新时期提升档案管理信息化有效途径研究.doc

新时期提升档案管理信息化的有效途径研究 　　[摘要]随着信息时代的发展，信息化已经被广泛应用于各种领域。现代的信息化不是单纯意义上完成信息的获取、加工和传递，而是一种综合各种信息并且实现信息的分析检索和隔空传递的高新技术。档案管理本身具有相当繁重的工作量，对人员的需求、时间的损耗以及精力的投入都是相当大的，因此加强档案管理的信息化建设具有重要意义 [关键词]档案管理；信息化；人才队伍 [DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.41.191 档案管理的信息化建设意在将人力劳动转化为计算机劳动，从内容上分析则是为了实现“数据多跑腿，人们少跑腿”的目标而进行的劳动形式和劳动对象双重变革。通过对档案的信息化建设，可以使得大量的档案信息进行科学有序的排列，便于人们管理，同时也能快速地适应人们的需求，实现信息与信息之间的高效传递。因此，本文将针对加强档案管理信息化提出自己的几点思考 1 加强档案管理信息化中的基础设施建设 基础设施的建设是档案管理信息化建设中的基础，同时也是保障档案管理信息化顺利进行的重要条件。信息化的完成离不开网络的使用，网络的传递离不开计算机的执行，因而构成计算机的各种软件和硬件便是执行命令的主体 众所周知，根据不同的行业特点会生产出不同的软件，对于建筑业有CAD软件，对于广告业有Photoshop软件，对于影视业则有AI、AE等软件。这些软件的开发可以辅助员工完成工作内容，提高工作效率。对于档案管理而言，开发出适合其特点的专业化软件是必要的，目前应用的是比较庞大的宏观系统即电子档案管理系统，在使用过程中十分便利，实现了对档案资源的一体化管理 电子档案管理系统的特点是一体化、综合化以及多样化。在一定程度上实现了“数据多跑腿，人们少跑腿”的愿景。这样的一个系统中，可以找到任意一个单位或者任意一个人的档案信息，其方便、快捷的功能不言而喻。[1] 这样庞大的系统是否可以满足现代社会发展的要求呢？答案依然是“否”。随着技术的进步，网络黑客汹涌而至，系统若不具备强大的安全维护体系，很容易被攻击进而导致信息的外泄。这就要求在档案管理信息化建设中完善基础设施建设，将档案信息彻底数字化，若是采用编码的形式将其存储，把各种信息通过一定的编程语言进行描述，使得不同人的信息都有不同的代码，这样即使有黑客入侵，也不会导致信息的快速外泄，给系统管理员充分的时间进行系统的修复。因此完善管理系统信息的全面数字化是必要的，同时要加强系统的安全维护建设 2 加强档案管理信息资源建设 信息资源的建设内容主要包含两个部分，首先是将信息资源数字化，其次是收集各种文件进而归成统一。此处所指的信息资源数字化区别于对于电子信息的二次数字化，信息资源数字化就是指将档案信息录入并存档，形成一种电子档案。而电子信息的二次数字化则是在电子档案的基础上对其进行编程控制，使其具有福尔摩斯编码的性质 目前我国的档案管理信息建设实施过程依然比较烦琐，对于人员需求和时间的消耗均是较大的，信息准确性的匹配度依然要通过人工，而无法使其脱人工作，实现自动化。[2] 目前档案管理均分为纸质版和电子版，对于电子版档案的信息管理体系仍然存在较大的发展空间。在档案的调转过程中，纸质档案要进行秘密邮寄，档案属于国家机密，不可以经过个人，只能发生在传递部门和接受部门之间，因此档案信息的准确性对个人而言至关重要，因此在建立电子档案时应该采取指纹识别或者与个人更加相关的特征进行建立，而不是通过简单的密码锁 3 加强档案管理信息化中应用体系建设 档案管理信息化中的应用体系建设包括档案信息的收集、管理、利用和安全等方面。其建设的效果直接关系到档案管理信息化的整体质量和水平。尤其是在管理和安全上尤为突出 在档案的信息管理过程中，安全是主要的课题，它关系到管理的核心问题――质量。档案的安全维护包括档案的修复、去尘、除酸等一系列可能形成的破损。因此加强安全维护工作要从两个方面进行，一方面是从解决问题的技术上进行突破，另一方面则是通过加强工作者的专业素质和综合素质建设，两者缺一不可。[3] 档案资源的不可替代性以及一次性决定了其在个人发展和生活中的作用和价值，也决定了档案管理信息化建设中安全维护的重要地位。因此，结合目前时代流行的技术名词包括新材料、智能化等进行应用体系的更新、安全维护技术的改善以及档案管理信息化中应用体系的全面建设是十分必要的 4 加强档案管理信息化中标准规范建设 标准规范是进行档案管理信息化建设的基本准则，涉及电子文件的形成、归档和电子档案信息资源的标识、描述、存储以及查询交换等方面的综合管理。标准规范建设的意义在于一方面给予了建设过程中的限制，另一方面也给出了建设路径的行动指南 “