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浅谈撰写商务信函的礼貌原则 篇一：浅析商务英语信函写作中礼貌原则的运用技巧 摘要: 商务英语信函是一种比较正式的文体, 普遍应用于国际商务交往中，对商务交际是否能够顺利进行起着不可或缺的作用。在商务英语信函写作的过程当中, 如何合理有效的运用礼貌原则, 语气得当，措辞讲究，直接影响到贸易双方能否建立贸易关系，最终达成合作的目的。 关键词：礼貌原则 商务信函 写作技巧 商务英语是英语的一种功能性变体，既体现了基础英语得全部特征，又在具体应用上有其自身的特点，属于商务英语当中的实用性很强的一大门类。随着社会的发展和科技的不断进步，商务交往的方式也得到了极大的发展，比如电话会议，互联网的广泛应用等等，商务英语信函写作也是商务交往当中所必须的方式之一。全球经济一体化推动了我国对外贸易的发展，商务信函的沟通在国际商务交往中扮演着极其重要的角色，其成功与否关系到能否促进和发展同客户的关系，而信函写作中的礼貌原则是一个必须考虑的重要项目，这是由国际商务交往的特点决定的。礼貌的商务英语信函能够重视读者的观点,尊重读者的愿望和需要,迎合读者的心理,有益于在读者的心目中树立起文化修养良好的职业道德形象，令对方愿意合作，促成和扩大贸易往来。本文主要谈一下礼貌原则在商业英语信函写作当中的实际运用技巧。 1 商务英语信函的写作原则 商务英语信函是一种具有公文性质的信函，主要涉及到磋商公务、表明当事双方得意向和责任、记载商业活动等等的一种比较正式得书面语体。因此，在表达上要注意准确、规范、朴素，并且要主题突出、中心明确。谈及礼貌原则，首先我们有必要重述一下主要的写作原则。一般来讲，“7C”原则是现在普遍认同的写作原则，即: 完整性原则( C o m p l e t e n e s s ) 、简洁性原则(Conciseness)、体谅性原则(Consideration) 、具体性原则(Concreteness) 、清楚性原则(Clarity)、礼貌性原则(Courtesy)、正确性原则(Correctness)。商务信函写作目的性强，而 且通常会关系到双方实际的利益，因此在实际写作当中，要时刻谨记各个原则，融会贯 通，切实的从词汇、句子、修辞等方面予以重视。这是养成良好的信函写作习惯的基本要求。在实际运用当中，由于信函交往双方并不能面对面的进行交流，文字本身又很容易让对方产生理解的偏差，甚至造成误会，影响正常和谐的商务交往氛围，因此很有必要予以重视。作为其中一种非常重要的写作原则，它将直接影响到商务交往的成败与否。 2 商务英语信函的礼貌原则 商务英语信函是一种有明确写作目的的信函格式，旨在与商务交往伙伴之间成功有效地沟通信息，最终达成贸易合作伙伴等贸易关系。而礼貌则是一种最基本的要求，如何将礼貌体现在文字上加以传输则显得尤为重要，同时也应该讲求一定的技巧。这一点，很多语言学家都曾经提出过，比如英国著名的语言学家Geoffrey Leech, 他认为在语言交际当中,说话人和听话人之间应尽量地表示出礼貌，并尽量减少一些不礼貌的语言表达方式。这一原则对商务英语写作具有特别重要的意义。在此，有必要明确一下被广泛认可的礼貌原则，一般可分为以下六大类，即: 策略准则( Tact Maxim)，宽宏准则(Generosity Maxim)，赞扬准则(ApprobationMaxim)，谦虚准则(Modesty Maxim)，赞同准则(Agreement Maxim)，同情准则( Sympathy Maxim)。各个原则有不同侧重点，但有一个共同的作用和目的，也就是如实传输笔者的信息，同时让对方易于接受观点，意见和建议等等，这些礼貌原则的合理运用能够很大程度上提高信函写作的质量。 3 礼貌原则在商务英语信函写作中的具体运用技巧 信函写作过程当中应时刻谨记礼貌原则，因为在撰写商务英语信函时，把握好礼貌原则可能会影响整个商务活动。礼貌的表达可以帮助客户之间增进友谊。为了建立和促进双方商务合作关系, 礼貌原则的作用不容忽视。以下是一些有关礼貌原则的比较实际的写作技巧。 3.1 语气委婉，避免使用带有强迫语气的词语 语气是指信函中带有感情色彩的内容，可正式也可以非正式，每一种语气都有相应的语用场合和交际效果。那么在在商业中，特别是有分歧产生的时候，为了不因为说话直接而冒犯他人, 就应该用一些温和委婉的语言。例句： You have to replace the damaged records. We will appreciate it if you replace the damaged records. 从例句不难看出，前一个句子显得直接生硬，不够礼貌；而后一个则语气委婉，充分体现了礼貌原则的应用。 3.2 适当使用被动语态 在有些