132物料供应管理制度.docx

文件编号:SVN/WI－CG13.2广东圣薇娜精细化工有限公司编制：版本/修改:A/0物料供应管理制度审批：实施日期：2015/12/01/目的建立物料的供应管理制度，规范供应商筛选、评估、检查、管理，物料符合性评价，物料的采购，物料索证索票，物料接收、检查、验收及管理，物料储存及运输管理, 物料发放与使用等，从而确保产品的品质。2,职责范围 条款中涉及的部门和岗位各自履行相应职责.3,工作程序3.1 供应商筛选：从专业杂志、展会、现用供应商介绍、采购网站等渠道收集物料相关供应商信息，包含供应商规模、注册金额，物料的种类、规格型号、价格等。3.2 供应商评估：3.2.1 资质评估:供应商应具备营业执照、税务登记证、组织机构代码等资质证明文件，如属特种行业，必须具备国家认可的资质证明。3.2.2 技术资料评估: 向供应商索要物料的技术资料，应包括物料的标准、检验报告单、化学品安全技术说明书等资料。对这些资料进行审核，评估是否可以满足需求。3.2.3 样品评估：向供应商索要物料样品，并对样品按双方约定认可的标准、方法进行检测，以评估样品的质量；对检测合格的样品开展小试，以评估物料样品能否满足产品的需求。3.2.4 其他评估：企业应根据自身需求，对供应商进行其他因素的评估，如：价格、售后服务、供货周期等。3.3供应商检查: 企业应根据自身需求建立供应商检查制度，例如：应对重点原料的供应商进行现场检查。现场检查供应商的原料、工艺、设备设施等生产情况，重点关注对物料质量有重大影响的环节，并形成记录。3.4 供应商管理：将评估后符合要求的供应商列入合格供应商清单，并进行及时更新，以确保其时效性。 3.5物料合规性评价3.5.1首先评价物料是否为可使用物料.3.5.2禁/限用物质评价：依据《化妆品安全技术规范》（2015）中的禁/限用物质清单，评价所使用物料是否为禁/限用物质。依据物料生产工艺和组成成分等资料，评价物料是否会引入禁/限用物质，若会引入禁/限用物质，则应根据该物料在产品中的配比来确认物料是否符合法规要求。3.5.3其他法规符合性评价：针对特定使用人群或特定产品的法规要求的物料法规评价。3.5.4 定期查新：（一）企业应定期对所收集的法律法规及标准进行查新，并依据变更对产品及物料进行重新评价，确保持续符合法规及标准要求。（二）产品配方发生变更时，应及时更新配方物料清单，并对变更物料进行合规性评价。3.6物料采购3.6.1 制定采购申请 计划部门依据产品生产计划和和物料库存量等制定填写物料采购申请单，采购单应注明物料名称、规格型号、数量、需求日期等内容。经审批后交由采购部门下单采购。3.6.2 制定采购合同/协议3.6.2.1 采购部可对物料合格供应商进行供货质量（供货质量包含物料价格、物料质量、到货效率等内容）评价供应商到货质量情况。3.6.3.2 采购部接到物料采购申请单后，依据合格供应商清单和供应商供货质量情况等，制定采购计划表，选择物料供应商。3.6.2.3 编制采购合同/协议，采购合同应包含：供方与分供方的全名、法人代表，以及双方的通讯联系的电话、电报、电传等；采购货品的名称、型号和规格，以及采购的数量和价格；交货期、交付方式和交货地点；质量要求和验收方法，以及不合格品的处理，当另订有质量协议时，应在采购合同中写明见“质量协议”；违约、产品质量问题的责任等内容。3.6.3 物料采购合同经审批后，向物料供应商下达采购订单。3.6.4 在供货过程中,采购员应保持与供应商的有效沟通,力求确保物料按质、按量、如期到货。3.6.5 物料验收及验收异常处理3.6.5.1 物料到货后，依据物料验收制度，收货部门和质量部门对物料验收。3.6.5.2物料验收不合格物料，相关部门将输出物料不合格通知单和处理意见至采购部门，采购部反馈供应商并跟进处理方案（如特收、返工、修补、退货、报废、扣款等处理措施方案）。3.6.6物料货款结算物料验收合格后，采购部门与供应商对账，通知供应商开发票，收到发票后由财务部门进行货款结算。3.6.7 物料购货台账管理3.6.7.1企业应制定购货台账，购货台账可按照供应商、供货品种、供货时间顺序等分类管理。3.6.7.2 购货台账按照每次购入的情况如实记录，内容包括：名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期限、产地、购进价格、购货日期、到货日期、供应商名称及联系方式等信息。3.6.7.3 购货台账应当妥善保存，保存期应当比产品有效期延长6个月。3.7物料索证索票3.7.1 物料的索证索票应由相关部门或专人负责，相关人员应当经过培训。3.7.2 物料票证索取票证资料索取时，检查资料的完整性和有效性；对不能提供原件的，可以提供复印件，但复印件应加盖国内生产企业或供应商的公章。3.7.2.1 物料供应商评估时，索