第一章 建立新秩序_电子文件管理流程研究.pdfVIP

54 档案学通讯 2004 年第 3 期 建立新秩序 * ———电子文件管理流程研究 中国人民大学档案学院 2003 届博士生 刘越男 ( 无论在管理学理论的演进过程中 , 还是在档案 确了解决核心问题 即如何设计 、组织 、控制和协调 ) 学自身的完善过程中 ,文件管理 、档案管理与机构管 合理的电子文件管理流程 的思考起点 , 即从机构业 理之间的融合 、互动始终是一个重要的线索 。信息技 务活动的需求入手 , 并以此为起点分析了电子文件 术的普及 , 信息系统的应用 , 社会环境的变迁 , 推动 管理流程需求的产生机制以及实现机制 。第四章是 机构由职能管理模式向流程管理模式的变革 , 即打 对前三章结论的实际应用 , 着重探究实现电子文件 破个别职能部门的狭隘视野 , 从全流程的角度管理 管理流程的具体途径 。第五章介绍 、分析 、评价了几 机构业务活动 ,提高机构的整体绩效 。电子文件管理 个实际案例 ,验证了前四章的观点和方法 。 流程是电子化业务流程的重要组成 , 提高其管理效 一 、文件管理流程的定位思考 率是提高机构整体管理效率的内在要求 。对于电子 作为机构业务活动的真实记录 , 文件是正式的 文件管理流程的系统管理需要采用跨职能部门的协 信息交流工具 。一项面向任务的业务活动 ,可能与文 作方法 , 对于电子文件管理流程的系统研究需要综 件发生三种关系 :形成 、管理和利用 。据此 ,可以将业 合机构管理 、文件管理 、档案管理等多方面的原理 、 务活动看成三类相关活动的集合体 : 文件形成活动 、 角度 、方法 ,进行跨学科地探究 。 文件利用活动和文件管理活动 。其中 ,文件形成活动 本文以电子文件管理 、档案管理 、业务流程重 与产生文件的目的直接相关 ,包括文件的产生/ 生成 组 、知识管理等理论为基础 ,着重研究在一个现行机 ( ) ( ) 即制作或接收 和处理 流转 两项工作内容 , 是业 构的范围内如何实现电子文件管理流程的设计 、规 务活动的主体 。文件利用活动为支持文件形成活动 划 、组织 、控制 、协调 。本文的研究目标不在于提供放 的顺利完成 ,查考其他业务活动形成的文件 。而文件 之四海而皆准的、固定的电子文件管理流程 ,而是提 管理活动既不产生文件 ,也无需利用其他文件 ,而是 供建设合理适用的电子文件管理流程的思路 。本文 以适当的方法对整个业务活动中的文件进行组织和 主要围绕着三个方面的问题展开 :一 ,什么是电子文 控制 , 将文件在合适的时间以恰当的方式提供给需 件管理流程 ; 二 , 在纸质文件管理流程相对稳定 、成 要它的活动 ,包括文件形成活动和文件利用活动 , 即 熟的条件下 , 为何要提出电子文件管理流程的管理 实现文件资源的有效配置 。为文件形成活动提供服 问题 ?三 ,如何设计 、组织 、控制和协调合理的电子文 务的文件管理活动包括为文件 内容选择适合的结 件管理流程 ?全文包括五章 。第一章是本文的概念基