XX体育用品有限公司国外采购作业办法.docVIP

标准书 核 准 审 核 主 管 复 核 标 准 编 号 制 定 日 期 G C 3 0 1 0 2 一、目的 ： 为使本公司国外采购作业有所遵循与顺利运作， 二、范围 ： 适用各种生产用原物料,零件,机械设备,测量器具等国外采购部分。 三、供应商的选定 ： 3-1．属客户指定或国内确无法生产的物料，方可向国外厂家采购。 3-2. 因距离远近采购控制难易程度不同，应考虑供应商的配合性与组织是否健全，作业是否殷实。 3-3．选择国外进口厂商，应考虑采购作业的经济性与管理的便利，直接向生产厂商采购或间 接通过贸易商社采购，必须事先考虑并配合公司策略加以选定。 3-4.供应商如因其本身异动或其他因素，将影响其交货或服务时，经办部门应迅速呈报上级 并考虑作必要的更换。 四、采购价格之规定 ： 4-1．各种采购案应经询价、比价与议价程序送上级核准选定对公司最有利的价格，争取经营 润。 4-2．采购价格突然异动，应查明原因呈报上级核可后才得接受。 4-3．经办部门应随时注意市场环境动态，遇有不利情况，应能立即反应,争取最有利与合理的供应价格。 4-4．考虑货物装运，保险等各种成本，选择合适的价格条款。 五、购买合约 ： 5-1．一般零件的采购应发正式的订购单，注明数量，规格与交期传真给厂商做最后确认。 5-2．对于厂商送来的销货确认书应详细核对规格，数量,价格与交期，有记载不明或错误时 即应通知供应商更正，并在收到更正的销货确认书后,才可通知关务办理申请输入许可。 5-3．对于特殊机械或材料的采购，应订立合约详细记载交货规格，数量,金额，交期与其他 各项技术或售后服务等条件，并双方确认签章后,才可进行申请输入许可作业。 六、管理内容: 1. 一般零件订单开立 ： 1-1.业务部门于每月15日前将三个月后的预测订单通知生产计划人员,排定配合公司生产系统的生产计划。 1-2.物料计划人员依预测，提前75天下国外物料订单。 1-3.如有其他特殊情况，要求较长前置时间，采购人员应事先说明，请求各个单位协力配合。 1-4.如属紧急订单（前置期少于40天），物料计划人员应说明原因，由采购人员负责与供应商接洽，并将最终同意的交货日期回馈给生产计划人员以作必要的安排与调整。 起 稿 者 管 理 单 位 资 材 关 系 修 订 日 期 . . GC 30102 (第 1 页 共 4 页) XX体育用品有限公司 标准书 2．订单确认 ： 2-1．订单发放供应商后， 要求供应商在3天之内回复订单确认书PROFORMA INVOICE或称ORDER CONFIRMATION）。 2-2．收到订单确认书后，应详细核对数量、金额、交货日期等，如有错误或与订单要求不符之处，应及时通知供应商予以更正或再确认。 2-3．最终确认无误后，根据订单确认书之交货日期，进行采购单明细维护，以便列印待收报表进行物料交期管理。 2-4．订购有修正必要时，物料计划人员于入厂日期30天前发出订购修正单，例外的特殊情 况应说明原因，由采购课洽请国外供应商配合作修正。 3．交期管理： 3-1. 每月15日及30日前后，采购人员应针对下月所有交期不能满足的订单进行异常汇总， 并提列给生产计划人员，以做必要的安排与调整；如计划调整后的交期客户无法接受， 应与供应商作必要的再协调，将最终同意的交期回复生产计划人员；必要情况下，可 征询客户意见，申请用其他零件代用。 3-2．在供应商每周或每月装船日期之前，采购人员应要求供应商提供准确的装船资料 （INVOICE PACKING LIST非正本），一一核对并进行MRP装船资料输入，记载订单 号码、发票号码、装船日期（自动产生装船编号）、数量等。 3-3．采购人员应根据供应商之装船资料进行核对，及时提列出提前装船及未按期装船之订 单，并反馈给生产计划，以做必要的调整（提前或延后生产）。 3-4. 临时性之交期变动,采购人员应掌握各项资料,必要时获上级核准后要求空运交货得以 争取时效,空运费负担如属供应商责任,则归属供应商支付,否则即由本公司负担。 3-5．因突发情况导致货物不能准时入厂（如报关异常、资料有误等），应至少提前2天反 映给生管，紧急延后生产。 3-6．每次 NET CHANGE 结束后,得列印待收报表,结合生管提供的缺料，充分掌握缺料状况, 配合生产要求。 4．报关作业及装运、交货管理: 4-1．采购应仔细权衡各个船务，航空公司运输的直达性与运杂费情况