第五章 办公效率和时间管理.docVIP

办公效率和时间管理 【教学目的】了解时间管理的必要性；掌握时间管理的方法，提高办公效率 【教学重点】掌握时间管理的方法；管理工作日志 【教学课时】2*2课时 【教学方法】讲授法、讨论法、模拟演练法 【教学内容】 ●时间管理概述 ●日常工作时间安排 ●管理工作日志 时间就是效率。在办公室工作中，领导的事情多而杂，办公室人员很大的职责就是采取各种形式把多而杂的问题和事情安排好，成为上司的得力助手。办公室人员应该很好地为上司安排工作日程，有效地管理时间，提高上司的工作效率，在有限的时间内并并有条地做好工作。 时间管理概述 一、时间管理的必要性 时间不断与我们匆匆擦肩而过、时间对每个人来说都是公平的、有限的。但是，从某种角度来说，时间又是—个变数，善用者则多，不善用者则少。关键在于我们能否很好地利用它。时间管理，是指对时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。办公室人员因工作繁忙，更需要合理分配精力，掌握较好、较快、较有效率的做事方法，有效利用时间，以提高工作效率。 二、有效管理时间的方法 （一）明确目标和自己的工作任务及职责 目标是人们努力和奋斗的方向，明确目标有助于人们分清各种事情的轻重缓急，把握重点，从而有效地安排时间。办公室人员要让每天纷繁复杂的工作变得井井有条，取得最高成效。就需要分清哪些工作应由自己来完成，哪些工作应协助别人完成，哪些工作应起好牵头作用协调有关部门共同完成，哪些工作可以不参与。这就要求必须有明确的工作目标，必须弄清自己的工作任务和职责。具体方法如下： 1．要了解组织的整体目标或远期目标，了解自己所在部门(或服务的对象)的工作目标和分工的工作职责。这实际上是组织整体目标的分解。 2．要了解自己所在职位的任务、职责及工作重点，它是部门职责(目标)的分解。 3．学会区分常规工作和非常规工作。要学会分辨哪些是每日都有的工作，哪些是定期会出现的工作，哪些是无法预料、偶然出现的工作，这样就能合理地安排时间。例如，信函和呼受的处理，这是每天的常规工作；而上司临时交办的取文件、找人、去银行交货等工作就属于非常规工作。 （二)制定工作计划 明确了目标之后，就可以按各项工作的轻重缓急程度安排工作计划。计划是将各项工作付诸实施的保证，必须提前对各项工作作出安排，越是重要的工作，越要及早作出计划。 （三)善于利用有效管理时间的工具 有多种管理时间的辅助手段，这些辅助手段有助于有效地分配和管理时间。例如，时间表、值班表、工作记录本、效率手册、墙上计划图表、告示板等。 第二节 日常工作时间安排 一、日程安排 在日常的工作中，上司可能要出席会议、会见客人、接洽生意、考察或者发表演讲、参加聚餐等活动，十分繁忙。对繁杂的活功进行日程安排不是—件简单的事情，其中也有许多技巧。时间既要安排得紧凑、严密，同时又要有一定的弹性，日程安排一般要注意以下事项： (一)顺序的先后与时间的分配 掌握上司的工作脉络及其与组织内、外的关联，经常考虑应该先做哪项工作并向上司请示报告。 （二)进行预约的方法 预约是以书面或口头(电话)方式来进行的。如果是通过对方办公室人员得到的预约，要请对方办公室人员向其上司报告和请示，且不要忘记确认是否接受。有的预约不是通过办公室人员而是通过上司直接决定的。这时，办公室人员也要马上与上司取得联系，以便进行必要的准备工作。 (三)合理地安排日程，时间上留有余地 安排上司的工作日程，在时间上一定要留有余地。在制定日程表的过程中，要对各项活动的时间进行测算。同时在每项工作原订的时间后，再加上10—15分钟的机动时间。 （四)内外兼顾 随着组织的发展和业务的壮大，上司会越来越多地与外界打交道，但作为一个上司，他必须内外兼顾。因此，在给—上司安排工作日程表的时候，一定要留出专门的时间让领导来了解本组织的情况，及时处理内部事务中的各种矛盾的问题等内部业务，从而把握本组织的发展，这样才能使上司的外部活动与处理内部事务共同服务于组织的发展。 (五)提高效率 在安排上司的具体活动时，要统筹安排，分清事务的轻重缓急，合理地排出活动进行的次序，进而提高工作效率。 （六)适当保密 上司的工作日程安排，—般都是制成一览表的形式。在使用时要根据具体使用者，详略程度不同，这主要是从保密的角度考虑的。有时在制定日程表时要使用一些表示特定工作内容的符号，这些符号所代表内容在组织内部要统一。另外，日程表旁边最好还要留一定的空自，以使随时能用铅笔添加或删除。 （七)事先征询 在安排上司的日程时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因为上司在审核日程表的过程中，往往合根据自己的经验来考虑采取什么方法处理，是否要安排专门的时间。 二、安排活动时间表 时间表是管理时间的一种手段。它是将某一时