实现学生档案信息关系的系统化、科学化、规范化和自动化，其主要任务是用计算机对有关学生档案的信息进行日常管理，如查询、修改、增加、删除，针对这些要求设计了学生档案信息管理系统。推行学校信息管理系统的应用是进一步推进学生学籍管理规范化、电子化、控制缀学和提高高校教育水平的重要举措。学生档案信息管理系统的应用，对减轻管理人员的负担，提高办学水平，加强学校的信息化建设具有重要意义。由于信息技术的应用极大地扩展了人们产生文件的能力，原生数字档案的飞速发展与广泛普及也成为了不争的事实。在各地政府的电子政务建设中，均自觉或不自觉地、直接或间接地在内部机构之间、在各机关之间、在政府机关与社会公众间，程度不同地形成运营、流转、存贮、开发和提供着原生档案文件。这些原生数字档案一方面作为重要的政务信息资源，其本身的有效管理和利用促进着电子政务的进一步发展，为转变政府职能，提高政府绩效，公开政府信息，规范政府行为做出了积极贡献，成就是不言而喻的；另一方面作为电子政务的组成部分，其管理方式也需要随着电子政务的组织间无缝隙的发展方向而进行转变和进步。此外，与传统的文件、档案管理相比，原生数字档案管理本身也具有相关因素多、各因素间相关度高、变量多、目标复杂、技术含量高、更新快等新的特点，从而对管理活动提出了更高的要求： 一需要各个部门直接的协调工作 政务档案信息服务平台是一个多部门共建共享的网络化的服务平台，各主体之间在平台设计、运行及维护过程中难免会出现一些矛盾，因此有效的协调机制是保障数字档案信息服务平台有效运行的关键。政务档案信息服务的供给主体主要是各个政府部门，需求主体主要是指企事业单位、公民个人等。在供需双方主体之间的协调，可以使需求市场的需求信息更加明确，一方面增加了公众对政务档案信息资源