第二讲电子文件管理.doc

第二章 电子文件管理 在当代社会，随着电子工作环境的日趋普遍化和电子文件的大量生成，以电子文件为管理对象，保存人类活动时代记忆的电子文件管理工作已逐步形成并得到社会的广泛重视。电子文件管理是传统文件、档案管理在新时代的延续，但由于电子文件自身的运行环境和特点，它在给文件和档案管理人员带来福音的同时，也提出了严峻的挑战。因此，探讨并建立一套符合电子文件管理要求的原则、方法、技术、标准和理论既是实际工作的迫切需要，也是一项长期艰巨的任务，这对电子文件管理的实践发展和理论建设都有重要意义。 第一节 电子文件管理内容 一、电子文件管理的基本内容 电子文件的出现是一场记录革命，也引发了包括文件、档案管理在内的记录管理的革命，这场革命具体反映在管理技术、方法、体制、原则、理念等各个层面。与传统的文件、档案管理相比，电子文件、档案的管理具有相关因素增多，各因素之间的相关度增高，变量增多，目标复杂化，技术含量更高、更新、更快等新的特点，从而对管理活动提出了更高的要求，需要在科学的管理思想的指导下，从政策、制度与技术方法的不同层面共同采取新的对策。（冯惠玲：《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社2001年版，第12页）因此，电子文件的管理是一项系统工程，其管理的基本内容主要包括： （一）电子文件的微观管理 所谓电子文件微观管理是指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。 电子文件微观管理也涉及到传统文件、档案管理的主要环节，主要内容包括鉴定、积累与归档、整序、检索、保护、利用等，但它并非是传统文件、档案管理环节的简单组合，在内容和形式上都有许多不同。 首先，电子文件微观管理的环节顺序不再是传统文件、档案管理的线性排列或线性流程，许多环节都存在着“提前”和循环往复的流动，而且有些环节如安全性保护等则要贯穿于文件管理的全过程，使管理环节更为复杂。不仅如此，电子文件微观管理还增加了一些新的环节，如文件孕育期中对文件管理系统的设计、文件归档后组织电子文件信息数据库等。这些都是传统文件与档案管理所没有的。 其次，电子文件微观管理诸环节在内容与形式上与传统文件、档案管理有很大区别。如对电子文件的收集，不仅要收集文件本身，还要收集背景信息与元数据；不仅要收集电子环境中相对静态的、正式的文件信息，还要收集那些极具流动性的、动态的文件信息。再如对电子文件的归档，不仅存在实体归档，也存在网络归档等等。 再次，电子文件微观管理各环节都对信息技术与信息管理系统有着根本的依赖性，离不开技术和设备。这不仅意味着它比传统手工环节的科技含量高，同时也意味着需要对计算机软硬件及其网络环境进行管理。因此有学者称电子文件的管理实质上是“一项复杂的系统技术工程”。 电子文件微观管理虽然复杂，但不是不可以分解和解释的，后面我们将根据电子文件管理流程的相对顺序对电子文件管理各环节加以介绍。当然，电子文件管理是一项新的管理活动，究竟如何管理还没有完全解决，我国也正处于研究、摸索过程中，因此，不少内容尚属于探讨性的，不够完善之处在所难免。 （二）电子文件的宏观管理 所谓电子文件的宏观管理是指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划、标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效的运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。 在我国，纸质等传统档案的宏观管理较为完善，已建立了一套较为完整的法规、制度和标准。这些法规、制度、标准是长期实践经验的总结，对建立国家规模的档案事业产生了重要的作用。但这些宏观措施在电子文件及其档案管理中，只可能部分适用，甚至完全不适用。自20世纪中后期以来，面对电子文件管理日趋紧迫和严峻的形势，许多机关、团体、企事业单位对电子文件管理无章可循，束手无策，纷纷呼吁国家有关部门尽快研究制定相关的政策、法规、制度和标准，改变电子文件管理的混乱无序的状况。国家有关部门也认识到电子文件管理的重要性，在第十三届国际档案大会一结束，并于1996年9月18日成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组。随后，原国家科委又与国家档案局、国家质量技术监督局、原建设部、原机械工业部等政府部门联合组织力量共同对CAD电子文件管理、归档及其形成电子档案的管理进行认真研究。这些研究活动取得了许多成果，同时也制定出有关的管理标准，对实际工作产生了一定的作用。但我们应当看到，建立完整、配套的电子文件宏观管理措施仍任重道远。一方面，由于我们没有电子文件管理方面的长期实践经验；另一方面，电子文件所涉及的技术和设备又在