第六章 办公软件操作技巧.ppt

Excel的操作技巧 如何绘制平直线或对角线？ 示例 插入形状线条 点击线条，同时按下Shift，绘制出的则为平直线或者45°斜线 点击矩形的同时按下Shift，则绘制为正方形 点击椭圆同时按下Shift，则绘制为圆形 Excel的操作技巧 如何快速输入相同文本？ 示例 方法1：复制粘贴（即Ctrl+CCtrl+V） 方法2：快速粘贴键Ctrl+D（向下粘贴）、Ctrl+R（向右粘贴） 方法3：按住Ctrl同时点击需输入相同内容的单元格，输入文本，按 Ctrl+Enter Excel的操作技巧 如何在同一单元格换行？ 示例 在选定单元格输入一行后，按 Alt+Enter 即可进入下一行 Excel的操作技巧 如何快速计算年龄？ 示例 在单元格A1中输入出生年月日（用斜线“/”分隔年月日），在单元格A2中输入 =DATEDIF(A1,TODAY(),“y”) Excel的操作技巧 如何快速输入时间？ 示例 静态时间：选定单元格，按 Ctrl+Shift+； 动态时间：使用函数 NOW() Excel的操作技巧 如何快速隐藏/显示行和列？ 示例 方法1：选定行或者列后使用右键隐藏/取消隐藏 方法2：隐藏选中单元格所在行：Ctrl+ 9 隐藏选中单元格所在列：Ctrl+ 0 取消隐藏行：Ctrl+Shift+ 9 取消隐藏列：Ctrl+Shift+ 0 Excel的操作技巧 如何使用下拉列表？ 示例 第1步：选择需要设置下拉列表的单元格，数据有效性设置 第2步：在“允许”下拉列表选择“序列”，在“来源”输入设置下拉列表所需数据序列 第3步：点击所需下拉列表单元格，进行选择 Excel的操作技巧 如何插入“?”？ 示例 选择要插入“?”的单元格，右键设置单元格格式字体 字体选择“Marlett”，然后输入a或者b，即显示“?” Excel的操作技巧 如何快速输入身份证号？ 示例 方法1：右键设置单元格格式字体文本/数值 方法2：输入前，先输入“ ’”(’必须为英文状态下输入) Excel的操作技巧 如何快速输入特殊符号？ 示例 在需要输入符号的单元格里输入一个代替字母（文档中不出现） 表格制作完成后，进行查找、替换，全部替换为所需特殊符号 注：将“单元格匹配”前面的勾去掉，否则可能无法替换 Excel的操作技巧 如何查看相距较远的数据？ 示例 把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，便会发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容 Excel的操作技巧 如何同时运算多个单元格？ 示例 在空白单元格输入需要同时运算的数字，并复制 选择需要运算的多个单元格 右键选择性粘贴，选择“加、减、乘、除”进行运算 清除需要同时运算的数字 Excel的操作技巧 如何快速合并文本？ 示例 使用 进行合并 D1=A1B1C1 复制选择性粘贴 如需加分隔符则为：“-” Excel的操作技巧 如何给数据用不同颜色？ 示例 打开所需调色的列，格式条件格式，单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中所需的选项 单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“*色” 按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件 Excel的操作技巧 如何进行背景设置？ 示例 页面布局背景插入图片 2012年5月12日 Excel的操作技巧 常用快捷键、功能键 示例 F1：帮助 F2：输入 F4：重复上一步操作 F5：定位 F7：拼写检查 F8/Shift：扩展选定 Alt+0128：欧元 Ctrl+Tab：可在打开的工作簿间切换 Ctrl：选定不连续单元格 Excel的操作技巧 常用函数 A 示例 SUM：计算所有参数数值的和，SUM（Number1,Number2……） ABS：绝对值，ABS（number） IF ：指定条件逻辑判断的真假 IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) INT：将数值向下取整为最接近的整数， INT(number) Excel的操作技巧 常用函数 B 示例 VLOOKUP：在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前行中指定列处的数值 VLOOKUP(lookup_value,table_array,col index_num,range_lookup) TODAY：系统日期，TODAY() VALUE：将代表数值的文本型字符串转换为数值型，VALUE(text) 搜狗拼音输入法的操作技巧 “V”的特殊用法 如何快速找到所需的字 遇到不会读的字怎么办 如何快