行政部任务构想.docVIP

行政部工作构想 行政部主要负责公司的行政办公事务。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会务活动管理、接待事务管理等。所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使各部门之间或者关系公司之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司发展目标任务。可以说行政部的工作涉及到一个企业的方方面面、上上下下、里里外外，大到辅助决策，小到打水扫地，面对如此繁杂的工作，要想工作有序开展，高效运行，我认为必须采取以下“四化”的管理方法。 一、制度化 办公室的各项工作都要严格遵循规章制度，并不断总结经验，使其更加完善和规范。 、考勤、绩效管理： 监督全体员工严格按时打卡上下班，外出办事须上部门领导汇报； 每月核查打卡记录和请假单，制作考勤表； 对办公室的工作秩序进行监督管理。 负责办公室的卫生值日工作。 （2）、办公用品管理制度 采购：低值易耗品（纸、笔、笔记本、胶水等）由行政部调查估算出全公司每季度大致用量，列出详细清单，提出书面申请，报总经理审批后，统一采购，一般每季度采购一次，特殊或急需物品（电脑、打印机、传真机等大件固定资产类）采购由使用人报行政部以书面形式交使用人和其部门领导及主管副总签字同意后购买。 入库：所有采购物品采购到位后必须先交由行政内勤登记入库后才能被领用，行政内勤必须做好办公用品台帐，必须每月盘点一次办公用品，随时关注库存量，不足时须及时申请采购补充。 领用：所有领用都必须填写办公用品领用表，大件物品（单独书面申请采购的）领用时须经部门领导及主管副总签字。行政内勤要实时做好办公用品进销台帐。低值易耗品的领用应遵循节约资源、以旧换新、从严细控的原则。 交接：员工离职时，应认真清点办公用品，并与登记帐核对无误后，到行政部填写交接清单并签字，若出现丢失和损坏的应折价赔偿。 特别说明：由于之前没有做办公用品台帐，所以行政部须立即将办公室现有的办公用品盘点一次，补登台帐。具体负责人： （3）资料收集归档 对政府下发的公文、公司会议纪要、重要谈话内容、领导要求由行政部收档的文件按类型、日期、编号、秘密等级等方式归类整理后存档； 对不涉秘类文件，可以直接借阅；对涉秘类文件必须经董事长同意后才能借阅。 严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、销毁、遗失档案文件。 凡被要求销毁的文档，必须立即当场销毁。 （4）、信（邮）件、传真收发 1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。 2、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时签字领取，行政内勤人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记簿等。原则上不允许将个人的私人物品邮寄至公司。 3、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。 4、行政部须建立收发传真台帐，公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。 5、收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。 （5）、名片管理 1、公司名片格式应统一化，由公司行政部依据企业形象规划联系印刷业务。 2、印制名片申请者须填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。 3、行政内勤应要求名片申请者在样稿上签字确认职务、职称、部门、姓名、联系方式等信息无误后再下单印刷，否则出现错误导致损失的须赔偿，若申请者签字确认时出现错误的则由申请者自行承担再印费用。 4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。 5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。 （6）、 会务管理 1、公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部，便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。 2、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等，便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。 3、除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。 4、会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。 （7）、维修管理 1．报修人员先将报修信息（须修理机器名称、型号、损坏后状态等）报告给行政部； 2．经行政部检查后，由行政负责申请维修，报总经理批准后将设备开具交接手续后收回，并及时联系维修。 3．维修期间，由行政部通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用； 4．机器设备维修完毕，行政部登记备案后，发还给报修者使用； （8）、来访、来电 来访接待： 礼貌待客，起身微笑服务。“您好，这里是晟鼎投资，请问您找哪位？您有预约吗？” 如有预约（或没有预约但电话确认对方同意接待时）应及时电话确认并做好来访人员的登记，在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门。