开业日地准备工作.doc

一、 行政管家报到状况 ?作为酒店行政管家应在酒店开业前1-2个月内报道，报道后应首先做如下工作： ?1、了解酒店组织机构，知道行政管家在酒店中的角色地位，以及其他部门岗位设置，如：隶属上级、平行部门岗位情况。 ?2、认识及了解已经到岗的管理人员、工程经理、前厅经理、营销经理等，并进行必要的沟通、联系。 ?3、确认暂定的办公地点，并完成相应布置。 ?4、对酒店工地现状进行了解，包括工程进度，大楼分布，客房部设施位置等。 ?5、得到一套饭店建筑结构图，为了解设施的分布情况，确定各个管理人员范围之内的职责提供基础。 ?二、筹备的先行工作 ?1、联络人力资源部确定行政管家主要助手人选（楼层主管、布草房主管、PA主管），行政管家报到后10天内助手应到位。 ?2、行政管家每天定时巡视正在建筑的饭店大楼，列出各个区域名称，提出清扫方面的特殊要求，对各个区域的清扫和维护工作提出推荐人选，形成业务分工文件。?3、总经理根据业务分工文件起草分区职责计划，计划规定各个区域的职责，清扫范围界限。这些界限很重要，它们可以确保所有地方都有人安排清扫，职责区之间没有重叠之处。这一计划应在行政管家任期内第一个星期出台。 ?4、客房部组织机构初步设立 ?行政管家下一个任务是建立客房组织机构，假定分区职责计划表明客房将负责客房、公共设施区域、公共卫生间、布草房（洗衣房对外招标），客房部基本管理人员确定下来。 ?5、拟订大楼布局图 ?为保证最大限度地熟悉设施，行政管家亲自拟订饭店每一间房使用计划，标明位置、面积大小、朝向，与其他客房区域的位置关系。 ?6、制订工作量标准 ?通常国际酒店平均工作量为14---16间客房，根据本酒店实际情况订出合理的工作量标准。 ?7、客房分段和大楼分区 ?在工作量标准及大楼布局图基础上，可以分出客房段、若干客房段组成一个大楼区，由一名领班负责，这样划分便于指挥和控制。 ?三、完成部门组建 ?1、确定部门分组具体情况、运作模式； ?2、制订部门人员安排表； ?3、完成部门排班方案。 ?四、制订人员工时数表 ?表格列出需要服务的房间数，需要的服务人员，在8小时工作日里所需要的服务员总工作时数，每一周服务员总工作时数，每月服务员总工作时数，这种信息对于行政管家安排工作日程和有效管理都是至关重要的。 ?五、工作说明书和岗位职责描述的完成 ?包括各个主管、领班、服务员的工作描述和岗位责任。 ?六、物品计划 ?客房部物资方面的准备跟人员安排是双管齐下同时进行的。 ?1、物品采购类别 ? 客房部固定资产； ?a.客房家具和房间设备； b.客房清洁设备； c.其它 ? 客房盘存资产。 ?a.清洁用品； b.客人用品（消耗品、客用品、租借用品）； ?c.布草； d.制服 ?2、选择供应商 ? 采取竞争性采购，货比三家，多项选择； ? 要考虑供应商的信誉、服务质量、价格、产品质量、适用性、储存要求、批量大小； ? 供应商对酒店产品的了解程度。 ?3、建立设备档案 ?设备档案主要有客房装修资料（记录客房家具、地毯、建筑装饰和卫生间材料）和机器设备档案、内容包括设备名称、购买日期、生产厂家、价格、维修记录。 ?4、建立客房流动资产的控制、领用、盘存系统 ?设立客房中心用品库房，其存量满足客房一个月以上的需求，楼层布草房备一周左右的用品，工作车上备一个班次耗用量； ?客房用品的发放应根据楼层布草房的配备定额明确一个周期时间，申领用品应填写领料单； ?建立库存盘查。 ?5、收货 ? 确认所有物品到货后存放的位置，哪些入库，哪些直接转入部门，还是全部集中仓库管理； ? 组织、调动人力对大批量货品进行搬运、整理； ? 由专人负责物品存放的安全性，防止从偷盗、丢失； ? 相关帐务问题； ? 确定一个搬运日，申领、发放客房用品，将物品分发至客房中 ?心库房、楼层库房，由责任人管理，以便下一步开荒工作。 ?七、客房经营的员工配备 ?联系人事经理共同完成此项工作。 ?1、招聘、挑选员工 ? 根据人员配备表招聘职位及确定人数； ? 渠道：人才市场、登报、招募内地旅游职校毕业生。 ?2、面试 ?3、入职指导 ? 录用员工； ? 发放员工手册、制服、安排宿舍； ? 参观酒店； ? 入职会议。 ?4、培训 ?培训工作是人员筹备工作中很重要的一环，要制订详细培训计划。? 培训内容、知识、态度、技能； ? 实践培训为主； ? 部分重点培训内容： ?a. 客房礼仪、规范； b.清扫程序； c.夜床整理程序； ?d.客人退房程序； e.洗衣服务程序； f.设备、清洁剂使用； g.锁匙管理 h.失物招领； i.客房消防、安全。 ?八、营业计划 ?行政