信息化带动档案管理理论、技术和方法地创新.PDFVIP

信息化带动档案管理理论、技术和方法的创新 上海交通大学信息中心：董传良，蒋磊宏 随着上海交大信息化建设的进展，我们发现档案是各类管理信息最终的汇结点。为此， 将档案管理信息化作为电子校务重要的任务之一加以建设。目标是将创新的档案管理理念和 先进的信息技术相结合，实现数字化的档案管理方式和档案利用方式，使档案信息成为可有 效利用和共享的重要数字资源。 与以往的档案管理系统相比，我校强调档案作为信息资源的理念，注重信息的共享和 利用。为了最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，信 息系统的建设强调管理理念创新与信息技术手段相结合，促进档案管理理论、档案管理技术 和方法的变革，促进档案馆业务从单纯保管型向服务驱动型方向发展。 上海交大档案管理信息系统，由校内各部门收发文管理、预立卷管理，以及党群、行 政、教学、人物、设备、基建、历史、人事、外事、声像、科研、产品、出版、财会、实物 等子系统组成。各部门的兼职档案员可进行网上公文处理、文件材料预立卷和相关数据的录 入、删除、更新、编辑、查询等操作，档案馆可从网上指导各部门预立卷、编辑审核应归档 的材料，实现网上拟订案卷标题、打印文件目录、数据统计等接收归档工作。用户可以根据 权限查询档案，开放的档案信息可上网发布供公众查询。 一、管理、开发、应用并重，是系统建设成功的保证 作为应用系统，是否成功地投入使用并发挥作用，是衡量系统建设是否成功的首要条件， 也是应用系统建设的最大的难点和关键。系统从开发到投入实际应用，凝结了管理人员、业 务人员、开发人员多年的心血。 从管理和业务人员来说，做到领导重视、理念创新、措施得力、应用到位，通过统一领 导、规划、建设、监管、应用、培训，实现系统建设管理一体化，确保了建设的成功。 从开发人员来说，积极与管理、业务人员沟通，正确理解业务，向业务渗透，与应用方 一起实现管理理念和系统设计上的创新，使项目达到和超过预定目标。 开发成功加上应用成功，保证了系统建设真正成功。 二、注入档案信息抓源头的理念，系统架构先进、新颖 上海交大档案管理信息系统实现了档案馆业务流程处理和服务的全面数字化、网络化， 主要体现在： （1）覆盖档案管理的全过程。 （2）满足各业务部门档案工作的全过程数字化。 （3）对归档信息源进行管理。通过提供网上收发文管理和网上预立卷管理，对各立档 单位形成的电子文件实行网络监控、接收和归档，实现文档一体化管理。系统先进、新颖的 架构为档案馆专职人员和各部门兼职档案员提供了共同的平台，还为各部门的文档管理提供 了先进的手段，受到全校各部门的欢迎和支持。 三、综合集成，开创档案信息的数字化和资源化建设的新模式 通过分析数字大学建设对教学、科研、管理等方面产生的影响来构建档案管理信息系统 的架构，提出将其建设为丰富、完备、权威的信息资源的理念，开创档案信息数字化和资源 化建设的模式。主要体现在： (1) 从档案业务管理角度，采用档案实体与信息分离的管理理念，进一步丰富和完备档 案信息，提升档案信息资源化的深度和广度。 长期以来，交大档案馆建立了完备的档案实体收集制度，涉及到学校的各个部门。系统 建设可在充分发挥档案馆信息采集框架和信息点全面、系统的基础上，按资源建设的需求进 一步丰富和完备档案信息。解决的途径是档案实体与信息分离，给传统的各门类档案实体提 供更为广阔、深入的信息源，建立以档案实体为主干并延伸到各类信息资源库的网络。 (2) 力争使档案管理信息系统成为全校各类应用系统信息的汇总点，建立全面、完整的 信息体系。 随着数字大学建设的深入，交大相继建成了十多个综合业务信息系统，蕴藏着大量与档 案实体有关的信息，是信息资源建设丰富的信息源。基于这样的认识，我校制定了向各个应 用系统采集信息的范围和规范，将档案信息系统设计成各个应用系统的后端，建立信息采集 平台，使档案信息系统成为全校各个应用系统信息的终点站。 (3) 档案信息的数字化、多媒体化和资源化，实现档案信息的可利用性和共享性。 采用先进的数字化存储技术，将各个时期、各种门类的档案信息数字化，实现了档案管 理信息系统多媒体化归档模式。建成的各类信息资源库，可以是文件、资料、语音、视频、 图形图像等多种形式，具有通用性强、可视性强、支持联网查询和浏览等特点，提供了基于 网络的易用、方便的档案利用手段，还可提供