全国NVQ《企业行政管理》培训讲义4.pptVIP

* 2）长期保存，一般为16-50年存档期限。如单位中形成的或上级下发的在相当长时期内要查考的文件资料；记录的事故报告等以备日后判定查考。 3）短期保存，指15年以内的存档期限。这部分包含的内容很多，如日常信件、考勤表保存2-3年；工资单、税单、财务凭单保存6-7年；股息、病历等保存年限更长。 * 教学方法： 教师讲课、 组织讨论。分组讨论信息保密的重要性和主要原则？ 案例分析；由学生分别找出在人事档案、财务信息、产品信息、客户信息等方面由于失密而造成的损失。 * 教学方法： 教师讲课、 组织讨论。 * 四、企业内部信息传播途径 传 播 途 径 内部交换传递系统 利用宣传物品传播 利用会议发布信息 利用网络传播信息 * 四、企业内部信息传播途径（教材4.7） 利用内部交换、传递系统； 利用宣传物品公开发布； 利用会议发布信息； 利用电子邮件或单位内部的网络； * 四、企业内部信息传播途径（教材4.7） 企业内部信息的传播途径 企业要加强管理，就要通畅地将需要员工了解的信息传播到每个人。其方法包括： （1）利用内部交换、传递系统，将信息以书面形式传递到人。如能公开信息的可以复印或用备忘录的形式传递到人；需要部分人传阅的可以在信息前面附上“传阅单”，上面标出需要阅读信息的人员名单。要求一位阅读人看完文件后，签上自己名字和日期，再按名单传给下一个人阅读。 * 2）利用宣传物品公开发布。如利用各类布告板、白板、宣传栏以及各种快报、厂报、简报等通知信息。 3）利用会议发布信息。有的可以召开有关领导人参加的会议，然后由他再召集下属开会，逐级将信息发布给每个人；有的可以召开全体员工大会，一次将信息传达给每个人。 4）利用电子邮件或单位内部的网络将信息进行传播。 * 教学方法： 教师讲课、 组织讨论；把学生分为两组，就同一个问题讨论传播信息的最佳途径。然后，每组派一位代表陈述本组的观点，由老师进行点评。 现场模拟；搞一个现场发布会，让学生设计一份NVQ证书的信息推广和传播的计划书。 * 单元复习：1课时 用“企业行政管理二级习题集”中4单元的习题辅导学生复习。 * 现场考评： 本单元相关工作能力： 计划课时：15 纸面信息的记录、存储、检索和提供 利用计算机制备并打印信息 进入数据库检索并打印信息 相 关 工 作 能 力 * 本单元教师讨论测试题 1、设计一道训练学生掌握跟踪工作进展方法的情景练习教学题。 2、编写一道讲授信息存储和检索的分组讨论题 3、撰写一个“信息保密与安全”方面的案例。 4、提供一个如何选择信息传播途径的模拟教学方案。 要求遵照标准和教材，围绕让学生掌握相关知识与技能出题，每题不少于100字。 * 1、简述企业信息回应周期的含义？ 2、简述跟踪工作进展的方法？ 3、简述企业办公室工作中所处理的信息的主要类型？ 4、举例说明在商务活动中如何用标准的商务文件呈现信息。 5、简述企业信息的存储和有效检索的必要性？ 6、简述企业办公室常用纸面信息及其存储？ * 7、简述手工存储信息的方式及其优缺点？ 8、简述计算机存储信息的方式及其优缺点？ 9、简述缩微胶片存储信息的方式及其优缺点？ 10、企业信息集中归档的优缺点？ 11、文件跟踪卡的内容及使用方法是什么？ 12、信息分类及索引卡片的存储方法？ * 13、按字母归类的方法及优缺点？ 14、按数字归档的方法及优缺点是什么？ 15、按地理归档的方法及优缺点是什么？ 16、按日期/时间、主题、作者的归类方法？ 17、简述信息保护的八项原则 18、简述保护计算机的措施 19、简述保护书面文档信息的措施 20、简述人事档案保密的必要性？ * 21、简述财务信息保密的必要性？ 22、简述产品和服务信息保密的必要性？ 23、简述客户信息保密的必要性？ 24、简述企业信息和文档保留的期限？ 25、简述企业内部信息传播的主要途径？ * 07/16/96 * ## * 4、商务信息的有效呈现形式 （1）在商务运营活动中，商务信息应用标准的商务文件呈现出来，例如货物的交付活动，应用一系列标准规范的商务文件呈现出来。 首先，订货单位要填写订货单，同时将一份订货单发送给供应商。 * 其次，供应商要有发货单，发货单一般列出订购的货物，并标明哪些无现货以及何时有货。另外，订货方重要的是要对照供应商发出的发票检查发货单，以保证付款额不超出收到的货物的价格。 * 再次，收货单和发货单都要转交财务部门，由财务部门将收货单、发货单与发票进行对照检查。最后，财务部门在付款之前，要检查核对供应商的报价单、原始订货单的复印件、收货单、发货单，还要核对已议定的折扣、运费情况、交货的实际数量、交货时是否有损环的货物、是否有退货，要保证一项商务活动不出或少出差错，一系列的规范的商务文件是必