编写管理文件的方法.ppt

如何编写管理文件 主讲：黎 虤 重庆合智企业咨询管理有限责任公司 目录 三、管理文件的类别 根据文件的不同表现形式，我们对企业的所有管理文件进行整合，把管理文件分两大类为10个方面。 文件的必要性、可能性、适时性; 制度引起的QCDSG变化; 文件引起的风险对策; 相关的文件有哪些; 相关文件的情况如何; 相关的部门与人员有哪些; 文件对他们的影响如何; 要执行的有哪些; 执行人的特点分析（能力、态度等）; 二、制度文件的编写方法 制度基本格式的内容 格式的由来 制度内容的说明和编写要求 目的 在文件中应用的专业术语和容易引起 人们岐意的名词作说明； 在管理中引用的其他管理文件。 说明该制度中有哪此职务的 人做什么样的事。 程序：指在管理制度中，工作开展的步骤和要求。 根据事件发生和解决的先后顺序列出条目 对每一条目的工作由谁起草、谁审核、谁批准、谁传递，并对审核、批准、传递的时限作出规定； 做出每项工作的检查要求和异常处置要求。 相关部门填写《文件变更申请表》和变更后文件的电子文本传交体系管理负责人处； 体系管理部负责人接到文件和《文件变更申请表》后，审查文件发布和变更的必要性； 体系负责人认为不必要的申请，与申请部门沟通，如认为有必要的，组织相关的单位召开会议对文件进行评审或下发《文件评审表》进行评审 各部门在接到文件评审单后3天之内做出回复意见； 体系管理部门根据会议评审决议或文件评审单的意见对制度文件进行修订，并把修订后的制度文件附上会议评审决议或文件评审单一同交总经理审批； 总经理根据会议纪要或文件评审单进行审批。对总经理提出意见的审指单，由体系管理负责人修订后再报批； 体系管理负责人将总经理批准的书面文件存档，将电子版本挂在网上让相关人员共享； 体系管理员下发《文件生效通知单》，通知相关人员部门到网上查找生效文件。 程序编写的核心是你在纸上走PDCA的过程。 指管理制度中涉及的、在实际工作 中要应用的各种表格，是工作中的记录。 相关部门填写《文件变更申请表》和变更后文件的电子文本传交体系管理负责人处； 体系管理部负责人接到文件和《文件变更申请表》后，审查文件发布和变更的必要性； 体系负责人认为不必要的申请，与申请部门沟通，如认为有必要的，组织相关的单位召开会议对文件进行评审或下发《文件评审表》进行评审 各部门在接到文件评审单后3天之内做出回复意见； 体系管理部门根据会议评审决议或文件评审单的意见对制度文件进行修订，并把修订后的制度文件附上会议评审决议或文件评审单一同交总经理审批； 总经理根据会议纪要或文件评审单进行审批。对总经理提出意见的审指单，由体系管理负责人修订后再报批； 体系管理负责人将总经理批准的书面文件存档，将电子版本挂在网上让相关人员共享； 体系管理员下发《文件生效通知单》，通知相关人员部门到网上查找生效文件。 指管理制度中规定的各种计算方式、 分配方式、以及管理图。 1、应用文件基本内容 2、各应用文件的编写说明 应用型文件主要内容包括以下几个方面： 发文对象 文件内容及要求 文件期限 发文部门 发文审批 回复栏 应用型文件编写一定要统一格式。 发文对象 文件内容及要求 文件期限 发文部门 发文审批 回复栏 系统化 标准化 简单化 管理文件编写操作 制度的编写 应用型文件的编写 总结 一、制度的编写 目的 范围 术语 引用的文件 职责 程序 记录 附录 二、应用型文件的编写 * 格林—合智：基础管理 2007.4 管理文件简述 管理文件的编写要点 管理文件编写操作（互动） 管理文件简述 管理文件的定义 管理文件的特性 理理文件的类别 一、管理文件的定义 用于对事物、事件进行指导、指挥、控制、协调、沟通的所有文件、图表要求都是管理文件。 如：会议通知、技术通知、管理制度、各种报表等。 二、管理文件的特性 范围性 合理性 时效性 真实性 应用类 管理原则 管理制度 管理程序 制度类 请示报告 通知 工作联络单 会议记要 计划 工作报告 合同 其他的文件是在管理制度的记录中体现。 管理文件编写的要点 文件编写的要求 制度文件的编写方法 应用文件的编写方法 文件编写的要求 思想系统性 内容合理性 文字的准确性 系统是就一组相互依赖的方式，通过共同的运作，以达到共同目标的组织和单元的组合。 1、思想的系统性 文件编的思想系统就是要求就是在编写管理文件是，要考虑以下因素： 什么是系统 符合国家、企业相关规定的标准条款的要求，如企业9000要求，国家劳动法等； 符合公司业务的实际情况。（具体的控制要求应以满足企业需要为度，而不是越多越严就越好，一句话:适度。） 思维清楚、逻辑合理，准确、全