第六讲 Word邮件合并应用 ----制作成绩单.ppt

第6章　Word邮件合并应用—制作成绩单 第六章 Word邮件合并应用 ----制作成绩单 焦作大学信息工程学院 计算机基础教研室 学习目标 掌握Word中“邮件合并”、“邮件合并向导 ”的使用方法。 掌握利用“邮件合并”批量制作“成绩单”、“信封”的方法、技巧。 目录 6.1 制作成绩单案例分析 6.2 实现方法 6.2.1　利用邮件合并制作成绩单 6.2.2 应用邮件合并向导制作信封 6.3 案例总结 6.4 课后练习 6.1 制作成绩单案例分析 任务的提出 　　学期结束时，班主任许老师要根据已有的“各科成绩(素材)”，给每位同学发一份“成绩单” 。 解决方案 　1. 先制作好“成绩单”空白表； 　　2. 运用邮件合并将“各科成绩(素材)”的数据合并到“成绩单”中，生成每人单独一张的成绩单； 　　3. 对于信封，先按一定的格式制作好信封，运用邮件合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人单独一个的信封； 　　4. 打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩单”。 6.2.1　利用邮件合并制作成绩单 1．建立主文档——成绩单的设计 2．打开数据源 3．在成绩单中插入数据域 4．插入各科目的班级平均分 5．利用“插入Word域”填写获奖信息 6．查看数据连接状况 7．在一页中放置多个成绩单 8．合并数据 1．建立主文档——成绩单 2．打开数据源 3．在成绩单中插入数据域 成绩单的设置结果 4．插入各科目的班级平均分 5．利用“插入Word域”填写获奖信息 6．查看数据连接状况 任务：查看数据连接后成绩单的变化 。 操作方法： 　 　1. 单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮，这时成绩单的各个数据域显示出第一条记录中的具体数据 ； 　　 2. 单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”按钮或“下一记录”按钮，可以查看其他记录的数据 ； 　　 3.单击“首记录”按钮，可以显示第一条记录的数据，单击“尾记录”按钮，可以显示最后一条记录的数据 。 7．在一页中放置多个成绩单 任务：在一页内放置两份成绩单 。 8．合并数据 任务：运用“合并数据”，生成全班的成绩单 。 操作方法： 　 　1. 单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框 ； 　　 2. 在对话框中选择“全部”选项，单击“确定”按钮。Word开始合并数据，并产生包括全部记录在内的新文档，系统自动命名为“字母1”； 　　 3. 将合并数据产生的新文档“字母1”保存在D盘“邮件合并”文件夹中，文件改名为“成绩单”。 6.2.2 应用邮件合并向导制作信封 任务：批量制作信封 。 案例总结 　　本章通过“制作成绩单”案例，详细介绍了邮件合并的操作。方法主要有以下三步： 第一步：建立主文档，即制作文档中不变的部分（相当于模板）。如：“成绩单”或“信封”中不变的部分。 第二步：建立数据源，即制作文档中变化的部分。通常是Word或Excel中的表格，可事先建好，在此处直接打开。如：“各科成绩（素材）.xls”。 第三步：插入合并域。将数据源中的相应内容，以域的方式插入到主文档中。 课后练习 　　1．利用“邮件合并”将数据文件“报考名单.xls”合并到“准考证”主文档中，生成所有考生的准考证。 　　2．圣诞新年将至，某公司公关部要给所有的客户和合作伙伴发一封“贺卡”，贺卡内容完全一样，但每个人的收信地址、单位、姓名不同。请用“邮件合并向导”根据“客户.xls”数据文件中的数据给每人制作一个贺卡。 * 在Word中，制作一张没有具体数据的“成绩单”（模板）。如下图所示。完成后保存在D盘“邮件合并”文件夹中，同时把作为后台数据库的Excel数据表文件“各科成绩数据.xls”也保存在这个文件夹中。 设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态。 任务：打开数据源“各科成绩(素材).xls”，作为“邮件合并”的后台数据库 。 操作方法： 　　1. 选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，打开“邮件合并”工具栏 ； 　　2. 单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，找到并打开数据表“各科成绩(素材).xls”，打开后出现一个“选择表格”对话框 ； 　　3. 在对话框中选择第一项“成绩汇总表”，单击“确定”按钮 。 任务：在已经打开的成绩单（模板）中，插入数据源的合并域 。 操作方法： 　　1. 插入点放在成绩单（模板）的“学号：”后面，单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框 ； 　　2. 在“域”列表框中，选择“学号”项，单击“插入”按钮。在成绩单（模板）的“学号：”后面就会插入域“?学号?” ； 　　3. 重复步骤2，用同样的方法在成绩单的对应位