XX讲坛执行方案.doc

XX讲坛 执行方案 XX大学 二O年月 XX论坛工作流程方案（草案） 5月X日（待定）――迎接领导、主讲人 时间 08:00～24:00 地点 江北国际机场 序号 时间 具体工作内容 负责组 责任人和联系电话 备注 1 08:00～09:00 江北机场（或要客）出口处、接待牌制作。 后勤组 落实工作人员。 2 08:00～09:00 江北机场接待点设置。 后勤组 落实工作人员。 3 08:00～24:00 接机总协调。 后勤组 提供客人抵渝信息。 4 08:00～24:00 校院领导在机场贵宾室迎接领导。 后勤组 负责接待安排 5 08:00～24:00 安排接待机动车辆和跟车人员。 后勤组 6 08:00～24:00 车辆安排、调度。 后勤组 落实工作人员。 5月X日(论坛前七天)――场外布置 序号 时间 具体工作内容 负责组 责任人 1 08:00～24:00 B区4个学院门口及学校重要节点展板布置 宣传组 08:00～24:00 B区重要节点横幅布置 宣传组 08:00～24:00 学院相关位置海报栏布置 宣传组 08:00～24:00 虎溪校区、a区重要节点展板布置 宣传组 08:00～24:00 软文、报刊、网络宣传同步启动 宣传组 5月X日(论坛前一天)――会场布置 序号 时间 具体工作内容 负责组 责任人 1 06:00～08:00 大型冲气拱门欢迎横幅、条幅、宣传牌等 后勤组 2 14:00～18:00 论坛背景板安装，制作会场分区指示牌。 会联处综合组 会联处负责指导会场布置和联系市领导参会。 3 14:00～18:00 贵宾室布置（茶几、沙发、鲜花数量），台签、饮用水摆放等。 4 14:00～18:00 主席台台签摆放、座位图、鲜花、茶水、话筒，主持人话筒摆放、音响、灯光、多媒体等设备。 5 14:00～18:00 同声翻译设施安装、调试，与LED屏的对接等。 7 14:00～18:00 会议通道、贵宾通道的设置。 安保组 8 14:00～18:00 建筑学院成果展览及领导、贵宾参观成果展览行走长廊的布置。 宣传组 5月X日 (论坛前一天) ――其他准备工作 序号 时间 具体工作内容 负责组 责任人 备注 1 08:30～15:00 确认汇总出席论坛主席台领导、嘉宾名单、座位顺序等，并递交现场画外音播报人。 后勤组 2 08:30～15:00 进一步统计参会学生名单，并逐一发短信确认 会务组 每个学院配备一个组长专项负责人员统计 08:30～18:00 打印午宴宴会台签、菜单，检查菜式、酒水等准备工作。 后勤组 4 08:30～18:00 确认物资采购到位情况。 后勤组 5月X日(论坛当天)――论坛签到 时间 08:00～24:00 地点 江北国际机场 序号 时间 具体工作内容 负责组 责任人和联系电话 备注 1 08:00～09:00 总体负责会议签到和大堂迎宾。 后勤组 落实工作人员。 3 08:00～09:00 论坛签到。负责人员签到，证件、材料物品分发。 后勤组 落实工作人员。 4 08:00～09:00 包括学生签到、媒体记者签到及嘉宾签到。 后勤组 落实工作人员。 6 08:00～09:00 总体负责外来嘉宾宾馆住宿、餐饮安排，协调宴会等相关接待工作。 后勤组 落实工作人员。 5月X日（论坛当天）上午――XX论坛 时间 待定 地点 待定 主要出席领导、嘉宾： 待定 主持人：待定 序号 时间 具体工作内容 负责组 责任人 备注 1 07:00前 完成安检准备工作，安保人员到位，拉警戒线。 安保组 会议全程加强对记者管理。 2 07:00前 主席台前设记者摄影区。 宣传组 3 07:00前 完成学院成果展览及领导、贵宾参观成果展览行走长廊的布置工作。 宣传组 4 07:00前 所有工作人员、志愿者完成早餐，到达工作岗位。 各组 各组牵头人。 5 07:00～08:00 参会嘉宾早餐。 后勤组 8 08:30～09:00 学生（方阵）入场。（根据四个学院分成四个方阵就坐） 会务组安保组 综合组负责联络，安保组负责安检。 9 07:30～09:00 会前播放相关宣传片，背景音乐、签约音乐的准备和实施，会场音响、灯光、电视大屏幕、投影设备的检查、落实。 会联处会务组 会联处负责审定会场布置。 08:30、08:50两次画外音提醒进场。 10 08:00前 主席台、领导接见室、贵宾休息室所需茶水、热毛巾、插花、胸花等准备。 11 08:00前 检查主席