文书档案与科技档案整理方法.doc

文书档案与科技档案整理方法 文书档案与科技档案整理方法 各种文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、照片档案、音像档案、电子档案整理方法 一、定义 文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与 编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工 作。 文书档案整理方法： 新的整理方法以件为管理单位 传统整理方法以卷为管理单位 二、一般程序 从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区 分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案 卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。 1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。 2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。 3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。 4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题 等标准系统排列，以固定案卷序列。 5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、 案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。 档案整理工作的原则 已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用 保持文件之间的有机联系 是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系， 主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方 面的联系。 如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个年度 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调 查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等 区分不同价值 要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和 《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文 件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要 求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同 的保管期限。 如：保存价值大重点整理和保管 保存价值小根据条件区别对待 无保存价值不需归档、销毁 便于档案的保管和利用 是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充 分考虑档案保管和利用的方便 新的整理方法以件为管理单位 《归档文件整理规则》 《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和 借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管 理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和 具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了 我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作 方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范 化、档案管理科学化的一项重要标准。 一、基本概念 归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、 编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。 二、文件修整 一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。 三、文件装订 归档文件应按件装订 件内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。 对齐方式 1、装订前应将件内的各页按一定方式对齐， 便于将来翻阅利用。 2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。 3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 装订方式和用品：常用的有三种 1、线装：缝纫机轧线 2、粘接式：包角 3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行 四、归档文件的分类 （一）分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、 保管期限分类法。 （二）分类方案： 1、年度机构（问题）保管期限（例1、2） 2、年度保管期限（例3） 3、保管期限年度机构（问题）（例4） 4、保管期限年度 例1：2001年：办公室永久、长期、短期 人事处永久、长期、短期 管理处永久、长期、短期 2002年：办公室永久、长期、短期 人事处永久、长期、短期 管理处永久、长期、短期 2003年： 例2：2001年：党群类永久、长期、短期 业务类永久、长期、短期 行政类永久、长期、短期 2002年：