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董事会秘书职务说明书 岗位名称 董事会秘书 岗位编号 所在部门 董事会 岗位定员 1 直接上级 董事长 薪酬级别 直接下级 无 薪酬类别 结构薪资 所辖人员 无 岗位分析日期 2015年9月 本职： 主持董事会的日常事务办公;督导、检查董事会决议的落实执行；负责接待活动活动；机要和印章管理，负责董事会聘任员工的招聘和续聘工作。 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：主持董事会的日常事务办公 工作 任务 负责董事会的召集工作，负责录音（记录）、整理会议纪要并做好发放记录。必要时，负责董事长参加的各类会议、交流的录音（记录）并整理总结成文字形式发给相关人员。负责各类文件的分类呈送，请集团领导阅批并转有关部门处理。 负责董事会签发文件的起草、打印、登记和存档工作。负责与董事会相关的各类文件的档案管理工作。 负责董事会来访客人接待工作，及时向董事长传达来客的意图，为董事长接见访客做好预约工作，并按董事长要求，具体做好董事长访客的接待工作。建立并维护来访客人档案。 定期整理编辑通讯录，并做备份。负责董事长电子信箱的管理工作，及时汇报重要信息。接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录。收发信件、传真，及时交给董事长处理 负责董事长办公区的整理整洁工作。负责董事长各类办公设备、办公用品的管理，保障董事长日常办公的正常使用。负责董事长名片、香烟、茶叶、饮品等的供应保障。 按照董事长各类费用审批计划时间表，留收整理相关费用审批单据的次序，井然有序呈递给董事长审批，并记录造册。 掌握董事长日程工作安排，提醒董事长事件的时间冲突。 针对各项流程、制度，向董事长提出改进建议和意见，并主导修订。调研收集员工对公司运营发展的合理化建议，及时反馈给董事长 职 责 二 职责表述：负责董事会的外出日程安排 工作 任务 按照董事长的外出工作计划，做好必要的准备工作：如机票、酒店等的预定，外出工作时所需的文件、名片、资金、办公用品等。 遇董事长外出时，做好各类来访记录，董事长返回后，及时反馈。重要来访，须及时电话通知董事长。 一同外出，须做好相关会议、会谈纪要。如需宴请宾客，需领会董事长意图，做好宴请工作。 安排好董事长出差后的各种费用票价整理、报销工作。 职 责 三 职责表述：负责董事会招聘员工的招聘和续聘工作 工作 任务 负责由董事会招聘人员的简历筛选、面试通知、背景调查、入职通知等招聘事宜。 负责由董事会聘用人员的聘用和续聘手续的办理、相关任命文件的颁布。 职 责 三 职责表述：负责董事会成员身心健康管理 工作 任务 保障董事长、董事办公区的空气清新、温度适宜、光线漫射、环境整洁。 留意董事长、董事情绪神态变化，如有异常，需询问并提出如就医等建议 必要时，与医疗机构一同建立董事长、董事健康档案，定期体检，并在医生建议下，有针对性的提出饮食、运动等方案。 职 责 四 职责表述：负责董事长交办的其他事项 工作 任务 负责完成董事长交办的其他事项。 董事长同意时，也须接办公司其他领导交办的事项。 职 责 五 职责表述：在上级领导的要求下，要对公司其他文秘类岗位人员作出有效培训和指导。 权限： 无 工作协作关系： 内部协调关系 对内：董事会成员、集团公司各层级管理岗位、控股公司董事会、各层级管理岗位等 外部协调关系 对外：关联企业、相关新闻媒体、政府主管机构、相关协会团体、各类旅行组织、酒店餐饮组织、董事长客户圈、朋友圈、家人圈等 任职资格： 教育水平 统招大学本科及以上 专业 文秘、工商管理、人力资源、英语、法律或相关专业 经验 3年以上同类岗位工作经验 知识 高级文秘知识、商务礼仪知识、基础行政管理知识、基本会计常识、基础组织行为学知识、基础职场个人心理学知识、熟悉本地区包括地理、交通、人文、历史、医疗等信息和知识，了解企业上市准备的流程和内容，了解朗威投资集团主业务流程，熟悉朗威控股集团各类审批流程制度和基本内容，熟悉朗威控股集团的企业文化和价值观，基本熟悉集团公司各个职能部门及下属分子公司的主要职能职责和业务内容 技能技巧 熟练使用自动化办公软件及其他企业信息管理系统，熟练使用网络收集整理各类信息，熟练使用复印机、传真机等各种办公常用设备，熟练应对董事长手机等工具的使用及信息管理要求，熟练的会议纪要整理能力，熟练的日常办公文案撰写能力，熟练的文件档案管理技能，熟练驾驶车辆，掌握一门主要外语语种的日常读写，熟悉董事长常见各类客户、朋友等人员的基本信息，熟悉董事长的办公习惯及个人生活习惯，熟悉宴宾点菜，有一定的与董事长一致的体育活动实践（如羽毛球、乒乓球）等 个人素质 具有较强的沟通能力，计划与执