文件控制程序精选.doc

受控状态 受控 分发编号  文件编号：G/YP 2 10 012-2014 文件控制程序 （D版） 发布日期：2014年0月日 实施日期： 2014年0月日 目的 规范管理性文件的编制、修订、审批、发放、运行、维护管理的各个过程并对其进行控制，确保各有关场所使用有效的文件，提高公司管理效率。 适用范围 适用于玉柴马石油润滑油公司所有管理性文件的管理和控制（包括适当范围的外来文件）。 职责 3.管理部是公司文件的归口管理部门，负责组织公司文件的建立、运行监督、效果评价。 3.2 各单位负责职能范围内公司级、部门内部使用的管理性文件和作业性文件编制控制，组织员工学习、贯彻执行公司各类文件。 引用文件 4.质量管理手册5 术语和定义 5.外来文件 不属公司编制但经公司采用的文件。 5.2 文件形式 有电子版、纸版两种。由电子媒体承载的为电子版；由纸张承载的为纸版。 5.3 管理性文件 本文件中管理性文件是指职能、职责、各体系管理手册、第二层次程序文件、第三层次非技术性文件。 文件分类 6.根据文件范围，将职责、管理性文件划分为第一、二、三层次。对公司级的第三次文件划分为、、、级，对应文种等要求，如下表。 层级 文种 使用说明 公司级 文件 第一层次文件 职能、职责、手册 包括《部门职能》、《高级职员职责》、各体系管理手册等。 第二层次文件 程序文件 程序文件。 跨部门第三层 次文件 级 制度 针对某一主营业务制订，规范该主营业务工作程序或标准，起着纲领、概括性作用，是其他相关部门或文件的更具体、详细工作业务程序、文件的制订依据。 级 规定 是对有关制度或事项作出局部具体的规定，主要用于对公司或某一领域的业务或某些重大事务进行管理或限制，重在强制约束性。 级 办法 是对有关制度、规定提出具体可行的实施措施，比制度、规定更具体，重在可操作性。 级 其他 以上～均不适用时可选用其他文种，但须符合国家及本文件相关原则，并事先报经管理部核准。 部门级 文件 本部门第三层次文件 按照以上管理。 格式要求 文件编制格式要求。 7.1 LOGO与编号 7.1.玉柴马石油LOGO。 7.1.2 受控状态：标识为红色字体“受控”，纸版必须填写分发编号。 7.1.3 文件编号和版本号。 7.2 编号规则 7.2.1 编号规则： QEOZG/YP □ □□ □□□——□□□□ 制订文件年号 文件流水号 编制部门代号 文件层次代号 玉柴马石油公司代号 文件识别代号 7.2.2 识别代号规则： 第一类 适用于当前运行的所有管理体系的通用文件 文件识别代号为“QEOZ” 第二类 适用两个以上体系的文件代号为“Q、E、O”的任意组合加“G” 质量管理体系（QMS）文件识别代号为“QG” 环境管理体系（EMS）文件识别代号为“EG” 职业健康安全管理体系（OHSMS）文件识别代号为“OG” 第三类 均不属于上述类型的文件 文件识别代号为“ZG” 7.2.3 层次代号规则： 第一层次文件的层次代号为“1”。 第二层次程序文件的层次代号为“2”。 第一、二层文件的编号由管理部统一分配。 第三层次文件的层次代号为“3”，流水号由各单位自主分配，公司级文件在流水号后增加（K）符号，同一个单位编制的文件流水号不得重复。 7.2.各部门代号： 单位名称 单位代号 单位名称 单位代号 单位名称 单位代号 管理部 10 办公室 董秘办 财务部 0 信息部 调度中心 0 生产部 重庆公司 大连 33 动力源公司 35 技术研发中心 供应部 销售部 市场部 渠道部 商品项目部 大客户部 7.3 标题 文件标题由使用范围、事由、文种三要素或事由、文种两要素组成。如果文件是草案或暂行、试行的，可以在标题后面加括号注明“试行”。文种选择按照上述6.1条款执行。 7.日期 原则上，发布日期须在实施日期之前或同步。 7.5 正文 按照文件格式及模板要求编制，需要时可作适当调整，但需报管理部审核。 7.6 文件试行 对于试行版本的文件，试行期限不得超过1年，期限内必须修改转为正式版或废止等处置。8 文