服务采购管理平台-用户操作手册V1.0-业务经办人(一般合同).docVIP

服务采购管理平台 用户操作手册 项目实施小组 2015年10月 文档修改记录 版本号 主要作者 修改记录 完成日期 1.0 龙珍红 初始版本 2015-06-26 1.1 龙珍红 2015-10-16 2.0 王衒 2016-8-5  目录 1. 引言 1 1.1 编写目的 1 1.2 项目背景 1 1.3 术语 2 2. 操作说明 3 2.1登录服务采购管理系统 3 2.1.1用户注册 3 2.1.2 登陆服务采购管理测试系统 4 2.1.3登陆服务采购管理生产系统 5 2.2 系统功能概述 5 2.3 采购申请管理 6 2.3.1 新增 6 2.3.2 提交审批 11 2.3.3 编辑 11 2.3.4 删除 12 2.3.5 明细 12 2.3.6 关闭 13 2.3.7 查询 13 2.4 合同管理 14 2.4.1 合同管理 14 2.4.2 合同模板管理 30 2.5 采购订单管理 38 2.5.1 采购订单管理 38 2.6 验收管理 44 2.6.1 验收申请单 44 2.6.2 结算数据 51 2.7 结算付款管理 53 2.7.1 结算单申请 53 2.7.2 结算规则修改管理 59 2.7.3 预付款管理 63 2.7.4 应付凭证冻结/解冻管理 67 2.8 供应商管理 70 2.8.1 正式供应商 71 2.8.2 一次性供应商 77 2.8.3 潜在供应商 82 2.9 价格管理 84 2.9.1 价格申请单 84 2.9.2 价格记录 90  引言 编写目的 本文档描述服务采购管理系统的功能操作 项目背景 目前长虹公司的服务类采购业务存在报销流程冗长、账务处理附件繁多，合同、验收手续等外部法律文书缺乏实质、有效管理工具支撑问题；同时此类业务涉及金额、业务量占比都较大，共享服务中心目前在标准化建设方面还存在一些不足，同时结合提出“三化”战略，认为服务类采购结算流程梳理与再造显得非常紧迫和必要。希望通过服务类采购结算流程梳理和再造，借助信息化手段达到以下三个目标： 完善内控体系，规避经营风险：通过系统固化合同、验收模板，并将合同签订、验收、结算、对账等节点纳入系统闭环管理，确保获取的外部法律文书真实、完整、有效。 优化结算流程，提升业务处理自动化水平：减少了原流程中业务环节对原始单证的收集整理工作，以及财务环节单据扫描、清账付款、凭证复核、对账工作；实现了对费用类采购业务的账期管理、服务类供应商自动对账、会计档案的电子化管理。 实现对会计附件脱敏后的账务处理，提升共享服务能力：将传统会计记账时纸质附件审核节点，分拆为对某一附件的某一控制点的审核，审核后的结果通过系统逻辑实现自动稽核，提供了为非关联方提供财务共享服务的可能。 1.3 术语 序号 术语 备注 1 LES Logistics Exection System，后勤执行系统，本文特指” 2 SRM Supplier Relationship Management，供应商管理，本文特指供应商平台” SPM Services Purchasing Management，服务类采购管理，本文特指本系统 CA Certification Authority，证书授权中心 OA Office Automation,简称OA自动化，本文特指综合办公系统” ERP Enterprise Resource Planning，企业资源计划，本文特指“SAP R3系统” 2.1登录服务采购管理系统 2.1.1用户注册 1、登录界面点“用户注册”进入注册页面 2、选择用户类型，输入必填信息，点“下一步” 2.1.2 登陆服务采购管理测试系统 （1）登录eiap平台 测试系统即测试环境，仅用于测试系统功能是否满足业务需求之用，可随意操作。 打开IE，输入 /BAF/Account/Logon/。输入用户名、密码和验证码后登录系统。 （2）切换到服务采购管理模块 点“更多应用”，选择“服务采购管理”模块进入服务采购管理系统 2.1.3登陆服务采购管理生产系统 （1）登录EIAP平台 生产系统即正式环境，用于真实业务发生时进入该系统进行相关操作。 打开IE，输入 /BAF/Account/Logon/。输入用户名、密码和验证码后登录系统。 （2）切换到服务采购管理模块 点“更多应用”，选择“服务采购管理”模块进入服务采购管理系统 系统功能概述 （1）各模块功能概述见下表： 功能模块 功能概述 供应商管理 正式供应商 维护物料类别 维护管理机构 获取/刷新ERP供应商 一次性/潜在供应商 维护一次性/潜在供应商信息 价格管理 价格申请单 维护控制价（作用于采购申请）、采购价（