整理员工人事档案的方法.doc

整理员工人事档案的方法 整理员工人事档案的方法整理员工人事档案的方法（第一篇） 人力资源档案工作是我院档案工作的重要组成部分,是人力资源管理工作的重要内容,是书院规范化建设和科学发展的基础性工作。 搞好人力资源档案工作，最终目的是为准确全面地考察了解和高效选拔使用好教育教学、管理和服务等方面的人才，选贤举能，知人善任，建设好职工队伍，优化人力资源配置，为不断提高办学质量和经济效益发挥应有作用。 第一章总则 第一条为了提高书院人力资源档案管理水平，有效地保护和利用好档案，更好地为我院各项工作服务，结合我院实际，参照档案管理的基本要求，特制定本规定。 第二条书院员工人力资源档案由人力资源处集中保管。其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料；办理档案的查询、借用；探索建立适合书院院情的人力资源档案管理和使用办法。不断研究档案工作情况，逐步实现人力资源档案管理的规范化。 第三条学习、贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我院的实际情况，制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、指导、监督、检查和执行。 第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，确保档案的完整、安全。 第二章人事档案归档范围和要求 第五条归档范围 （一）考试录用形成的有关材料：如应聘人员考核登记表、应聘考试材料、入职报到表、合同书等。 （二）在人力资源工作中形成的履历表、简历表和属于自传性质的材料:如学历、教师资格、职称证明书及相关证件复印件等。 （三）鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料：如年度考核材料，民主评议的综合材料，组织审定的考察材料等。 （四）认定、评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任、认定专业技术职务审批表及考核材料、有关证书等。 （五）党、团组织建设工作中形成的有关材料：如中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；民主评议党员材料等；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表等材料；加入民主党派的有关材料等。 （六）表彰奖励活动中形成的有关材料：如评选、嘉奖、通报表扬先进工作者等形成的表彰材料。 （七）定职、定级材料。 （八）办理工资、待遇等工作中形成的材料：如转正定级、各种工资变动，提职晋级和奖励工资等材料；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。 （九）参加院内外有关培训进修等的有关材料。 （十）健康检查的有关材料：新录用人员体检表等有关反映身体健康情况的材料。 （十一）、辞退材料、辞职审批材料等其它起重要依据作用的材料。 （十二）、其他有鉴定性、结论性的材料等。 第六条收集方法 （一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩的材料，充实档案的内容。 （二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。 （三）有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。 （四）人力资源处要严格执行上级有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。 第七条归档要求 （一）收集的材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档。 （二）不属于归档范围的材料，不得擅自归档。凡销毁材料，必须详细登记，经人力资源处负责人检查，并报请书院主管负责人审查批准。 （三）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。聘用录取时的有关个人的证明材料没有原件可用复印件，在院内工作时形成的材料要用原件，一般不得用复印件代替原件存档。材料必须有承办单位或个人署名，有形成材料的日期并注意不归重复材料。 （四）凡规定要同本人见面的材料，一般应有本人的签字，特殊情况下本人见面后未签字的，可由组织注明。 （五）员工人事档案材料的载体，使用A4规格的办公用纸，文字须是打印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。 （六）各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。 第三章人事档案工作岗位职责 第八条 档案管理 档案管理实行专人责任制，对档案实行严格安全管理。由人力资源处档案专管员负责保管与整理。 第九条负责人力资源处工作的部门领导职责 （一）、组织本部门人员学习档案法规，认真执行集团公司、书院员工人事档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。 （二）、与书院各部门相互配合，加强联系，共同做好业务监督指导、检查工作，保证归档档案质量。 （三）、带头落实书院人事档案管理的规章制度，不断推进书院人事档案