费用报销流程(征求意见版).docVIP

报销流程 统一模式报销流程 非统一模式报销流程 报销流程说明 报销人填写电子《差旅报销明细表》，按类逐一填写每笔报销费用，超出标准的，在诺明中标注原因，或使用公司统一规定的说明。票据单独按序粘贴好，票据的背面注明时间、人员、用途，所有票据背面均需求员工本人签字，并提交区域助理初审。区域助理根据公司制度检查《差旅报销明细表》与单据的一致性、单据的合规性及汇总数的正确性后，对于统一模式管理地区，实施人员报销单需提交区域副总经理审核通过后，再提交区域总经理审核；市场人员报销单由助理直接提交区域总经理审核。对于非统一模式管理地区，实施人员报销单提交区域服务总经理审核；市场人员报销单提交区域销售总经理审核。电子报销单审核，通过报销系统审核。人员报销单由助理从报销系统将单据打印，由区域副总经理和区域总经理签字。 区域助理邮寄北京公司时，需要分开华青市场，华青实施，龙图市场和龙图实施四类报销单，分开包装，分别标注并附上单据数量、金额等说明，按龙图与华青分开邮寄给公司助理。 公司助理将经各级领导审批后的单据按财务规定的时间交到财务报销。对于垫付的费用，报销日财务人员将报销款直接划入个人或相关助理借记卡中。若是预借现金，则结算后的费用由当地助理核销借款后转入员工个人借记卡中。 项目实施过程中如因协调工作需要发生招待时，须事前征得区域负责经理批准，并说明原因、标准、金额，申请批准后方可报销。 住宿费报销：各地区确定住宿标准，报送联合中心和项目管理部备案（每年可以调整一次），原则上必须符合公司标准。后期报销如果超标准，则需报销系统中注明原因并由区域总经理或服务总经理签字（原始票据背面和超标说明单都签）。原始的纸质报销发票正面上不要写任何字。 华青：所有报销原始凭证，要求税制发票；原始票据丢失时，系统中由丢失人写清详细情况，同时要填写纸面替票说明，并向票据开出单位取得书面税务证明，经部门经理签字后报销。 报销时间： 华青报销时间：财务部规定每月5、15、25为报销日（逢5报销）；当月应报销的费用应在当月25日前报完，票据发生超过2个月的，原则上不予以报销。报销凭证到达中心的时间要求为每次报销日前4天以上，否则将顺延下一个报销日。 龙图报销时间：报销人在每月月底统一报销，在次月初寄回报销的票据进行报销，超过2个月不报销的，原则上不予以报销。 公司安排的加班21:00以后乘车实报实销，加班餐费补贴标准参见公司相关人事制度，报销时区域经理签字说明情况。 差旅费报销规范 具体财务规定参见相关制度。华青公司相关补充如下， 每年1月1日之前的各类发票均不可使用。 发票抬头必须填写，华青人员统一填写为：北京市太极华青信息系统有限公司。（龙图人员统一填写为：深圳市龙图软件有限公司。） 报销周期请严格执行规定，不可超出2个月。或有丢票、替票现象的，请员工本人填写“不符合财务规定的报销单说明”，并将票和说明一起寄回公司，两者缺一不可。 所有油票、北京交通IC一卡通充值票均不可做为充抵使用。每单张报销单上的办公用品票不得超过3500元。每单张办公用品票面金额不可超过500元，超出要提供消费明细。 所有报销票据标注有“盖章生效”字样的，必需要有发票专用公章，否则无效，不可报销。 项目编号不同的报销要分开填写。 所有邮寄票据发生的邮寄费均用随当次报销费用一起结算。快递单不做为报销凭证；要开具正规发票，定额、机打均可。 公司借款原则：前款不清，后款不借，如果知道钱不够用，请提前将报销寄回，以便借款。 员工个人申请电脑补助的请于3月15、6月15、9月15、12月15日提交报销单，项目事由处填写“**年**月至**年**月电脑补助”，使用票据应和报销科目保持一致。 报销费用下来后，区域助理或指定人员转入员工个人的账号，建议所有员工开通短信服务，到账会有短信提醒。产生机票费用，结算由员工本人联系订票处负责人完成。 招待经费管理（华青） 业务招待费根据业务需要发生。 项目经理以上人员方可产生该费用。 需提前填写《业务招待费申请单》，经区域负责经理审批。应提前邮件申请，特殊情况可电话申请，但事后必须补发邮件。 助理审核报销时，以批准的《业务招待费申请单》作为依据。 实操规范 各分支机构的经费包括：办公费用、活动费用。其中办公费的来源根据实际情况向公司申请，主要用于办公开支、水电费、物业费等；活动经费主要来源公司总部下发人均活动经费，用于分支机构的团体活动开支，需做好登记工作。 出差过程中，严格控制遵守当地住宿标准，对于超标，严格遵守先申请（向区域负责经理）、后住宿的原则，项目经理、区域负责经理做到监督管理工作； 关于招待经费，必须严格遵守招待经费申请流程，对于未经事先申请批准的一律不给予报销；同时，避免实施人员发生该费用。