会议产品要素.ppt

第三章 会议产品要素 会议产品就是指会议的参加者从会议所得到的信息, 服务, 物质等方面的东西. 第一节 会议主题与议题 　会议主题是会议目标的转化，它是会议主要内容和实质问题的高度概括，会议的潜在参与者通过它就可以了解会议的大体内容。 　会议议题是围绕会议主题而设立的一个个拟讨论的问题，它是会议主题的具体化。 选好会议的主题是会议成功的重要因素。会议中所有节目、活动的安排都要紧紧围绕会议主题。 拟好会议的议题也很重要，它可以帮助人们更好地讨论问题。脱离会议主题的问题一般不应当列入会议议题，否则，会议就会出现混乱。 第二节　会议场地与会议室布置 一. 会议场地 （一）大会会议室与小会议室 　　 大会会议室用于举行全体大会，小会议室用于召开大会的分组讨论会或小型会议。 （二）休息处 　　　会议休息时与会者吃咖点(茶点）的地方，也是与会者社交的场所。可以用会议室旁边专门的房间，也可以利用会议室的后面或门口空闲处。　　　 （三）厅堂 　用于与会者现场（报到），等待，集合，也是社交的场所． （四）登记台 　设置在厅堂里用于接待与会者现场注册（报到），交费等需要．　 （五）办公室 　会议组织者在会议期间办理会议事务的地方：接待与会者，整理会议资料，打印会议通知，决议，文件，收发会议信息等． （六）展览场地 　用于举办与会议主题密切相关的附设展览．　 （七）存储区 　用于存放会议附设展览展品． 二　会议室的布置 （一）会议室的布置模式 　１　剧场（礼堂）形 　２　中空圆（正方，多边）形 　３　中空椭圆（长方）形 　４　董事会长方（椭圆）桌形 　５　Ｕ形与马蹄铁形 　６　叠层Ｕ形 　７　Ｅ教室形 　８　Ｔ形 　９　教室形 　１０　讨论会（宴会）形 （二）会议基本设施的布置 １讲台 ２话筒 ３写字板及水笔 ４视听设备 ５镭射笔 ６定时钟 ７预演室 ８免费电子邮件服务 第三节　会议发言人 　会议发言人是指在会议发言，演讲，讲话的人．会议发言人的选择很重要，　它关系着会议目标能否顺利实现的问题．　 一　发言人是会议的卖点之一 会议发言人的名声、地位、水平等对人们是否参加会议有着重要的影响。如果能邀请到著名的人物或学术权威参加会议，就会吸引大量的人参加会议；相反，如果没有高水平的会议发言人与会，人们参加会议的兴趣就会降低，甚至会议无法成功举行。所以，会议的举办者应尽量邀请高级别的会议发言人到会。也因为这个原因，会议发言人参加会议的会务费应当免除，其参加会议的交通费、住宿费、餐饮费、娱乐费等都应由会议主办者支付，不仅如此，会议发言人还应当得到会议发言的酬金，对于重要的会议发言人，会议组织者还应安排接送等服务。 二　会议发言人的挑选 （一）挑选有关专家做会议发言人 （二）从优秀论文集中选择一些人作为会议发言人 三　会议发言人注意事项 （１）讲话时口与话筒保持３０厘米的距离 （２）不要说得太快 （３）安排好发言的内容，遵守会议规定的时间 （４）熟悉投影仪等会议基本设施设备． 第四节　会议通知 　会议通知就是把要召开的会议的各种信息以广告，小册子，通讯报道，网页等形式公开高示潜在的会议参加者，以吸引其注意并争取参加的一种会议宣传，促销方法．　 一　第一轮通知 　如果有三轮以上的通知，那么，第一轮通知可以做得比较简单，主要告示大家关于要举行会议的基本信息，让世界上该学科领域的专家学者都能知道有这样一个会议将要召开，达到宣传的目的． 至少要包括以下内容： 　１　会议的目的，主题 　２　会议的日期 　３　会议的地点 　４　会议联系途径，如会议秘书处通讯地址，电话，传真，电子邮件等．　 二　第二轮通知 　如果会议有三轮以上的通知，那么，第二轮通知主要是关于论文征集的，所以也叫论文征集通知． 论文征集通知书的主要内容： 　１　大会主席的邀请信 　２　组织机构 　３　学术题目 　４　征文要求　　 　５　会议初步日程 　６　初步旅游线路 　７　会议秘书处联系方法 　８　重要日期 　９　论文摘要表 　１０　反馈表 三　第三轮通知 注册通知书的主要内容有： １　邀请信 ２　组织机构，会议主题和专业议题 ３　特邀的大会报告人，发言人，会议主持人，嘉宾的身份和报告题目 ４　会议的详细议程 ５　会议信息 ６　会议注册 注册表应包括的内容： １　姓名 ２　单位 ３　头衔 ４　详细地址 ５　身份证（护照）号码 ６　参会人数（代表，陪同） ７　住宿宾馆（标准房，单人房，双人房，房价） ８　宾馆押金和其他条件 ９　到达／离开日期 １０　参加哪个分会／讨论会 １１　参加哪个社会活动 １２　参加哪个学术访问 １３　参加哪个会前／后旅游 １４　参加其他可选择的节目 １５　是否参加展览 １６　注册（报名）费（及其包含的内容） １７　付款规定 １８　会议